Dernière mise à jour le 29 mars 2021
Avancer des frais pour l’entreprise est assez courant lorsque vous créez votre entreprise et même parfois quand elle est déjà crée. Vous devez alors souvent payer certains frais personnellement mais pour le compte de l’entreprise. Lorsqu’il s’agit d’avancer des frais pour l’entreprise en création – on parle alors de société en formation – ceux-ci sont avancés par les membres créateurs. Ils sont alors enregistrés sur le compte courant d’associé. Lorsque la société est déjà créée, les frais sont avancés par les associés ou les salariés. Ils sont alors remboursés sous forme de notes de frais.
Avancer des frais pour l’entreprise en création : les passer en charges
Les frais sont passés en comptabilité une fois que l’entreprise est créée. Cela vous permet de réduire votre résultat fiscal (puisque vous passez des charges dans l’entreprise). Il est indispensable de garder une trace de ces dépenses et de conserver tous les documents justificatifs :
- Factures ;
- Tickets de caisse ;
- Notes de restaurant…
Bien entendu, ces charges doivent être réalisées dans l’intérêt de l’entreprise. Aucune dépense somptuaire ne sera admise par l’administration fiscale. De plus, la TVA payée sur ces dépenses sera aussi déductible. C’est ce qui permet souvent d’avoir en début d’activité un crédit de TVA. Les dépenses étant supérieures aux recettes en début d’activité, c’est alors l’état qui rembourse la TVA et non l’inverse.
Passer les frais avancés par l’entreprise en charges permet aussi d’avoir un compte courant dans l’entreprise. Le compte courant que vous possédez dans l’entreprise fonctionne comme si elle avait effectué un prêt auprès de vous. Vous pouvez donc vous faire rembourser les sommes que vous avez prêtées.
Avancer des frais pour l’entreprise en création : se les faire rembourser
Afin de se faire rembourser les frais avancés pour l’entreprise, vous devez, dans un premier temps, inscrire dans les annexes des statuts un état des actes accomplis pour le compte de la société.
Ensuite, il faut comptabiliser la charge dans l’entreprise avec un compte courant en contrepartie en gardant bien le justificatif (la facture). Pour vous faire rembourser, il vous suffit uniquement de récupérer cet argent et de mettre en contrepartie une diminution dans le compte courant.
Attention : le compte courant ne doit jamais être négatif, il s’agirait dans ce cas d’un abus de bien social.
Avancer des frais pour l’entreprise déjà créée : les notes de frais
Quand l’entreprise est déjà créée, il arrive fréquemment que les associés ou les salariés avancent des frais pour le compte de l’entreprise. Il s’agit généralement des notes de restaurant, de train, de taxi ou de nuitée d’hôtel. Les indemnités kilométriques entrent aussi dans ce cas de figure. Il s’agit des trajets effectués par un salarié ou un associé avec sa voiture personnelle pour le compte de l’entreprise. On parle alors plus généralement de frais de missions. Tous ces frais, sur la base des justificatifs, donneront droits à un remboursement.
Pour en savoir plus, consultez cet article sur les notes de frais.