Afin de gérer au mieux le stock, en évitant les ruptures et en diminuant les frais de possession, plusieurs outils peuvent être mis en place. Ces outils, souvent alimentés par le logiciel de gestion des stocks, permettront d’avoir des indications pour éviter des ruptures de stock ou d’avoir trop de stock immobilisé. Ils pourront figurer dans un tableau de suivi des stocks permettant de faire remonter aux gestionnaires les différents dysfonctionnements.

Gérer le stock : mettre en place des indicateurs pour éviter une rupture de stock

Afin d’éviter une rupture de stock, il est tout d’abord nécessaire d’avoir un logiciel de gestion des stocks. Il permettra de connaître le stock théorique disponible (stock initial – ventes + production ou réapprovisionnement). A partir du stock disponible, plusieurs indicateurs pourront être mis en place :

  • Stock d’alerte : Le stock d’alerte est le seuil de stock à partir duquel une alerte va être mise en place afin de déclencher un approvisionnement ;
  • Stock de sécurité : Le stock de sécurité est le stock complémentaire au stock de production qui permet de faire face aux incertitudes concernant la demande et l’approvisionnement.

Gérer le stock : mettre en place des indicateurs pour vérifier la bonne gestion des stocks

La bonne gestion du stock peut être évaluée en mettant en place les indicateurs suivants :

  • Taux de rotation des stocks : consommation / stock. Le taux de rotation des stocks doit être le plus élevé possible. C’est le signe que le stock est renouvelé régulièrement et que l’argent n’est pas immobilisé inutilement ;
  • Couverture des stocks : stock / consommation. C’est la durée que le stock permet de couvrir. Une forte couverture des stocks signifie que le stock est immobilisé ce qui a un coût (entreposage, obsolescence) ;
  • Taux de service : demandes satisfaites / demandes totales. Le taux de service doit être le plus élevé possible. C’est le signe que l’entreprise n’a pas eu ou a peu de rupture de stock et que les demandes des clients ont pu être satisfaites ;
  • Taux de rupture : demandes non satisfaites / demandes totales. C’est l’inverse du taux de service.

Gérer le stock : les coûts de stockage à analyser

Deux types de coûts de stockage doivent être analysés :

  • Le coût de possession qui comprend les frais de manutention, les frais de stockage (coût de l’entrepôt, frais généraux associés à l’entrepôt) ainsi que les coûts d’obsolescence, de vol ou de casse du stock ;
  • Le coût de rupture du stock qui comprend la perte de clients liée à la rupture de stock, le coût des commandes de dépannage.

Gérer le stock : le tableau de suivi

On retrouvera dans le tableau de suivi des stocks tous les objectifs poursuivis par l’entreprise. Il peut s’agir d’éviter les ruptures de stock, de baisser le niveau, de diminuer les écarts d’inventaire (différence entre le stock physique et le stock théorique). Le tableau de suivi permettra de faire remonter les différents dysfonctionnements mais aussi de suivre les progrès ou les détériorations.

Gérer le stock : la comptabilité

Non seulement il faut gérer le stock sur le terrain mais il faut aussi le gérer comptablement! Il faut ainsi réaliser un inventaire au moins une fois par an. Cet inventaire consiste à compter les références en stock. Plusieurs types d’inventaire existent : l’inventaire tournant, l’inventaire permanent et l’inventaire annuel.

Il faut ensuite valoriser ce stock, c’est à dire multiplier les quantités par leur valeur. Celle-ci peut être déterminée à partir d’une des trois méthodes de valorisation différentes : le CUMP, le LIFO ou le FIFO. Il faudra ensuite peut être déprécier le stock, si sa valeur comptable ne reflète plus sa valeur réelle (c’est le cas par exemple en cas de stock obsolète).

Dernière étape : enregistrer comptablement les écritures de stock : le stock final et la variation de stock.

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