Dernière mise à jour le 25 novembre 2021
Mettre en place une gestion des ressources humaines est nécessaire pour toutes les entreprises qui souhaitent se développer et recruter des salariés. Cette mission va bien au-delà de la simple gestion administrative qui se résume souvent à la réalisation des fiches de paie, au paiement des charges sociales et des salaires, ainsi qu’à la tenue d’un planning. Toutefois, faute de moyens, toutes les entreprises, en particulier les TPE et les PME, ne peuvent pas se permettre de recruter toute une équipe dédiée à la gestion des ressources humaines. Afin de faire l’économie d’un expert, elles peuvent alors se tourner vers des logiciels RH ou SIRH (système d’information ressources humaines) ou vers des sous-traitants spécialisés.
Qu’est-ce que la gestion des ressources humaines ?
La gestion des ressources humaines recouvre des domaines assez variés qui commencent dès le processus de recrutement et s’achèvent lors du départ du salarié de l’entreprise. Pendant toute cette période, l’entreprise doit respecter le droit du travail, c’est-à-dire l’ensemble des règles encadrant les relations entre l’employeur et les salariés. Mais cela ne fait pas tout. Afin de permettre aux salariés de s’épanouir sur leur lieu de travail et de favoriser leur motivation, l’entreprise peut aller bien au-delà des simples règles dictées par l’État. Formation, mise en place d’un système de management permettant d’impliquer les salariés, réalisation d’entretiens réguliers et cohésion de l’équipe sont autant de facteurs à ne pas négliger pour assurer un bon climat social.
Embauche des salariés
En tout premier lieu, il convient d’anticiper les départs des salariés, les besoins en termes de compétences et de profils, ainsi que les embauches. C’est à ce stade qu’est décidée la nature du contrat de travail adéquat : CDD (contrat à durée déterminée), CDI (contrat à durée indéterminée), intérim, stage, contrat de professionnalisation ou contrat d’alternance. Place ensuite à la rédaction d’une annonce, à la sélection des candidats à travers les lettres de motivation et les CV, puis à leur rencontre lors d’un entretien. Une fois la bonne personne trouvée, reste toute la partie administrative à gérer : la rédaction d’un contrat de travail et la réalisation d’une DPAE (déclaration préalable à l’embauche).
Gestion des plannings
Il est essentiel de gérer les plannings des salariés afin de s’assurer que le travail pourra être fait en temps et en heure, mais aussi que le droit du travail sera respecté. Temps de travail journalier et hebdomadaire, jours de repos, congés payés, RTT, congés maladie, événements familiaux, congés pour projets professionnels ou personnels sont autant de paramètres à prendre en considération.
Règles à respecter
Parmi les règles à respecter en matière de droit du travail, citons également :
- la remise au salarié d’une fiche de paie,
- la réalisation mensuelle d’une DSN (déclaration sociale nominative),
- la non-discrimination et l’égalité professionnelle hommes/femmes,
- la représentation des salariés (délégués du personnel, CSE…),
- la réalisation de visites médicales,
- les accords d’intéressement et de participation (épargne salariale),
- l’affichage d’un certain nombre d’informations à l’attention des salariés,
- la tenue d’un registre unique du personnel,
- la réalisation d’actions de formation pour les salariés,
- le droit de grève.
Départ du salarié
Le départ du salarié de l’entreprise peut se faire de différentes façons : à l’arrivée au terme du contrat (CDD et intérim), via une démission, une rupture conventionnelle ou un licenciement (économique ou personnel). Peu importe la nature du départ, le salarié doit se voir remettre un certificat de travail, un reçu pour solde de tout compte et une attestation Pôle Emploi.
Comment améliorer la gestion des ressources humaines grâce à un logiciel RH ?
Le logiciel RH ou SIRH répond à certains besoins précis en matière de gestion des salariés. Il automatise plusieurs tâches, permettant ainsi un gain en temps et en efficacité. Outil polyvalent et agile, il ne gère pas uniquement le recrutement ou la paie, mais également le suivi des collaborateurs, tout en s’assurant du respect des évolutions légales et conventionnelles.
Choisir le logiciel RH adéquat
Bien entendu, on ne gère pas les ressources humaines de la même façon pour une petite entreprise de quelques salariés que pour entreprise qui en comporte plusieurs dizaines. Dans la même logique, on ne gère pas de la même façon une entreprise saisonnière qui voit le plus gros de son activité se dérouler sur une courte période qu’un magasin fréquenté tout au long de l’année. C’est pourquoi le logiciel SIRH doit être adaptable à vos besoins en termes de ressources humaines. Taille de l’entreprise, secteur d’activité, saisonnalité, dimension… Il doit prendre en compte les contraintes et les attentes.
