Dernière mise à jour le 10 juin 2026
Le registre unique du personnel est un document obligatoire pour toute entreprise qui emploie des salariés. Il recense l’ensemble des personnes ayant travaillé dans l’entreprise, salariés comme stagiaires, ainsi que les informations essentielles les concernant : identité, fonctions, dates d’entrée et de sortie, nature du contrat. Il est accessible aux représentants du personnel ainsi qu’à l’inspection du travail.
Quelles entreprises doivent tenir un registre unique du personnel ?
Toutes les entreprises, dès qu’elles emploient au moins un salarié, doivent tenir un registre unique du personnel. Cette obligation s’applique quelle que soit la forme juridique ou la taille de l’entreprise. Les particuliers employeurs en sont dispensés.
Quelles informations doivent y figurer ?
Tous les salariés doivent figurer dans le registre quelle que soit la nature de leur contrat de travail (CDI, CDD, temps partiel, contrat de professionnalisation, intérim, apprentissage, stage…). Les informations doivent être inscrites dans l’ordre chronologique des embauches :
- Nom, prénom, date de naissance, nationalité et sexe du salarié ;
- Fonctions occupées dans l’entreprise ;
- Dates d’entrée et de sortie de l’entreprise ;
- Emploi occupé et qualification ;
- Nature du contrat de travail (CDI, CDD, intérim, apprentissage, temps partiel, etc.) ;
- Pour les salariés sous contrat à durée déterminée : le motif de recours au CDD ;
- Pour les stagiaires : nom, prénom, dates d’entrée et de sortie, nom du tuteur et lieu de présence au sein de l’entreprise ;
- Pour les travailleurs étrangers soumis à autorisation de travail : type et numéro de l’autorisation.
Les informations portées au registre doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date de départ du salarié ou de fin de stage.
Qui y a accès ?
Le registre unique du personnel est accessible :
- Aux représentants du personnel (membres du CSE) ;
- À l’inspection du travail, à tout moment et sans préavis ;
- Aux agents de contrôle de l’Urssaf.
Comment tenir un registre unique du personnel ?
Le registre peut être tenu sur support papier ou informatique. Dans les deux cas, les informations doivent être inscrites de manière indélébile. Un support numérique est autorisé à condition de garantir la pérennité et l’intégrité des données.
Quelles sanctions en cas de non-respect ?
L’absence de registre ou la tenue incomplète de celui-ci constitue une infraction passible d’une contravention de 3e classe (750 € par salarié omis). En cas de contrôle de l’inspection du travail, l’employeur doit être en mesure de présenter le registre immédiatement.
Tableau récapitulatif — Ce qui doit figurer dans le registre
| Catégorie de travailleur | Informations spécifiques à mentionner |
|---|---|
| Tout salarié (CDI, CDD, temps partiel…) | Identité, qualification, type de contrat, dates d’entrée/sortie |
| Salarié en CDD | Motif de recours au CDD en plus des mentions standard |
| Travailleur intérimaire | Nature du contrat + entreprise de travail temporaire |
| Stagiaire | Nom du tuteur, lieu de présence, dates de stage |
| Travailleur étranger | Type et numéro d’autorisation de travail |
Check-list employeur — Registre unique du personnel
- Un registre est bien ouvert dès l’embauche du 1er salarié
- Chaque nouveau salarié ou stagiaire est inscrit dès son arrivée, dans l’ordre d’embauche
- Toutes les mentions obligatoires sont complètes pour chaque entrée
- La date de sortie est reportée au départ de chaque salarié
- Le registre est conservé 5 ans après le départ de chaque salarié
- Le registre est disponible et accessible en cas de contrôle
FAQ
Le registre unique du personnel est-il obligatoire pour une entreprise sans salarié permanent ? Oui, dès qu’un salarié , même en CDD très court ou en intérim, est présent dans l’entreprise, l’obligation s’applique.
Les stagiaires doivent-ils figurer dans le registre unique du personnel ? Oui. Les stagiaires doivent y être inscrits avec des mentions spécifiques : nom du tuteur, lieu de présence et dates de stage.
Peut-on tenir le registre sous format Excel ou logiciel de paie ? Oui, le registre peut être tenu sur support informatique à condition que les données soient enregistrées de façon permanente et indélébile, et accessibles à tout moment aux agents habilités.
Quelle est la durée de conservation du registre ? Les informations relatives à chaque salarié doivent être conservées pendant 5 ans à compter de son départ de l’entreprise.