La gestion d’une société de déménagement

La gestion d’une société de déménagement requiert la communication de documents aux clients : rédaction d’un devis, d’un contrat et d’une lettre de voiture de déménagement. D’autres informations, d’ordre environnemental, doivent également être communiquées aux clients. La société de déménagement devra également respecter des règles administratives, comptables, fiscales et sociales. Enfin, afin de prospérer, elle devra maitriser certains facteurs clés de succès spécifiques à l’activité.

Quelles sont les informations à communiquer aux clients ?

Plusieurs règles doivent être respectées afin de gérer correctement une société de déménagement :

1. Devis et conditions générales de vente

Il est obligatoire de fournir un devis gratuitement au client. Ce devis doit indiquer l’identité des deux parties, la prestation, le prix, les lieux et dates de chargement et de déchargement. La société de déménagement doit aussi communiquer au client ses conditions générales de vente.

2. Contrat

Une fois que la société de déménagement et le client se sont mis d’accord, un contrat doit être conclu entre les deux parties. Ce contrat doit indiquer l’objet, les modalités de transport, de livraison et d’enlèvement, les obligations des deux parties ainsi que le prix de la prestation.

3. La lettre de voiture de déménagement

Une lettre de voiture de déménagement doit systématiquement être rédigée à chaque déménagement. Elle doit indiquer le nom, l’adresse et le SIRET de l’entreprise, les coordonnées du client, les lieux et dates de chargement et de déchargement ainsi que le volume et la valeur de la marchandise transportée.

Rédigée en 4 exemplaires, la lettre permet de prouver que l’entreprise est en droit de transporter la marchandise (c’est pourquoi un exemplaire doit toujours se trouver dans le véhicule). Elle doit être signée au chargement et au déchargement. Un exemplaire doit être remis au client à la fin du déménagement. Cet exemplaire, sur lequel est indiqué que le client dispose d’un délai de 10 jours pour protester, vaut bulletin de livraison.

4. Autres obligations

Parmi les autres informations à communiquer, on peut citer :

  • L’affichage obligatoire des tarifs dans l’entreprise ;
  • L’information au client de la quantité de CO2 émise pour réaliser la prestation ;

Quelles sont les règles à respecter dans la gestion d’une société de déménagement ?

Comme pour toutes sociétés, des règles devront être respectées :

  • Formalités comptables :
    • Tenir une comptabilité : enregistrement des factures d’achat, de vente, des règlements ;
    • Réaliser les formalités annuelles : compte de résultat, bilan, liasse fiscale ;
    • Réaliser un inventaire annuel.
  • Formalités sociales :
    • Pour le chef d’entreprise : déclarations sociales à réaliser en fonction du statut (assimilé salarié ou travailleur non salarié) ;
    • Pour les salariés : rédiger un contrat de travail, réaliser une DPAE pour chaque nouveau salarié, réaliser les déclarations sociales obligatoires et les fiches de paie, respecter les règles en matière de santé et de sécurité au travail.
  • Formalités fiscales : 
    • Réaliser les déclarations d’impôt (impôt sur les sociétés ou impôt sur le revenu) ;
    • Réaliser et payer les différentes taxes : CET (CFE et CVAE), taxe d’apprentissage, taxe sur les véhicules de société…
  • Formalités juridiques :
    • Tenue d’une assemblée générale ordinaire tous les ans ;
    • Tenue d’une assemblée générale extraordinaire en cas de modification des statuts ;
    • Dépôt annuel des comptes au greffe du tribunal de commerce.
  • Respecter les normes ERP si les locaux sont ouverts au public ;
  • Réaliser une déclaration à la SACEM en cas de diffusion de musique ;
  • Souscrire une assurance.

Quels sont les facteurs clés de succès dans la gestion d’une société de déménagement ?

Les facteurs clés de succès d’une société de déménagent sont :

  • La qualité de la prestation (pas ou peu de dégât à l’arrivée) ;
  • Le respect du devis et du planning ;
  • Le respect des normes de sécurité et l’entretien des véhicules ;
  • La maîtrise des charges : comme c’est une activité assez saisonnière (la majorité des déménagements se font entre juin et septembre), il peut être utile de recruter en CDD durant cette période plutôt que de prendre des CDI ;
  • Comme l’activité génère d’importantes charges fixes (véhicules, salariés), il est nécessaire d’avoir le moins de temps mort possible et de remplir le plus possible l’agenda.

De plus, afin de se différencier des concurrents, la société de déménagement peut proposer des activités complémentaires au déménagement comme :

  • La vente de cartons ;
  • Des prestations d’emballage et de déballage ;
  • Un espace de garde-meuble.

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