Remboursement des frais de mission

Quand un salarié ou un dirigeant d’entreprise paye avec son propre argent des dépenses liées à son activité professionnelle ou utilise sa voiture dans le cadre de son activité professionnelle, il doit se faire rembourser ses frais de mission par l’entreprise. Quels frais sont remboursés ? Comment se déroule le remboursement ? Comment sont comptabilisés les frais de missions ?

Quels frais de mission sont remboursés par l’entreprise ?

Les frais de mission les plus courants sont :

  • Invitation d’un partenaire au restaurant (client, fournisseur, prospect…) ;
  • Déplacements en transport collectif (train, avion…) ou frais de taxi ;
  • Déplacement via l’utilisation de la voiture personnelle du dirigeant ou du salarié (remboursement des indemnités kilométriques) ;
  • Logement et de nourriture lors de déplacements requérant plusieurs jours ;
  • Déplacement non pris en compte dans le remboursement des indemnités kilométriques en cas d’utilisation d’une voiture personnelle (péage et parking) ;
  • Articles ou cadeaux (dans la limite du raisonnable) offerts aux clients.

Comment se déroule le remboursement des frais de mission ?

La première des choses à faire lorsqu’un salarié a réalisé des dépenses avec son propre argent pour l’entreprise est de réaliser une note de frais. L’entreprise, si elle ne l’a pas fait, devra mettre en place une procédure de remboursement des notes de frais indiquant les modalités de remboursement (formalisme du document, circuit de validation…). Le salarié devra également fournir les documents justifiant la dépense (facture, ticket de caisse, note de restaurant).

Dans le cas du remboursement d’indemnités kilométriques, il devra fournir une note indiquant :

  • Le véhicule utilisé ;
  • La puissance administrative ;
  • Pour chaque déplacement : la distance parcourue, le lieu de départ et d’arrivée, la date et l’objet du déplacement.

Il devra également fournir une copie de la carte grise.

Le montant remboursé sera calculé sur la base du barème kilométrique publié tous les ans par l’administration fiscale.

Comment sont comptabilisés les frais de mission ?

La comptabilisation des frais de mission se fait via les comptes de classe 6 :

  • 6234, cadeaux ;
  • 6251, voyages et déplacements ;
  • 6256, missions ;
  • 6257, réceptions.

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