Logiciel de gestion des stocks

Dernière mise à jour le 12 février 2021

Avoir un logiciel de gestion des stocks est nécessaire pour une entreprise qui a des stocks conséquents. Il permet de connaitre les quantités en stock et de savoir où le stock se trouve physiquement. Afin d’être utile il doit toutefois être utilisé correctement. Toutes les quantités qui entrent en stock (achat de matières premières ou de marchandises, fabrication…) et toutes les quantités qui en sortent (vente, fabrication de produit-finis) doivent être renseignées. Cela peut se faire automatiquement si le logiciel de stock est interfacé avec d’autres logiciels.

Pourquoi avoir un logiciel de gestion des stocks ?

Il sert à savoir à quel niveau de stock l’entreprise se trouve, lui permettant ainsi d’avoir suffisamment de stock sans trop en avoir. Il permet ainsi de savoir quand commander et quelle quantité commander. Au-delà de ces deux premiers éléments, le logiciel permet également de tracer les stocks et de savoir où ils se trouvent physiquement (dans quel entrepôt? quel rayonnage? chez quel fournisseur en cas de stock déporté?) .

Le logiciel des stocks est ainsi utile pour :

• Réduire les coûts de réapprovisionnement en évitant de passer des commandes à tort ;
• Eviter les ruptures de stock entraînant également des coûts supplémentaires : commandes en urgence, arrêt de la production, risque de perdre un client ;
• Mettre en place des indicateurs de gestion, notamment des seuils d’alerte (stock d’alerte, stock de sécurité…) ;
• Diminuer les coûts indirects de gestion des stocks (comme les coûts de main d’œuvre dédiés à la gestion des stocks).

Attention toutefois, le logiciel de gestion des stocks n’empêche pas de réaliser des inventaires physiques. Les données présentes dans le logiciel de stock sont des données théoriques. Il s’agit du stock initial auquel on ajoute les entrées en stock (approvisionnement) et les sorties (ventes, fabrication). Elles peuvent ainsi être erronées en raison de perte ou de casse, ce qui engendre un écart entre le stock théorique et le stock physique. On parle alors d’écarts d’inventaire.  Il faut alors modifier le stock qui apparaît dans le logiciel.

Quelles entreprises doivent se doter d’un logiciel de gestion des stocks?

Deux grands types d’entreprises doivent avoir un logiciel de gestion des stocks :

• Les entreprises de production, qui doivent savoir combien elles possèdent de stocks de matières premières, d’en-cours de production et de produits finis. Il est toutefois possible pour ces entreprises de limiter au maximum leurs stocks si elles travaillent en flux-tendu (ou juste-à-temps). Cela ne les empêche cependant pas se doter d’un tel logiciel puisqu’elles doivent toujours avoir un œil sur les commandes, tant côté clients (ventes) que côté fournisseurs (approvisionnement) ;
• Les boutiques de détail (magasin de décoration, de prêt-à-porter, commerces alimentaires…) afin de pouvoir assurer le maximum de ventes auprès des clients tout en évitant les frais superflus (sur-stock entraînant un destockage à faible prix ou une destruction de la marchandise par exemple).

Combien coûte un logiciel de stock ?

Il est possible de trouver des logiciels de stock gratuit sous Excel. D’autres logiciels, notamment ceux open source, peuvent être trouvés gratuitement. Dans ce cas, certaines fonctionnalités seront éventuellement payantes comme l’assistance en cas de problème ou l’hébergement sur le cloud. Enfin, d’autres peuvent être gratuits dans une certaine mesure, c’est-à-dire jusqu’à un nombre limité de références de produits.

En plus des logiciels “classiques” de stock, il existe des applications mobiles permettant de suivre le stock à tout moment depuis un smartphone.

Les logiciels payants varient entre 50 et 200€ voire plus en fonction des besoins de l’entreprise.

Quelles sont les fonctionnalités que doit avoir un logiciel de stock ?

Un logiciel de gestion des stocks doit avoir les fonctionnalités suivantes :

• Calcul du stock disponible en temps réel (incrémentation via la validation des bons de commandes fournisseurs et décrémentation via la validation des bons de livraison clients) ;
• Gestion des commandes fournisseurs : création des bons de commande, envoi automatique d’emails aux fournisseurs, enregistrement des articles reçus lors de la livraison ;
• Gestion des commandes clients et des retours ;
• Historique des mouvements et statistiques : niveaux de stock moyen par article, catégorie d’article…
• Exportation et importation des données ;
• Gestion des dates de péremption ;
• Transfert de stock en masse ;
• Gestion des incoterms ;
• Automatisation des entrées et sorties de stock ;
• Calcul de la valorisation du stock selon la méthode choisie (CUMP, FIFO, LIFO) ;
• Correctif des stocks suite aux inventaires physiques ;
• Gestion des colisages ;
• Rapports d’alertes et mise en place d’indicateurs comme le stock d’alerte, c’est-à-dire le niveau de stock à partir duquel une commande de réassort devra être passée afin d’éviter une rupture de stock ou les produits ayant un taux de rotation trop faible (on parle aussi de stocks dormants) ;
• Calcul des règles de réassort (date et quantités à commander) ;
• Impression des code-barres…

Comment choisir son logiciel de gestion des stocks?

Le logiciel de gestion des stocks doit être adapté à l’activité et au budget de l’entreprise. On l’a vu, certains logiciels sont gratuits, mais certaines fonctionnalités de ces logiciels peuvent ne pas correspondre aux problématiques de la société. Il est ainsi possible d’investir dans des ERP, c’est-à-dire des systèmes d’information centralisés dans lesquels chaque action dans un module (par exemple achat) est automatiquement répercutée sur les autres modules (logistique, comptabilité, contrôle de gestion…).

Au delà d’un tel système qui s’adresse principalement à de très grosses entreprises, il peut être utile d’avoir un logiciel de gestion des stocks interfacé avec d’autres logiciels comme le logiciel de caisse ou le logiciel comptable.