Gérer la data de son entreprise

Aujourd’hui, toutes les entreprises sont confrontées à des problématiques de gestion des données. Informations comptables, financières, marketing, commerciales doivent être correctement conservées, stockées et analysées. A la clé : une satisfaction client amélioré et une productivité accrue. Fini le stockage papier, toutes les données sont conservées de façon numérique, dans le cloud, afin de permettre d’effectuer des recherches plus facilement.

Quelles sont les données collectées et stockées par les entreprises ?

Les entreprises sont amenées à collecter, conserver, stocker et analyser de nombreuses informations :

• Comptables : factures clients, factures fournisseurs, notes de frais, bilan, compte de résultat, grand-livre… ;
• Fiscales : impôt, déclarations fiscales, crédits d’impôts obtenus… ;
• Financières : relevé bancaire, contrats de prêt, de crédit-bail… ;
• Sociales : contrats de travail, fiches de paie, comptes rendus d’évaluation… ;
• Commerciales : fichiers client recensant l’historique des achats, informations statistiques, bons de commande, de livraison, devis…

Elles peuvent également être amenées à réaliser des benchmarks, permettant de se comparer aux meilleurs du secteur afin d’en garder les bonnes pratiques.

Quels sont les enjeux de la collecte des données ?

La collecte des données, ainsi que son analyse, sont nécessaires pour les entreprises afin d’améliorer leur productivité. En ayant des informations fiables sur ses processus (production, commercialisation, approvisionnement…), l’entreprise va être en mesure de pointer les dysfonctionnements et d’apporter des solutions correctives. Les dirigeants doivent pour se faire disposer de tableaux de bord, contenant des KPI (key performance indicators).

Côté purement commercialisation, la mise en place d’un fichier client, contenant l’historique des achats mais aussi certaines informations statistiques, permet de fidéliser les clients et d’améliorer leur satisfaction.

Que dit la loi en matière de délai de conservation des données ?

La loi impose des durées de conservation pour certains documents administratifs :

• 3 ans pour les déclarations d’IR, les feuilles de présence au AG, les rapports des CAC et ceux du gérant ou du conseil d’administration ;
• 5 ans pour les fiches de paie, les certificats de travail, les registres du personnel et les reçus pour solde de tout compte ;
• 10 ans pour les contrats et les autres documents commerciaux, pour les documents bancaires et d’assurance, pour les factures et pour les états comptables ;
• 30 ans pour les contrats de travail, et les lettres y mettant fin, ainsi que pour certains actes juridiques de la société ;
• Sans limite de temps pour les dossiers de maladie professionnelle et d’accident du travail.

Que prévoit le RGPD (règlement général sur la protection des données) ?

Le RGPD prévoit les règles suivantes :

• Les utilisateurs doivent donner leur consentement de façon explicite quant à la collecte des données les concernant ;
• Un registre des traitements précisant les catégories de données personnelles, les acteurs, les objectifs et les flux s’ils quittent l’UE, doit être tenu ;
• Un responsable du fichier doit être désigné ;
• Les données doivent être conservées de manière sécurisée ;
• L’utilisateur doit pouvoir accéder aux informations qui le concerne et en demander la suppression ou la rectification. L’entreprise dispose alors d’un délai d’un mois afin de s’exécuter. L’utilisateur doit ensuite être mis sur une liste d’opposition pour ne plus être sollicité ;
• La collecte des informations doit répondre à un but bien précis. Il n’est pas possible de conserver les données de façon indéfinie et il faut au contraire fixer des durées de conservation proportionnelles à l’objectif fixé et ce en fonction de son cycle de vie :
  • Base active : durée qui permet de réaliser l’objectif qui a conduit à la collecte des données ;
  • Archivage intermédiaire : la conservation a un but administratif ou permet de répondre à une obligation légale ;
  • Archivage définitif : les données ne sont conservées qu’à des fins statistiques et peuvent être rendues anonymes.

Comment gérer les données ?

La grande majorité des entreprises sont passées à la gestion dématérialisée des données. Plus besoin d’avoir un espace dédié à l’entreposage, et de passer des heures à chercher les données dont on a besoin, il suffit de disposer d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone ainsi que d’une connexion Internet. Les avantages sont nombreux et divers : pratique, écologique et économique.

Les avantages à la dématérialisation

Dématérialiser ses données permet de :

• Réduire ses charges locatives directes (loyer) mais aussi indirectes (gestion du personnel en charge de l’archivage) ;
• Diminuer les risques de perte de données (inondation, incendie, document introuvable) ;
• Réduire le temps consacré à la recherche d’informations : avec un moteur de recherche, le document peut être facilement retrouvé en saisissant les bons mots clés ;
• Faciliter le télétravail et le travail en équipe ;
• Être mobile : les données sont consultables de n’importe où.

Mettre en place la dématérialisation

Il est commun pour les entreprises de sous-traiter les problématiques de dématérialisation et de conservation des données à des prestataires spécialisés, ou, a minima, de faire l’acquisition d’un logiciel de gestion documentaire (GED) ou d’un coffre-fort numérique. `

Les données sont alors conservées sur des serveurs externes qui doivent être sécurisés afin de limiter les risques de piratage informatique. Cela passe par l’utilisation de données chiffrées, de comptes utilisateurs différents avec des mots de passe complexes et changés régulièrement, ainsi que des sauvegardes régulières.

Il faut toutefois différencier les données qui arrivent déjà de façon dématérialisée de celles qu’il faut scanner. Dans ce dernier cas, il est nécessaire de s’équiper d’un logiciel adéquat, permettant de reconnaitre les informations scannées.