Se doter d’un logiciel de gestion de magasin

Dernière mise à jour le 6 juin 2023

Gérer un magasin est parfois une tache compliquée. Entre les approvisionnements à maitriser, le stock à contrôler, les salariés à manager, et toute la partie commerciale, il est essentiel de se doter des bons outils. Imaginez un artisan arriver sur un chantier et ne pas avoir sa trousse à outils. C’est la même chose pour un commerçant. Il doit équiper sa boutique et choisir le meilleur logiciel de gestion pour son magasin. Plusieurs solutions existent : utiliser un logiciel de gestion de magasin tout en un, ou plusieurs logiciels connectables les uns aux autres. Dans le premier cas, on parle d’ERP, dans le second de logiciels ouverts permettant des interactions.

Choisir un logiciel de gestion de magasin, ou plusieurs ?

Afin d’avoir une gestion homogène, mieux vaut se doter d’un ERP mais modulable. L’ERP (entreprise ressource planning) ou PGI (progiciel de gestion intégré) en français est un logiciel tout-en-un. En d’autres termes, les différents modules vont être connectés à une même base de données et les informations vont se déverser de l’un à l’autre. Par exemple, la saisie des données concernant l’approvisionnement va permettre de mettre à jour les stocks et la comptabilité.

Un ERP modulable signifie que l’entreprise pourra choisir les modules dont elle a besoin sans prendre le package intégral, ce qui lui permettra de réduire sa facture.

Toutefois, si l’entreprise n’a pas le choix ou si par exemple elle veut absolument travailler avec un logiciel spécifique, elle devra s’assurer qu’il soit ouvert, c’est-à-dire qu’il puisse être connecté avec d’autres outils.

De quels logiciels de gestion de magasin l’entreprise doit-elle disposer ?

Si vous avez fait le choix d’un logiciel tout-en-un, la question sera plutôt quelles fonctionnalités un logiciel de gestion doit-il avoir, mais la réponse sera la même :

Fonction / logiciel de stock et d’approvisionnement

La solution devra permettre de :

• Gérer les approvisionnements : saisie des commandes, proposition automatique de réassort en fonction du stock disponible, réception des produits… ;
• Piloter les stocks : connaissance du stock disponible à tout moment grâce aux décomptes des entrées et des sorties, transfert de stocks d’un point à un autre… ;
• Gérer le catalogue par produit, famille, lot, couleur, taille, numéro de série, créer des fiches produits…

Fonction commerciale

L’entreprise peut choisir un logiciel de caisse indépendant mais connectable ou un ERP incluant une fonction commerciale prenant en charge :

• La saisie des ventes : encaissement, calcul du rendu de la monnaie, édition du ticket de caisse ;
• Les statistiques de vente : chiffre d’affaires, panier moyen, répartition et évolution des ventes, fréquentation, produits s’écoulant le mieux et le moins bien ;
• La fidélisation des clients : construction d’un fichier clients, proposition d’offres commerciales adaptées, édition de cartes de fidélité…

Pourquoi choisir un logiciel de gestion de magasin ?

Bien que non obligatoire, il est vivement recommandé d’en faire l’acquisition pour simplifier la vie du commerçant. La collecte des données et son traitement sont essentiels pour gérer un magasin. Connaitre les prix de vente et les prix d’achat afin d’analyser la marge, savoir si le magasin est rentable, et quel doit être son niveau de vente minimum pour commencer à dégager un bénéfice, mais aussi connaitre les goûts des clients…autant de sujets qu’il convient de traiter avec le logiciel de gestion de magasin. Il va être une aide précieuse pour le responsable du point de vente mais aussi pour les vendeurs. Véritable allié au quotidien pour le chef d’entreprise, il va lui faire gagner en temps mais surtout lui permettre d’améliorer sa rentabilité de différentes façons :

Augmentation du chiffre d’affaires

L’augmentation du chiffre d’affaires va être générée grâce notamment à une baisse des ruptures de stock et à des clients plus fidèles qui reviendront davantage en boutique. La marge, quant à elle, va être analysée plus finement. Il sera possible de savoir si le magasin dégage un bénéfice, et de combien il est, en ayant des informations fiables sur les revenus et sur les charges.

