Comment choisir un logiciel de comptabilité ?

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Quand on veut faire sa comptabilité soi-même, c’est-à-dire sans passer par un expert-comptable, la question du choix du logiciel de comptabilité peut se poser. Si l’entreprise a peu de factures et peu de charges, il peut être possible de s’en passer et d’utiliser un tableur comme Excel. En revanche, si l’entreprise commence à avoir plus de factures à traiter, il est essentiel d’investir dans un logiciel de comptabilité. Quelles fonctionnalités doit-il avoir ? Quel est son coût ? Quelles sont les connaissances à avoir pour s’en servir ?

Quelles entreprises doivent investir dans un logiciel comptable?

Toutes les entreprises n’ont pas de comptabilité à tenir. Les auto-entrepreneurs n’en ont ainsi pas. Ils se contentent de suivre leur chiffre d’affaires, en tenant un livre des recettes. Ils n’ont donc pas besoin d’investir dans un logiciel comptable.

Certaines entreprises, dont le chiffre d’affaires est peu élevé, bénéficient de formalités comptables allégées. Ils sont ainsi en régime micro (BIC ou BNC) et en franchise de TVA. Cela leur permet dans le premier cas d’être imposés forfaitairement sur le chiffre d’affaires. Dans le second, cela leur permet de ne pas avoir de TVA à payer. Ces entreprises n’ont pas besoin non plus d’avoir un logiciel comptable.

En revanche, toutes les autres, qui ne choisissent pas de passer par un expert-comptable,  et font donc leur comptabilité eux-mêmes, peuvent en avoir l’utilité.

Quelles sont les fonctionnalités que doit avoir un logiciel de comptabilité ?

Le logiciel de comptabilité doit permettre la tenue de la comptabilité de l’entreprise c’est-à-dire la saisie de toutes les écritures comptables courantes et celles liées à la clôture des comptes.

Les écritures courantes sont :

  • Saisie des factures fournisseurs et enregistrement des achats ;
  • Saisie des factures clients et enregistrement des ventes ;
  • Enregistrement des règlements ;
  • Comptabilisation des salaires et des charges sociales ;
  • Enregistrement de la TVA (TVA collectée, TVA déductible et paiement des TVA).

Les écritures et régularisations de fin d’année :

  • Remboursement de l’emprunt bancaire ;
  • Comptabilisation des amortissements et des immobilisations (enregistrement des mises au rebut et des cessions d’immobilisations, calcul des plus-values) ;
  • Ecritures de stock : valorisation du stock final et comptabilisation de la variation de stock ;
  • Enregistrement des provisions comptables (et des reprises de provision) : provisions pour risques et charges, provisions réglementées, dépréciation de l’actif…;
  • Retraitement des FNP (factures non parvenues), PAR (produits à recevoir), PCA (produits constatés d’avance)…

Il peut prévoir ensuite d’autres fonctionnalités comme :

  • L’établissement des factures et des déclarations fiscales telles que les déclarations d’impôts et de TVA ;
  • La gestion des paies : édition des fiches de paie, calcul des charges, transmission des déclarations sociales… ;
  • Le suivi des impayés : édition d’une balance âgée, relance automatique des factures ;
  • La réalisation de la liasse fiscale ;
  • La récupération automatique des relevés bancaires ;
  • L’EDI (échange de données informatisées) qui permettra par exemple de transmettre automatiquement les déclarations de taxes et d’impôts à l’administration fiscale ;
  • La réalisation de tableaux de bord permettant de suivre l’activité de l’entreprise ;
  • Le suivi des notes de frais.

Si le logiciel ne le prévoit pas, il peut être compatible avec des logiciels qui intègrent ces options.

Combien coûte un logiciel de comptabilité ?

Le coût d’un logiciel de comptabilité dépend des fonctionnalités et des modules souhaités. Ainsi, la gamme de prix est très large et débute à 99€ pour un logiciel correct à beaucoup plus quand d’autres fonctionnalités sont ajoutées.

Faut-il avoir des connaissances en comptabilité pour utiliser un logiciel de comptabilité ?

Il est nécessaire d’avoir des notions de comptabilité pour utiliser un logiciel de comptabilité et s’en servir à bon escient.

Ainsi, dans les entreprises de très petite taille, si personne en interne n’a les connaissances, il peut être préférable de sous-traiter sa comptabilité à un expert-comptable. Dans les sociétés de taille plus importante, il peut être possible de recruter un comptable.

Enfin, les éditeurs de logiciel offrent souvent des formations, un service après-vente et une hotline ce qui peut permettre à la personne ayant relativement peu de connaissance d’avoir un soutien.

En résumé, sur quels critères la décision doit-elle reposer ?

Le choix du logiciel repose sur un certain nombre de critères :

  • La taille de l’entreprise : toutes les fonctionnalités vues précédemment ne sont pas nécessaires dans tous les cas. Les TPE vont ainsi avoir besoin des fonctionnalités de base. Les PME vont avoir besoin de modules plus complets. Quant aux grandes entreprises, elles vont avoir besoin d’un véritable système d’information centralisé. Si elles ont le budget, elles pourront opter par exemple pour un progiciel de gestion intégré comme SAP ;
  • Le secteur : il en va de même en fonction du secteur. Certaines entreprises auront besoin de porter une attention toute particulière sur le suivi du paiement des clients, notamment en BtoB, alors que c’est moins le cas en BtoC. Les entreprises artisanales ou dans le secteur du BTP auront besoin de suivre l’avancée des travaux et de réaliser des factures de situation afin de comptabiliser le chiffre d’affaires à l’avancement. Le logiciel comptable devra prendre en compte cette spécificité ;
  • Le prix : bien entendu, l’élément budget est un critère important à prendre en compte. Toutefois, mieux vaut ne pas lésiner sur le prix au détriment de la qualité. Utiliser un logiciel performant et adapté peut être un véritable gain de temps et de productivité pour la personne en charge de la comptabilité dans l’entreprise ;
  • L’adéquation avec le système d’exploitation (Windows, IOS…) ;
  • Le mode : SaaS (sofware as a service) ou installation sur un poste de travail ;
  • Le nombre de licences et d’utilisateurs.

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