Vous cherchez à réduire les coûts afin d’améliorer votre marge ? ou simplement de pouvoir réinvestir les montants économisés dans des dépenses avec un réel retour sur investissement ? Pourquoi ne pas regarder du côté des frais de déplacement ? Ils peuvent en effet représenter un poste de charges non négligeable. Entre les voyages pour rencontrer les clients, les fournisseurs et les prospects, ceux pour assister à des salons ou tout simplement pour rencontrer les autres salariés de la société en cas de filiales, les chiffres peuvent vite grimper. Voici quelques règles à mettre en place pour diminuer les frais de déplacement.

Réduire les frais de déplacement en baissant le nombre de voyages 

Bien entendu, il ne s’agit pas de ne plus voyager du tout. C’est toujours bon de voir ses équipes de temps en temps, de rencontrer les clients et les fournisseurs, d’assister à des salons pour réaliser une veille concurrentielle et technologique et de se tenir informé des nouveautés sur le marché.

Toutefois, certaines réunions et rendez-vous peuvent parfois être remplacés par des conférences téléphoniques ou des visio-conférences. Il n’est pas obligatoire de devoir toujours se déplacer pour participer à des réunions. De nombreux outils informatiques permettent aujourd’hui de communiquer correctement en étant éloigné de centaines voire de milliers de kilomètres.

Parmi les outils de téléconférence / visioconférence les plus utilisés, on peut citer Google Hangouts, Skype ou encore Webex.

Afin de limiter les frais de déplacement dans ce contexte, il est possible de prévoir certaines règles :

  • Les déplacements d’une journée doivent être limités au maximum ;
  • Les déplacements trop longs, par exemple de plus de 5 jours, doivent être limités ;
  • Des quotas de voyages dans l’année peuvent être mis en place ;
  • Le nombre de voyages en groupe peut être limité.

Réduire les frais de déplacement en baissant le coût des voyages 

Une fois l’aspect volume revu, il est possible d’agir sur l’aspect coût des voyages à proprement parlé. Pour cela plusieurs leviers existent :

  • N’autoriser les voyages en classe affaire que dans des cas particuliers : en cas de vol de nuit, de voyage de plus de 7h… ;
  • Si le volume de voyages est vraiment important et qu’ils se font souvent aux mêmes endroits, mettre en place des accords avec certains hôtels afin de bénéficier de tarifs préférentiels ;
  • Prévoir des règles en matière de réservation comme des délais d’au moins 15 jours entre la réservation et le voyage ;
  • Prévoir des montants de dépenses maximums par personne pour les repas, les billets d’avion ou de train et les logements ;
  • Faire valider les exceptions par le responsable.

En appliquant toutes ces règles, l’effet pourrait être double : non seulement le prix des voyages baissera mais tous les voyages non essentiels pourraient aussi être annulés pour ne pas avoir à subir toutes ces contraintes.

Suivre dépenses et les économies réalisées

Il ne suffit pas de mettre en place toutes ces règles, il faut ensuite vérifier qu’elles soient bien respectées et qu’elles permettent de réduire les charges.

Il faudra alors mettre en place un tableau de bord pour s’en assurer. Le montant des dépenses ainsi que leur évolution par rapport au budget et à la période précédente y apparaîtront. En plus des indicateurs purement financiers indiquant les dépenses par type (billets d’avion, de train, logement, repas…) il pourra être intéressant d’avoir des indicateurs plus qualitatifs. Ils permettront d’en savoir plus sur tout ce qui est comportement des voyageurs, d’analyser les déviances et parfois même l’intérêt des règles mises en place.

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