Baisse des charges

La baisse des charges est due à :

• L’amélioration du taux remplissage, notamment dans le secteur des hôtels cafés restaurants, où les temps morts des salariés seront moindres et l’occupation plus importante. Les frais liés à la gestion des ressources humaines sont plus faibles. Les plannings optimisés permettent aux salariés d’être présents quand il le faut, tout en s’assurant que les contraintes légales sont correctement respectées ;
• Une baisse des frais relatifs à la gestion du stock : stockage excessif inutile, commande passée en urgence augmentant les frais de livraison, produits obsolètes qu’il faudra brader, stocks dormants qui représentent une trésorerie immobilisée inutilement ;

Amélioration satisfaction client

La satisfaction client est accrue :

• En optimisant le passage en caisse, aussi bien pour les ventes que pour les retours. Un temps d’attente trop important va rebuter les clients impatients. A l’inverse, une fluidité au niveau des caisses, notamment à des périodes phares de l’année (soldes, Noël…) va être synonyme de ventes additionnelles ;
• En mettant en place un commerce omnicanal (décloisonnement entre tous les points de contact qu’il s’agisse de la boutique en ligne, de la boutique physique ou des réseaux sociaux).

Simplification du travail

Les salariés passent moins de temps à effectuer des tâches à faible valeur ajoutée. Un logiciel simple d’utilisation permettra de réduire le temps passé à se former pour se consacrer à des tâches davantage créatrices de valeur ajoutée, comme le conseil auprès des clients, la commande de produits bientôt en rupture de stock ou la mise en rayon. De plus, les statistiques sont plus facilement disponibles pour les gestionnaires.

Comment le choisir ?

Un logiciel adapté et adaptable

Le logiciel de gestion de magasin doit être adapté au commerce, à son secteur d’activité et à sa taille. Il va sans dire que la gestion d’un magasin de prêt-à-porter dans le luxe n’est pas identique à celle d’un magasin de bricolage. Des similitudes existent forcément, mais aussi des différences qu’il faudra intégrer dans la recherche du parfait outil. Le logiciel doit également être adaptable pour répondre aux besoins futurs du commerçant, sans nécessité de migrer. Il doit par exemple prendre en compte les spécificités des commerces ne comprenant qu’un seul point de vente ainsi que celles des chaînes de magasins.

Fonctionnement

Avant de faire son choix définitif, le commerçant doit s’intéresser au fonctionnement du logiciel : est-il simple d’utilisation ? demande-t-il des connaissances spécifiques ? sa mise en place est-elle facilement réalisable ? Afin de répondre à toutes ces questions, il sera sans doute nécessaire d’étudier la documentation mais aussi de demander une démonstration gratuite ainsi que de lire les différents avis et témoignages.

Rapport qualité/prix

Plus que le prix en lui-même, le rapport qualité/prix est déterminant. Le logiciel peut être cher mais permettre d’améliorer la productivité. En effet, trop souvent, le critère principal quand on cherche à acquérir un logiciel de gestion de magasin est le prix. Il a bien entendu un rôle primordial, car il doit correspondre au budget fixé, mais c’est avant tout le rapport qualité/prix qui doit être analysé. Certains logiciels feront gagner un temps considérable, tant dans sa mise en place que dans son utilisation au quotidien, améliorant ainsi fortement la productivité. 

L’éditeur

Enfin, au-delà du logiciel, c’est aussi un éditeur qui sera choisi. Il convient ici d’opérer une distinction entre logiciel open source et logiciel propriétaire. Dans le premier cas, le code source est mis à disposition de tous les utilisateurs qui vont alors régulièrement enrichir le logiciel de nouvelles fonctionnalités. Dans le second, c’est l’éditeur qui aura la charge de réaliser régulièrement des mises à jour. Il devra aussi fournir une assistance afin de venir en aide aux problématiques que peuvent rencontrer les commerçants. D’autres considérations sont à prendre en compte concernant l’éditeur : quels sont les avis en ligne à son sujet ? Existe-il des témoignages des utilisateurs ? Offre-t-il un support technique et une assistance en cas de problème ? Opère-t-il régulièrement des mises à jour ?