Dernière mise à jour le 19 août 2022
La multiplicité des logiciels et des informations est rarement gage d’efficacité pour les entreprises. Par-delà les données, c’est « la manière dont vous collectez, gérez et utilisez les informations qui détermine votre réussite », soulignait déjà Bill Gates, fondateur de Microsoft. Comment homogénéiser le système d’informations d’une entreprise et obtenir ainsi une performance globale améliorée ? C’est là tout l’enjeu d’un logiciel ERP…
Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ?
Un logiciel ERP est un outil de gestion qui permet de suivre et de gérer l’ensemble des informations et des services opérationnels d’une entreprise. On parle aussi de « système ERP » puisqu’il désigne un ensemble de modules coordonnés et imbriqués entre eux, reliés à une base unique. Ces modules recouvrent tous les processus de gestion de l’entreprise :
- Gestion comptable et financière
- Gestion des stocks
- Gestion des ressources humaines,
- Gestion des fournisseurs
- Gestion des ventes
- Gestion de la distribution
- Gestion de l’e-commerce
On notera également sa dénomination française : PGI, pour « Progiciel de Gestion intégré ».
Quels sont les avantages pour les entreprises ?
Déployer une solution ERP pour les entreprises revient à centraliser et optimiser les données et les processus. Là où les entreprises utilisaient parfois un logiciel différent par pôle de gestion, se substitue une solution avec un logiciel unique, recouvrant tous les périmètres de l’entreprise et impliquant ainsi tous les services.
Cela permet :
- Une visibilité globale sur son activité
- Un gain de temps : les différents services n’ont pas à entrer plusieurs fois la même donnée
- Une meilleure maîtrise de l’information : les données sont partagées entre tous les utilisateurs, actualisées en temps réel et les duplications sont évitées
- Une meilleure communication interne (entre les services) et externe (fournisseurs, clients) due à une meilleure circulation de l’information
- Une planification de la production accélérée ainsi qu’une réduction des coûts
- Une qualité renforcée grâce à une meilleure traçabilité
- Une optimisation de la gestion des stocks, de la chaîne logistique et de l’approvisionnement
- Une gestion plus efficace, plus rapide et plus précise de la relation clients
- Une augmentation des marges grâce à des achats et des processus maîtrisés
Prenons un exemple concret. Si un commercial entre une nouvelle vente sur son terminal, l’ERP ne va pas seulement l’enregistrer sur le journal des ventes mais aussi l’appliquer automatiquement sur le stock, le livre comptable, le compte client correspondant, et ce en temps réel ! Par ailleurs, les systèmes ERP sont à penser comme des puzzles, leur souplesse permet l’ajout de nouveaux modules qui viendront s’imbriquer aux modules déjà existants. Par exemple des applications propres à certains corps de métiers et des extensions spécialisées pour la gestion des finances, la gestion des stocks, etc.
Comment le mettre en place ?
Il conviendra dans un premier temps d’établir un cahier des charges aidant à sélectionner le système ERP le plus approprié à sa société. Un des critères clés dans le choix d’un ERP est son adaptabilité à la nature de l’activité, à la taille de l’entreprise et à ses spécificités (finance, production, …). Un autre critère est celui de l’accompagnement proposé et des services intégrés : aide à l’implémentation, prise en charge des mises à jour, support et documentation en ligne. En effet, opter pour une solution ERP pour son entreprise exige un investissement en argent et en temps. L’ERP est un projet de longue haleine, depuis les premiers audits jusqu’à son déploiement, de nombreux interlocuteurs seront sollicités : équipes techniques internes, intégrateurs, éditeurs, conseillers. L’intégration d’un tel système nécessite de mobiliser des compétences en externe comme en interne, il faudra créer des groupes de travail, organiser des phases de test, et bien sûr former l’ensemble des salariés à son utilisation.
Pour ce qui est des coûts, ils varient avec le choix de la solution et de la technologie. En plus des coûts intrinsèques liés à l’achat du logiciel, s’ajoutent des frais de maintenance, de formation des personnels, d’entretien des serveurs, etc. Enfin, l’investissement engendré entraîne une certaine dépendance vis-à-vis de l’éditeur, impliquant un engagement sur le long terme. Changer de logiciel au bout de quelques années seulement entraînerait une perte de rentabilité et nécessiterait la mise en place de nouveaux investissements. Avant de se décider pour une solution ERP, mieux vaut donc être conscient des conditions suivantes, somme toute acceptables au regard de la rentabilité engendrée sur le long terme :
- Un ERP demande du temps
- Un ERP mobilise des compétences
- Un ERP demande un investissement
- Un ERP implique un travail étroit avec son éditeur
La solution du Cloud ou logiciel ERP SaaS
Pour toutes ces raisons, certaines entreprises font le choix d’un logiciel ERP basé sur le cloud. Cette solution présente deux grandes caractéristiques. La première est que le logiciel ERP est hébergé par l’éditeur, qui est dès lors responsable de l’infrastucture technique (serveurs et réseaux) nécessaire à son fonctionnement. Les clients y ont accès tout simplement via internet. La seconde est qu’il s’agit moins d’un achat ou d’une acquisition que d’une « location ». On obtient le logiciel en échange d’un abonnement complet, comprenant jusqu‘aux services additionnels comme la maintenance, les mises à jour, les conseils.
Le choix du mode d’hébergement cloud présente de nombreux avantages :
- Suppression des coûts d’acquisition pour le matériel, les licences, le paramétrage, etc
- Aucune installation nécessaire, le logiciel ERP est immédiatement disponible via internet
- Moins de contraintes de trésorerie
- L‘accessibilité via une simple connexion internet facilite une utilisation mobile ou à distance
- Abonnement évolutif
- Une version toujours actuelle du logiciel, puisque l’éditeur se charge lui-même des mises à jour
Cette solution du cloud, aussi appelée Saas (Software as a Service ou son homologue français Logiciel en tant que Service), rend le logiciel ERP plus flexible, plus ergonomique, et surtout plus accessible pour les petites et moyennes entreprises. Et cette flexibilité est amenée à être étendue encore à l‘avenir, avec de nouvelles innovations et des modules visant à intégrer notamment les objets connectés, la réalité augmentée ou encore l’intelligence artificielle. Et vous, prêts à passer le cap ERP pour le futur de votre société ?