Mettre en place une procédure de remboursement des notes de frais

Il arrive souvent dans une société que certains salariés comme les commerciaux doivent débourser de l’argent puis se faire rembourser par l’entreprise. Ils doivent alors remettre à l’entreprise une note de frais. L’entreprise leur rembourse ensuite le montant selon une procédure qu’elle aura défini au préalable. La rédaction de cette procédure de remboursement des notes de frais est importante dans la mesure où elle permet de définir les règles de contrôle interne à respecter.

L’importance de mettre en place une procédure de remboursement des notes de frais

Il est capital pour une entreprise de mettre en place une telle procédure pour éviter les éventuels abus. Il faut prévoir des règles connues de tous en matière de grille tarifaire. Les salariés ne peuvent pas voyager dans n’importe quelle classe (première classe, business class…), loger dans n’importe quel hôtel ou diner dans n’importe quel restaurant. Il faut prévoir des montants maximums de remboursement par journée et par catégorie de dépenses (par exemple pas de 25€ pour un diner au restaurant). Bien évidemment, il faut mettre en place des limites raisonnables qui permettent aux salariés de se déplacer convenablement. Il est d’ailleurs possible de prévoir différentes grilles en fonction de la localisation du déplacement (les dépenses étant toujours plus élevées dans les grandes villes qu’en province).

Autre intérêt à mettre en place la procédure : le gain de temps. Le temps de traitement des notes de frais de la part de l’équipe financière peut être long. En cause : un nombre élevé de notes à traiter, des justificatifs manquants, des validations absentes…Il faut alors faire des aller-retours avec le demandeur pour obtenir une note de frais en bonne et due forme. Le remboursement devra ensuite se faire en urgence afin que le salarié qui a avancé l’argent soit payé dans les temps.

Les règles à prévoir dans la mise en place d’une procédure de remboursement des notes de frais

Les types de dépenses

Il est essentiel de prévoir que seuls certains types de dépenses peuvent passer par notes de frais. Il s’agit essentiellement :

  • Des dépenses de déplacement (hôtel, train, location de voiture, péage) ;
  • Des indemnités kilométriques : le salarié utilisera alors son véhicule personnel à des fins professionnels. Cette catégorie est à part car, pour être admis par l’administration fiscale, le barème mis en place par l’administration fiscale doit être utilisé ;
  • Les frais de documentation par exemple l’abonnement à des revues spécialisées ;
  • Eventuellement une partie des dépenses d’abonnement à Internet ou à la téléphonie en cas de recours au télétravail

Les autres types de dépenses devront impérativement passer par le circuit habituel d’achats. Il faudra alors émettre la commande, éventuellement mettre en concurrence plusieurs fournisseurs, comptabiliser la facture puis la payer directement par l’entreprise.

Le type de remboursement

Il existe deux façons de rembourser les notes de frais : de manière forfaitaire ou selon les frais engagés :

  • Sur la base d’un forfait : le remboursement est réalisée sur la base du barème établi par l’URSSAF. Dans ce cas, il n’est pas utile de s’encombrer de toute la procédure de remboursement de notes de frais. Les salariés doivent toutefois fournir un minimum de justificatifs. Ce système doit toutefois être prévu dans le contrat de travail. Il résulte en deux situations opposées :
    • soit l’entreprise rembourse plus que ce que le salarié a dépensé et est donc perdant ;
    • soit le salarié dépense plus que le remboursement prévu et c’est donc lui qui est perdant.
  • Sur la base des frais engagés : c’est alors une procédure telle que décrite ci-dessous qui devra être mise en place.

Les documents justificatifs

Les notes de frais doivent systématiquement être accompagnées de documents justificatifs comme :

  • Les billets de train ou d’avion ;
  • Les factures d’hôtel ;
  • Les notes de repas au restaurant avec l’annotation des personnes invitées et le motif le cas échéant ;
  • Le calcul des indemnités kilométriques avec une copie de la carte grise du véhicule ;
  • Les tickets de péage ou de stationnement…

Sans cela, elles risquent de ne pas être remboursées. Les personnes en charge du paiement des notes de frais doivent donc s’en assurer. Cette vérification permettra :

  • De s’assurer qu’il n’y a pas d’abus de la part des salariés puisque les notes de frais doivent être dans l’intérêt de l’entreprise et ne doivent pas être disproportionnées ;
  • En cas de contrôle de l’administration fiscale de s’assurer que les notes de frais ne constituent pas des « rémunérations déguisées » (les notes de frais n’étant pas un élément de rémunération mais seulement un remboursement ne sont pas soumises à charges sociales alors que la rémunération l’est) ;
  • D’enregistrer comptablement la charge et de déduire la TVA. Attention : même si elle apparait sur les factures, la TVA n’est pas déductible sur les prestations de transport collectif et d’hébergement.

Le circuit de validation

Il est essentiel de mettre en place un circuit de validation. Ainsi, avant d’être transmises à la comptabilité, les notes de frais doivent être validées par le supérieur hiérarchique de la personne demandeuse.

Le formalisme

Une fiche standard de ce type peut être créée et mise à la disposition des salariés :

Nom du demandeur :

Service :

NatureMontant HTMontant TVAMontant TTC
Restaurant
Nuit d’hôtel
Total

Visa du demandeur :

Date :

Visa du responsable hiérarchique :

Le délai de remboursement

Il est essentiel d’indiquer aux salariés quand ils seront remboursés. En général, le remboursement se fait une fois par mois, au moment du versement de la paie. Toutefois le salarié peut demander à recevoir un acompte s’il a réalisé des dépenses trop importantes. Une date limite de réception des notes de frais doit être indiquée tous les mois pour que les salariés fournissent l’ensemble des éléments en temps et en heure.

Une fois tous les éléments reçus par l’équipe financière, les notes de frais seront comptabilisées et payées.

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