Dernière mise à jour le 25 septembre 2020
Chaque société doit conserver des documents officiels un certain temps. Ainsi, certains documents doivent être conservés 3 ans, d’autres 5 ans, 10 ans, 30 ans ou sans limite de temps. Voici une liste de la durée de conservation des documents légaux.
Les documents à conserver 3 ans
Les documents à conserver 3 ans sont :
- Déclarations d’impôt sur le revenu ;
- Rapports du gérant ou du conseil d’administration ;
- Rapports du commissaire aux comptes ;
- Feuilles de présence aux assemblées générales.
Les documents à conserver 5 ans
Les documents à conserver 5 ans sont :
- Fiches de paie ;
- Reçus pour solde de tout compte ;
- Registre du personnel (à compter de la clôture du registre) ;
- Certificats de travail.
Les documents à conserver 10 ans
Les documents à conserver 10 ans sont :
- Documents bancaires : relevés de compte bancaire, talons de chèque ;
- Contrats commerciaux ;
- Correspondance commerciale, commandes des fournisseurs et des clients ;
- Bilans, comptes de résultat et annexes ;
- Bons de commande, bons de livraison et bons de réception ;
- Factures fournisseurs et clients ;
- Livres et registres comptables ;
- Contrats de prêt, de crédit bail, d’assurance.
Les documents à conserver 30 ans
Les documents à conserver 30 ans sont :
- Contrats de travail (à compter du terme du contrat) ;
- Lettres de démission, de licenciement et de sanction disciplinaire (à compter du terme du contrat) ;
- Statuts (à compter de la radiation) et actes de la société ;
- Registre des procès verbaux et de présence des conseils d’administration.
Les documents à conserver sans limite de temps
Les documents à conserver sans limite de temps sont les dossiers de maladie professionnelle et d’accident du travail.