Lorsque l’on gère une caisse, par exemple si on est commerçant, on entend souvent parler de X et de Z de caisse. Il s’agit de tickets totalisant les ventes de la journée. Toutefois, les deux n’ont pas le même but. Le Z de caisse est un ticket définitif. Il remet à zéro les ventes de la journée et ne doit donc être réalisé que lors de la clôture journalière. Le X de caisse est quant à lui un fichier temporaire qui peut être édité à n’importe quel moment.
Quelles informations figurent sur les X et Z de caisse ?
Les informations dépendent en grande partie du système de caisse. Les plus modernes font figurer les données suivantes :
- Identité de l’entreprise ;
- Identité de la personne qui génère le rapport ;
- Jour et heure de l’édition du rapport ;
- Numéro d’identification de la caisse (s’il y en a plusieurs dans le magasin) ;
- Horaires d’utilisation de la caisse ;
- Nombre de produits vendus ;
- Nombre de transactions avec un détail par moyen de paiement et par émetteur pour celles réalisées par carte (Mastercard, Visa, AmEx…) ;
- Chiffre d’affaires total réalisé et détail par moyen de paiement (chèques, CB, espèces) ;
- TVA collectée ;
- Sommes encaissées et décaissées (avoir, remboursement…) ;
- Échanges réalisés ;
- Ventes à crédit ;
- Cartes cadeau émises et encaissées ;
- Réductions accordées ;
- Anomalies concernant le contenu de la caisse ;
- Ventes annulées.
Comment éditer un X ou un Z de caisse ?
Éditer un Z de caisse est une opération assez simple puisqu’il suffit généralement d’appuyer simplement sur un bouton pour le générer. Certains logiciels proposent également d’envoyer directement le Z de caisse par mail, afin de s’affranchir des documents papiers, ou mieux encore, de transférer les informations dans le logiciel de comptabilité. Sans cela, les données suivantes doivent y être saisies manuellement :
- Les montants encaissés par mode de paiement (chèque, carte bancaire, espèce, carte cadeau) ;
- La TVA collectée par taux ;
- Les montants décaissés : principalement dépôt des espèces en banque et avoirs ;
- Les écarts entre le solde théorique et physique ;
- Les apports de caisse.
Quand éditer un X ou un Z de caisse ?
Le X de caisse est un ticket temporaire et peut donc être déclenché n’importe quand. Son édition permet d’avoir un aperçu de l’activité dans la journée, ainsi que de réaliser des contrôles de cohérence avant la clôture définitive. Contrairement au Z de caisse, son édition n’implique pas la clôture de caisse.
Lors de l’édition d’un Z de caisse, une remise à zéro des compteurs a lieu. Il n’est donc plus possible d’ajouter des données. Conséquence : il ne doit être édité que lorsque le caissier a effectué ses contrôles, et vérifié notamment que le solde réel (montants comptés physiquement) correspond bien au solde théorique (montant indiqué sur le logiciel).