Rembourser des indemnités kilométriques

Une entreprise peut être amenée à rembourser des indemnités kilométriques à ses salariés dans certains cas. Ces indemnités représentent les frais liés à l’utilisation professionnelle de la voiture du salarié ou du dirigeant. Sont ainsi pris en compte les frais d’amortissement, d’entretien et de réparation, d’assurance et de carburant. Quand rembourser ces indemnités ? Comment procéder au remboursement ? Comment le comptabiliser ?

Quand rembourser des indemnités kilométriques ?

L’entreprise rembourse des indemnités kilométriques à ses salariés :

  • Quand ils utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de leur activité professionnelle. C’est le cas par exemple en cas de déplacement chez un client avec leur véhicule personnel ;
  • Pour rembourser les trajets domicile – lieu de travail uniquement dans certains cas bien précis et en cas d’éloignement important s’il ne résulte pas de convenances personnelles :
    • Si le trajet n’est pas desservi par des transports en commun ;
    • S’il n’y a pas de transport en commun pendant les horaires de travail (notamment en cas d’horaires décalés).

A noter que dans le second cas, l’entreprise peut aussi fournir des chèques carburant à ses salariés.

Comment procéder au remboursement des indemnités kilométriques ?

Les documents justificatifs

Le remboursement des indemnités kilométriques doit se faire si les salariés ont fourni une note de frais indiquant :

  • Le nom du salarié :
  • Le véhicule utilisé ;
  • La puissance administrative ;
  • Pour chaque déplacement : la date, le lieu de départ et le lieu d’arrivé, l’objet du déplacement et le nombre de kilomètres parcourus.

Ils doivent également fournir une copie de la carte grise.

Tous ces documents justificatifs sont nécessaires afin de justifier la charge en comptabilité.

A noter que les frais ne rentrant pas dans le calcul des indemnités kilométriques (péage et parking) peuvent être remboursés sur présentation des documents justificatifs (factures).

Le barème kilométrique

A partir de ces documents le barème fiscal est ensuite utilisé. Si l’entreprise ne l’utilise pas et que la somme remboursée est supérieure à la somme qui aurait été remboursée en appliquant le barème, le surplus est soumis à cotisations sociales car considéré comme un avantage en nature et donc un élément de salaire.

A noter qu’il existe 3 types de barème :

  • Un pour les deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm3 ;
  • Un pour les motos  ;
  • Un pour les voitures.

Ils sont mis à jour tous les ans par l’administration fiscale.

Depuis quelques années, il existe aussi un barème fiscal pour les vélos. Le montant du remboursement s’élève à 25 centimes du kilomètre parcouru.

Pour en savoir plus, consultez notre article “le calcul des indemnités kilométriques”.

Comment comptabiliser le remboursement des indemnités kilométriques ?

La comptabilisation des indemnités kilométriques se fait en utilisant le compte 625 déplacements. Il s’agit d’une charge déductible du résultat fiscal.

A noter que si les indemnités kilométriques sont supérieures à 15 000 kms par an, la société doit s’acquitter de la taxe sur les véhicules de société pour la voiture concernée.

Donnez une note à cet article

Laisser un commentaire

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.