Construire un tableau de bord pour suivre une activité

Dernière mise à jour le 24 juillet 2023

Construire un tableau de bord permet de suivre une activité. Afin de le construire, il est nécessaire de déterminer ce que l’entreprise va suivre (les indicateurs), par rapport à quoi elle va comparer les données (le référentiel), comment elle va le présenter, quand elle va le réaliser et comment elle va le mettre à jour.

Pourquoi construire un tableau de bord pour suivre une activité ?

Imaginez-vous conduire une voiture sans tableau de bord. Vous ne savez pas à quelle vitesse vous roulez, donc si vous êtes dans les clous ou non, vous ne savez pas combien d’essence il vous reste et à quel moment votre voiture risque de tomber en panne et vous n’avez pas de GPS pour vous conduire dans la bonne direction.

C’est pareil en entreprise si vous n’avez pas de reporting pour vous guider. Vous ne connaissez pas vos charges et vous ne savez  donc pas si vous êtes en ligne avec ce que vous avez budgété, vous ne connaissez pas votre stock et vous ne savez donc pas si vous devez repasser commande et vous n’avez pas d’informations sur votre trésorerie et risquez donc à tout moment de vous retrouver en défaut de paiement. On comprend donc aisément à quel point il est essentiel de construire un tableau de bord. Celui-ci peut être généraliste et permettre de suivre l’entreprise dans sa globalité. Il s’adressera alors à la direction. Il peut aussi être plus détaillé et permettre de suivre une activité en particulier.

Comment construire un tableau de bord pour suivre une activité ?

Globalement, on distingue 5 grandes étapes dans la construction d’un tableau de bord

Le choix des indicateurs

Afin de construire un tableau de bord, il faut déterminer les indicateurs qui serviront à suivre l’activité de l’entreprise. Ces indicateurs dépendent des spécificités de l’entreprise et de ce qu’elle veut suivre en priorité. Ils peuvent ainsi être de nature financière ou non :

• Indicateurs financiers : chiffre d’affaires (montant, taux de croissance…), rentabilité (ROCE : return on capital employed, ROI : return on investment…), trésorerie (BFR : besoin en fonds de roulement, cash flow opérationnel…) ;
• Indicateurs non financiers : ressources humaines (taux d’absentéisme, taux de turn-over…), qualité (nombre de réclamations des clients, dpm : défauts par million…).

En tout état de cause, la tableau de bord devra aller à l’essentiel. Rien de pire qu’un reporting qui se noie sous une multitude d’informations. Il est alors très difficile de trouver les informations clés, celles qui seront les plus pertinentes pour l’analyse de la situation. C’est pour cela qu’il est essentiel d’impliquer tous les acteurs lors de la construction du reporting. Il incombe souvent au contrôleur de gestion de construire le tableau de bord. Il doit être le plus opérationnel possible et comprendre l’activité.

Le référentiel

Ces différents indicateurs doivent être analysés par rapport à un référentiel. Ce référentiel est souvent le budget (construit annuellement), le forecast (réactualisation du budget en cours d’année) et l’année précédente.

La présentation

Le choix de la présentation est indispensable dans la construction d’un tableau de bord. En effet, celui-ci s’adressant souvent à des opérationnels, il est essentiel qu’il soit clair et qu’il puisse être compréhensible de tous. Ainsi, il est souvent préférable de présenter les données sous forme de graphiques et de schémas plutôt que sous forme de tableaux.

Certains outils permettent de présenter les données directement sur l’ordinateur, la tablette ou le smartphone sans avoir à imprimer un bout de papier. Le tableau de bord pourra ainsi être interactif, permettre de rentrer dans le détail en cliquant directement sur une case ou encore d’insérer des annotations.

La périodicité

Il est également important de déterminer la périodicité d’établissement du tableau de bord (journalier, hebdomadaire, mensuel). Elle va en grande partie dépendre de ce qui est suivi.

Dans le cas d’une activité de production ou de toutes autres activité opérationnelle, il peut être intéressant de réaliser un tableau de bord journalier ou hebdomadaire. On est alors sur une vision court terme.

Si le tableau de bord s’inscrit davantage dans une perspective de moyen ou long terme – on parle de tableau de bord de gestion dans le premier cas et de tableau de bord prospectif dans le second – la périodicité sera mensuelle ou trimestrielle voire annuelle.

La mise à jour

Il est nécessaire de savoir comment le tableau va être mis à jour : manuellement ou automatiquement. La périodicité va donc dépendre de la mise à jour : si elle demande trop de tâches manuelles, il va être difficile d’établir un tableau de bord journalier car sa réalisation va prendre trop de temps.

La mise à jour va également en grande partie dépendre des outils utilisés. Excel reste la base. Il permet de réaliser facilement des tableaux, plus ou moins automatisés grâce aux formules de calcul. Il est ensuite possible de présenter les données sous forme de graphiques, schémas, courbes. Toutefois, Excel rencontre vite des limites lors de l’utilisation de grosses bases de données. Il peut alors être possible de se tourner vers des outils comme Knime et Power BI.

Autre possibilité : passer par des logiciels de reporting dédiés. Il existe une multitude d’éditeurs différents. Certains sont spécialisés par secteur d’activité et s’adressent à des petites entreprises. D’autres sont plus généralistes et adaptés aux grosses entreprises.

Quelques exemples de tableau de bord pour suivre une activité

Les tableaux de bord ne seront pas identiques en fonction des activités suivies : les indicateurs changeront. Ainsi, même si la présentation, la mise à jour ou la périodicité resteront identiques, les informations ne seront pas les mêmes. Voici des exemples :

• Tableau de bord commercial : répartition et évolution du chiffre d’affaires, panier moyen, quantités vendues, taux de transformation…
• Tableau de bord ressources humaines : nombre de salariés et répartition par âge, sexe, type de contrat de travail (CDD, CDI, Intérim), rémunérations, taux d’absentéisme, taux de turn-over…
• Tableau de bord financier : montant des créances clients, du cash flow, du chiffre d’affaires, du résultat, du ROCE, du ROI…