Les indemnités kilométriques

Les indemnités kilométriques, avec le barème de l’administration fiscale publié tous les ans, permettent de calculer les remboursements effectués aux salariés ou aux dirigeants par l’entreprise. Il s’agit des remboursements qui sont effectués quand ils utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de leur activité professionnelle. Ils permettent aussi de calculer les frais des salariés dans leur déclaration annuel de revenu.

Que sont les indemnités kilométriques ?

Les indemnités kilométriques permettent de déterminer les frais payés pour les déplacements de façon forfaitaire. Ils sont ainsi le reflet des frais :

  • D’amortissement du véhicule ;
  • De carburant ;
  • D’assurance ;
  • D’entretien et réparation.

Les indemnités kilométriques ne prennent toutefois pas en compte les frais de péage, de parking et des intérêts de l’emprunt éventuellement réalisé pour acheter le véhicule.

Qu’est ce que le barème kilométrique ?

Il s’agit d’un barème fiscal mis à jour tous les ans par l’administration. Il sert de base au calcul des indemnités kilométriques. Plusieurs barèmes existent :

  • Un barème pour les voitures ;
  • Un barème pour les motos ;
  • Un pour les deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm3.

Pour en savoir plus, consultez notre article “le calcul des indemnités kilométriques”.

A quoi sert le barème kilométrique ?

Le barème kilométrique déterminé par l’administration fiscale est utilisé dans deux cas de figure : par l’entreprise, pour rembourser ses salariés et par le salarié lorsqu’il déclare ses revenus qui serviront à calculer l’impôt.

Quand l’entreprise calcule t elle des indemnités kilométriques ?

L’entreprise calcule et verse des indemnités à ses salariés dans deux cas de figure :

– Quand ils sont contraints d’utiliser leur véhicule personnel dans le cadre de leur activité professionnelle. Si l’entreprise ne souhaite pas procéder de cette façon mais que le salarié est obligé de se déplacer avec un véhicule pour son activité professionnelle, l’entreprise peut acheter un véhicule et le mettre à disposition de ses salariés. Il pourra être seulement utilisé pour l’activité professionnelle ou le salarié pourra également l’utiliser à titre personnel. Il s’agira alors dans le dernier cas d’une voiture de fonction.

Pour en savoir plus sur les deux options, consultez notre article “véhicule de société ou véhicule personnel?”.

– Pour rembourser les trajets domicile – lieu de travail uniquement si :

  • Le trajet n’est pas desservi par des transports en commun ou qu’il n’y a pas de transport en commun pendant les horaires de travail (notamment en cas d’horaires décalés)
  • Et uniquement si l’éloignement ne résulte pas de convenances personnelles.

Comment rembourser des indemnités kilométriques ?

Pour rembourser des indemnités kilométriques, le salarié doit fournir à l’entreprise :

  • Une note de frais indiquant son nom, le véhicule utilisé et sa puissance administrative ;
  • La liste des déplacements en renseignant la date, le lieu de départ et d’arrivée, la raison du déplacement et le nombre de kilomètres effectués ;
  • Une copie de la carte grise.

Pour en savoir plus, consultez notre article rembourser des indemnités kilométriques.

Quand le salarié calcule il des indemnités kilométriques ?

Le salarié les calcule à partir du barème pour déterminer ses frais professionnels dans sa déclaration de revenu quand il n’a pas opté pour la déduction forfaitaire de 10%. Il ne peut donc dans ce cas pas déduire l’ensemble des frais réels (achat de la voiture, entretien et réparation, essence…).

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