Faire passer un entretien annuel

Même si au niveau légal rien n’oblige l’entreprise à faire passer un entretien annuel à chacun de ses salariés, de plus en plus d’entreprises, de grosses tailles ou plus petites le font. Moment fatidique pour le salarié, il l’est aussi pour le manager. Il permettra de faciliter la communication, tout en s’appuyant sur un cadre formel.

Pourquoi faire passer un entretien annuel ?

C’est le moyen de faire le point sur l’année écoulée et de réfléchir à l’année suivante de manière formelle. Il est ainsi censé permettre de faciliter l’échange entre le salarié et son manager. C’est lors de l’entretien annuel que sont abordées notamment des demandes de formation et éventuellement ses demandes de promotion et d’augmentation de salaire. C’est aussi parfois l’occasion de définir le projet professionnel.

En contribuant à faciliter la communication et le dialogue, il fait partie intégrante de toutes les sources de motivation au travail.

Comment faire passer un entretien annuel ?

L’entretien annuel doit être préparé tant du côté du salarié que de l’évaluateur – le responsable hiérarchique – que de l’entreprise. Ainsi, le service ressources humaines dans les grandes entreprises, ou le dirigeant, doit fournir un cadre. Les messages clés doivent être donnés aux managers. Il s’agira par exemple de fixer une enveloppe globale d’augmentation. Les évaluateurs doivent également disposer d’un support comme une grille d’évaluation qui sera communiquée à l’avance au salarié. Elle sera soit complétée au cours de l’entretien soit en amont à la fois par l’évaluateur et l’évalué qui mettront en commun leurs évaluations au cours de l’entretien.

Ce questionnaire doit rappeler les objectifs de l’année précédente et permettre de savoir s’ils ont été atteints. Les nouveaux objectifs de l’année doivent également y être indiqués. Attention toutefois, les objectifs doivent être mesurables et réalisables, afin de ne pas démotiver le salarié. Le questionnaire peut également comprendre une grille d’évaluation des différentes compétences attendues.

Libre à l’évaluateur de faire l’entretien au bureau ou dans un endroit plus neutre (au restaurant par exemple).

Bien entendu, le succès, ou non, de l’entretien annuel réside en grande partie dans l’évaluateur. Il pourra suivre quelques conseils comme :

  • Prendre des notes tout au long de l’année et les relire avant l’entretien, ainsi que celles de l’année précédente ;
  • Se dégager du temps : rien de pire qu’un entretien expédié faute de temps, ou qui est sans cesse interrompu ;
  • Avoir une attitude positive et ouverte, régler les éventuels conflits récents avant l’entretien, pour se focaliser sur toute l’année et pas uniquement les quelques derniers jours/semaines ;
  • Ecouter le salarié, lui poser des questions au besoin, reformuler ses idées afin d’être certain d’avoir bien compris ses propos…;

Quand faire passer un entretien annuel ?

Comme son nom l’indique, il doit être fait tous les ans. Le salarié doit être informé de la date de l’entretien quelques jours avant afin qu’il puisse s’y préparer. L’entretien annuel peut être passé à tout moment de l’année : certaines entreprises préfèrent que l’évaluation se fasse en fin d’année pour coller à la période d’augmentation de salaire si elle a lieu également en fin d’année alors que d’autres préfèrent qu’elle se fasse à un autre moment de l’année pour déconnecter entretien annuel et augmentation.

Quels sont les pièges à éviter ?

L’entretien annuel n’est parfois pas adapté en raison de sa périodicité : il ne pas attendre ce rendez-vous pour communiquer et rectifier un problème récurrent. Mieux vaut donc dans certaines situations privilégier des rendez-vous semestriels ou trimestriels. Attention aussi aux fiches d’évaluation : elles peuvent parfois être analysées en cas de différents avec le salarié devant les prud’hommes. Chaque salarié doit pouvoir prendre connaissance de sa fiche d’évaluation.

Vous pouvez télécharger ici un modèle de fiche d’entretien annuel : modele-de-fiche-devaluation

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