Simplifier le processus de paie
Premier besoin auquel répond le logiciel SIRH : le processus de paie, qui aboutit chaque mois à la génération des bulletins de paie à la date voulue et au versement des salaires. Il permet la saisie et la modification des variables de paie (nombre de jours/heures travaillés, congés et absences, augmentation, bonus…) afin de calculer le montant correct sur le bulletin. Le taux de prélèvement à la source pour chaque salarié est transmis via l’accusé de réception de la DSN, et intégré automatiquement à la fiche de paie. Les cotisations sociales sont calculées en tenant compte des différentes spécificités comme les exonérations et les réductions : JEI (jeune entreprise innovante), réduction générale des cotisations patronales…
Les salariés reçoivent ensuite directement les bulletins par mail et les salaires sont virés automatiquement grâce à l’envoi à la banque du fichier de virement SEPA en automatique.
Au niveau comptable, le logiciel permet la génération des écritures et du livre de paie. Les charges, le détail des cotisations et des réductions sont également consultables, ainsi que la synthèse de la rémunération : salaire brut et net, titres-restaurant, heures supplémentaires et complémentaires, notes de frais… Enfin, les cotisations versées aux différents organismes sociaux (URSSAF, retraite, prévoyance, mutuelle…) sont disponibles sous forme de récapitulatif.
Réaliser les déclarations sociales
Les déclarations sociales sont réalisées au bon montant (prévoyance, attestation de salaire, DPAE) et les échéances sont versées au bon moment, en particulier la DSN (déclaration sociale nominative). Il s’agit d’une déclaration qui remplace 24 autres déclarations depuis le 1er janvier 2017. Les logiciels RH permettent sa génération automatique, grâce aux informations saisies préalablement, puis son envoi à la plateforme Net-Entreprise.fr.
Fluidifier les échanges avec les salariés
Les logiciels RH comprennent souvent un espace personnel consultable par les salariés et comprenant un certain nombre d’informations. Les salariés peuvent ici effectuer leurs demandes de congés et saisir leurs notes de frais rapidement, grâce à la dématérialisation des documents et parfois une reconnaissance automatique. Ils sont ensuite validés directement par le responsable hiérarchique, puis ajoutés au bulletin de paie du mois en cours. De même, les temps de travail peuvent y être saisis et alloués aux différents projets afin de faciliter la facturation le cas échéant.
L’intégration des nouveaux collaborateurs se fait de façon fluide, en définissant la liste des tâches préalables à leur arrivée, et en leur demandant certains documents administratifs importants.
In fine, le salarié peut retrouver dans son espace en ligne ses bulletins de paie, mais aussi visualiser l’organigramme et l’annuaire des employés, ainsi que des documents tels que le certificat de travail, le solde de tout compte et l’attestation de salaire.
Les managers à qui des droits spécifiques ont été attribués peuvent valider les demandes des collaborateurs et visualiser les différentes absences de leur équipe sur un calendrier.
Créer des reportings
Avoir des données sur la masse salariale et les analyser est capital pour l’entreprise. Les logiciels RH, en permettant la collecte, l’étude et l’export des données, peuvent à ce titre être d’une grande aide. Ils permettent souvent la création de reportings personnalisés, faisant notamment apparaître l’évolution des salaires et des charges.
Comment externaliser les ressources humaines ?
Toujours dans le but de faire l’économie d’un expert, il est possible d’externaliser certaines missions incombant aux ressources humaines. Il s’agit alors de passer par une société extérieure pour sous-traiter certaines activités. Ainsi, bon nombre d’entreprises, quand elles cherchent à embaucher des salariés, passent par un cabinet de recrutement. Il s’occupe alors de rédiger l’annonce, de la mettre en ligne et de sélectionner les candidats qui répondent le plus possible aux attentes. Il s’occupe aussi de les rencontrer en entretien, pour fournir une short-list à l’entreprise. Les cabinets d’intérim vont plus loin, puisque ce sont eux qui s’occupent des démarches administratives. Ainsi, dans ce genre de situation, l’intérimaire est salarié de l’agence d’intérim, qui le met à disposition de son entreprise cliente.
La paie ainsi que la réalisation des déclarations sociales peuvent aussi être externalisées à des gestionnaires de paie.
En quoi consiste l’externalisation de la fonction RH ?
Enfin, il est aussi possible de faire appel à un cabinet d’externalisation de la fonction RH. Il pourra conseiller l’entreprise sur de nombreux points, notamment ce qui touche à l’évaluation et à l’amélioration du climat social. Toutefois, tout ce qui est stratégique pour l’entreprise, comme la motivation des salariés ou la politique de rémunération, ne doit pas être externalisé. De même, tout le management doit être réalisé en interne. Les N+1 doivent faire des points réguliers avec leurs collaborateurs, notamment à l’occasion d’entretiens annuels.
Le cabinet peut aussi réaliser un audit social afin de s’assurer de la conformité de l’entreprise avec les règles en vigueur. Elle vérifiera alors que tous les registres sont correctement tenus, comme le DUERP (document unique d’évaluation des risques professionnels) ou le registre unique du personnel. Elle s’assurera également que les procédures de licenciement ou de rupture conventionnelle ont correctement été réalisées afin d’éviter tous litiges aux Prud’hommes.
À la clé : les conseils d’un expert, spécialisé dans le domaine, et une diminution des risques légaux, mais aussi des conséquences en cas de mauvais recrutement.