Le fichier des écritures comptables (FEC)

Dernière mise à jour le 2 octobre 2020

Le fichier des écritures comptables (FEC) est un document à remettre lors d’un contrôle fiscal. Il doit être tenu dans un format spécifique et selon un modèle bien précis. Il est obligatoire et doit donc être prévu par le logiciel de comptabilité utilisé par l’entreprise.

Qui doit tenir un fichier des écritures comptables ?

Toutes les entreprises qui tiennent une comptabilité en version informatisée doivent tenir un FEC. Cela ne concerne donc pas les auto-entrepreneurs qui n’ont pas de comptabilité à tenir. Les micro-entreprises, dont le résultat est calculé forfaitairement à partir du chiffre d’affaires doivent uniquement tenir un récapitulatif mensuel des écritures comptables de recettes.

Comment tenir un fichier des écritures comptables ?

Tous les logiciels comptables doivent permettre d’éditer un fichier des écritures comptables. Si vous sous-traitez votre comptabilité à un expert-comptable, il doit être en mesure de vous fournir un FEC en cas de contrôle fiscal.

Enfin, si vous tenez votre comptabilité vous même sans passer par un logiciel comptable car vous avez très peu de factures d’achat et de vente, vous pouvez saisir les informations demandées sur Excel.

Quelles informations doivent figurer dans un FEC ?

Chaque écriture comptable de l’entreprise doit figurer dans le fichier des écritures comptables. Pour chaque écriture les informations suivantes doivent figurer, et dans cet ordre :

• Code journal ;
• Libellé journal ;
• Numéro de l’écriture ;
• Date de comptabilisation ;
• Numéro de compte ;
• Libellé de compte ;
• Numéro de compte auxiliaire si utilisé (sinon, à blanc) ;
• Libellé de compte auxiliaire si utilisé (sinon, à blanc) ;
• Référence de la pièce justificative ;
• Date de la pièce justificative ;
• Libellé de l’écriture ;
• Montant au débit ;
• Montant au crédit ;
• Lettrage de l’écriture si lettrée (sinon, à blanc) ;
• Date de lettrage si lettrée (sinon, à blanc) ;
• Date de validation de l’écriture comptable ;
• Montant en devise (sinon, à blanc) ;
• Identifiant de la devise.

Sous quel format transmettre un FEC à l’administration fiscale ?

Le FEC doit être transmis au fisc de façon dématérialisée. Il peut donc être transmis par mail s’il n’est pas trop volumineux, par dropbox, par disque dure externe, par clé USB…

Que risque une entreprise qui ne tient pas de fichier des écritures comptables ?

Une entreprise qui ne tient pas de FEC risque :

• Une amende de 5 000€ ;
• 10% de l’impôt supplémentaire à payer si le montant est supérieur à 5 000€.

Cela vaut aussi si le fichier contient des erreurs ou n’est pas tenu correctement.