L’immatriculation de la société marque la création effective de celle-ci. Elle a alors une personnalité morale propre (sauf en cas de création d’entreprise où il n’y a pas de distinction entre la personnalité de l’entrepreneur et celle de l’entreprise). Vous avez votre k-bis en main (ou avis de situation SIRENE pour une entreprise), vous avez ouvert le compte en banque, vous avez choisi le siège social et trouvé un local commercial si besoin et enfin vos fournisseurs pour vous approvisionner ont été sélectionnés. Reste encore toutefois d’autres démarches à réaliser…
Vérifier les documents fiscaux
La réception du k-bis marque la création effective de la société. Si vous êtes en entreprise, c’est l’avis de situation SIRENE qui fait office de k-bis. Dans un cas comme dans l’autre, il s’agit d’un document important, sorte de carte d’identité, qui recense les principales informations concernant la société.
Il est important de les vérifier afin de s’assurer qu’ils ne comportent pas d’erreurs. Vous devrez ainsi vérifier l’orthographe de la société et le nom des associés. D’autres informations peuvent être erronées comme le code APE si l’activité principale n’a pas été correctement renseignée. Cela aura un impact sur la convention collective applicable.
Vous devrez aussi vérifier les informations fiscales qui y figurent, mais également sur la lettre d’accueil de l’administration fiscale et sur les premières déclarations.
A ce propos, il est important de se méfier de tous les documents reçus. Il existe de nombreuses arnaques demandant aux créateurs d’entreprise de s’inscrire à des registres prétendument obligatoires, ou de payer pour recevoir le numéro de TVA intracommunautaire. Les escrocs n’hésitent pas à jouer sur des noms prêtant à confusion, par exemple RSI – registre des sociétés indépendantes – au lieu de régime social des indépendants…
Enfin, vous devrez transmettre le k-bis à la banque afin que le capital soit débloqué.
Souscrire une assurance
La souscription d’une assurance n’est obligatoire que dans certains secteurs d’activité. C’est le cas notamment pour :
- Les professions règlementées qui doivent souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle ;
- Les entreprises dans le secteur du bâtiment qui doivent avoir une assurance décennale ;
- Les sociétés ayant des véhicules, qui sont dans l’obligation de les assurer ;
- Les entreprises qui louent un local.
Bien que non obligatoire, les entreprises peuvent trouver un fort intérêt à souscrire une assurance, notamment la responsabilité civile professionnelle. Elle permet d’être couvert en cas de dommages causés à un tiers par l’entreprise, son salarié ou ses produits.
Enfin, il faut noter qu’il existe de nombreuses autres assurances permettant de protéger les biens de l’entreprise, son stock, ses salariés, ses dirigeants…
Mettre en place la facturation et la comptabilité
Il est nécessaire de se pencher, dès le lancement de l’activité, sur tout l’aspect comptable. En fonction de la forme juridique choisie, il sera en effet nécessaire de tenir une comptabilité (les autoentreprises n’en ont pas besoin). Il faudra alors saisir les factures et les règlements, tenir les documents comptables obligatoires (livre-journal et grand-livre) et réaliser les déclarations comptables annuels (bilan, compte de résultat et annexe).
Pour cela, l’entrepreneur peut choisir de réaliser lui-même les démarches, ou de les sous-traiter à un expert-comptable, en fonction de ses compétences mais aussi du temps qu’il a à y consacrer et de son budget.
Il devra également mettre en place la facturation. En fonction du nombre de factures à réaliser tous les mois, il pourra choisir d’utiliser un tableur comme Excel ou de passer par un logiciel de facturation.
Faire une demande d’ACCRE dans les 45 jours qui suivent la création
L’ACCRE est une quasi-exonération de charges sociales lors de la première année d’activité. Elle s’adresse aux créateurs d’entreprise :
- Demandeurs d’emploi, indemnisés, indemnisables ou non indemnisés mais inscrits à Pôle Emploi 6 mois durant les 18 derniers ;
- Âgés de moins de 26 ans ou ayant entre 26 et 30 ans en situation de handicap ;
- Bénéficiaires du RSA, de l’ATA ou de l’ASS ;
- Créateurs situés dans une ZUS ;
- Bénéficiaires du complément de libre choix d’activité ;
- Salariés repreneurs licenciés d’une société en sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire.
Afin d’y prétendre, une demande doit être faite lors de la création de la société ou dans les 45 jours suivants.
Adhérer à un centre de gestion agréé ou à une association de gestion agréée
Les entreprises à l’impôt sur le revenu doivent adhérer à un centre de gestion agréé (ou à une association de gestion agréée pour les professions libérales). Cette adhésion leur permet de ne pas avoir un impôt majoré de 25%. Elle doit être réalisée dans les 5 mois suivant la création.
Recruter ses premiers salariés
Le recrutement des premiers salariés implique la réalisation de nombreuses démarches administratives :
- Rédiger un DUERP (document unique d’évaluation des risques professionnels) ;
- Ouvrir un registre unique du personnel ;
- Ouvrir un registre des observations et des mises en demeure ;
- S’immatriculer auprès d’une caisse de retraite complémentaire ;
- Procéder à l’affichage des documents obligatoires.
Concernant les démarches spécifiques liées à l’embauche du salarié, il faut :
- Lui faire signer son contrat de travail ;
- Réaliser une DPAE (déclaration préalable à l’embauche) ;
- L’inscrire sur le registre unique du personnel ;
- L’enregistrer auprès d’une caisse de retraite complémentaire.
S’inscrire sur le site des impôts pour réaliser les télé-déclarations et le télépaiement
Afin de pouvoir télé-déclarer et télé-payer les taxes et les impôts, les entreprises doivent créer leur compte professionnel sur le site des impôts. Il faut dans un premier temps créer l’espace simplifié en indiquant le numéro SIREN puis une adresse électronique, un mot de passe et les coordonnées du titulaire de l’espace. Un lien d’activation est ensuite reçu par e-mail et permet de recevoir un autre code d’activation, cette fois-ci par voie postale.
Mettre en place des outils de pilotage
Il est nécessaire de se doter d’outils de pilotage afin de veiller à la bonne santé financière et économique de l’entreprise :
- Suivre la trésorerie en réalisant des prévisions et en s’assurant que les clients payent dans les temps. Si ce n’est pas le cas, il faudra mettre en place une procédure de relance des factures impayées ;
- Analyser les produits en déterminant les ventes par catégorie, les quantités, le chiffre d’affaires… ;
- Calculer les charges et déterminer la marge de l’entreprise ;
- Réaliser un fichier client afin de connaitre leurs goûts, leur historique d’achat et de répondre au mieux à leurs besoins.