Le registre des assemblées générales : obligations, formalisme et version numérique

Dernière mise à jour le 30 mai 2026

Chaque fois qu’une assemblée générale se tient dans votre société — qu’elle soit ordinaire (AGO) ou extraordinaire (AGE) — ses décisions doivent être consignées dans un procès-verbal, lui-même archivé dans un document officiel : le registre des assemblées générales.

Ce registre est obligatoire pour toutes les sociétés, civiles ou commerciales, quelle que soit leur taille. Il constitue la mémoire juridique de la société et peut être consulté à tout moment par l’administration fiscale, les organismes sociaux ou les associés eux-mêmes.

Dans cet article, nous détaillons ce que doit contenir ce registre, le formalisme à respecter, combien il coûte, combien de temps le conserver — et si une version numérique est désormais possible.

Qu’est-ce qu’un registre des assemblées générales ?

Le registre des assemblées générales est un document relié, coté et paraphé, dans lequel sont conservés chronologiquement tous les procès-verbaux d’assemblées générales ordinaires et extraordinaires depuis la création de la société.

📚 Que doit contenir chaque procès-verbal ?

Un PV d’assemblée générale doit mentionner les informations suivantes :

• La date, l’heure et le lieu de l’assemblée
• Le type d’assemblée (AGO, AGE ou assemblée mixte)
• Le nom et prénom de chaque associé présent ou représenté, avec le nombre de parts ou d’actions détenues
• La liste des documents présentés (comptes annuels, rapport de gestion, rapport du commissaire aux comptes…)
• Un résumé des discussions et des débats
• Le texte intégral de chaque résolution soumise au vote
• Le résultat de chaque vote (nombre de voix pour, contre, abstentions)
• Les décisions adoptées

Pour les SARL, le PV doit également mentionner le nom du président de séance et le nombre de parts sociales de chaque associé présent.

👩‍🦳 Qui signe le PV ?

Forme juridique	Signataires
EURL / SARL	Le ou les gérants
SAS / SASU	Le président
SA	Les membres du bureau (président, secrétaire, scrutateurs)
SNC	Tous les associés présents

Quel formalisme doit respecter le registre des assemblées générales ?

📓 Le registre des AG doit obligatoirement être coté et paraphé avant toute utilisation. Ces deux opérations garantissent l’intégrité du registre et rendent toute falsification détectable :

• Coter : un numéro est apposé sur chaque page par perforation, de façon continue et sans saut. Cela garantit qu’aucune page ne peut être retirée ou remplacée sans que cela ne soit visible.
• Parapher : un cachet officiel est apposé sur la première et la dernière page du registre, attestant de son authenticité.

⚖️ Ces formalités peuvent être accomplies auprès de :

• Le greffier du tribunal de commerce (payant, entre 4 et 12 € selon le greffe)
• Le juge du tribunal judiciaire
• Le maire de la commune ou son adjoint (gratuit)

Règles d’utilisation :

Les pages doivent être remplies sans laisser de blanc entre deux PV successifs.

Il est interdit de coller des feuillets imprimés dans le registre : les PV doivent être rédigés directement sur les pages ou recopiés à la main (ou dactylographiés si le registre est à feuillets mobiles pré-numérotés).

Aucune rature ni correction ne doit apparaître sans paraphe du signataire.

Le registre des AG peut-il être tenu sous format numérique ?

💻 C’est la question que se posent de nombreux dirigeants, notamment depuis la généralisation des signatures électroniques et des assemblées à distance.

La réponse est oui, sous conditions. Depuis l’ordonnance du 2 mai 2018 et les décrets d’application qui ont suivi, les sociétés peuvent tenir leur registre des AG sous forme électronique, à condition de respecter les exigences suivantes :

• Le registre numérique doit garantir l’authenticité et l’intégrité des PV (impossibilité de modification après signature)
• Les PV doivent être signés électroniquement par les personnes habilitées, avec une signature ayant valeur juridique (signature qualifiée ou avancée au sens du règlement européen eIDAS)
• Le registre doit permettre une consultation à tout moment par les personnes autorisées (associés, administration)

En pratique, plusieurs logiciels de gestion juridique permettent désormais de tenir un registre des AG entièrement dématérialisé et conforme. Cette solution est particulièrement adaptée aux sociétés dont les associés sont géographiquement éloignés ou qui tiennent leurs assemblées à distance.

⚠️ Si vous optez pour un registre numérique, vérifiez que votre solution garantit l’horodatage certifié des documents et leur archivage sécurisé sur le long terme. En cas de contrôle, vous devez être en mesure de produire les PV dans un format lisible et authentifiable.

Combien coûte un registre des assemblées générales ?

💶 Il coûte au minimum entre 10€ et 15€ à l’achat. Il faut ensuite ajouter les frais pour le faire coter et parapher. Ces frais varient entre 4 et 12€ selon les greffes et sont gratuits en mairie.

Il se présente sous forme d’un cahier ou d’un classeur. On en trouve facilement sur Internet ou dans les papeteries spécialisées.

A quoi sert-il?

Le registre des AG remplit plusieurs rôles essentiels :

⚖️ Preuve juridique : il constitue la preuve officielle des décisions prises par les associés. En cas de litige entre associés, de contrôle fiscal, de vérification par les organismes sociaux (URSSAF) ou d’audit lors d’une cession d’entreprise, le registre est la référence. Un PV absent ou irrégulier fragilise la décision qu’il est censé consigner.

🏦 Mémoire de la société : il permet de retracer l’historique des décisions importantes : affectations du résultat, nominations et révocations de dirigeants, modifications statutaires, distributions de dividendes. C’est particulièrement utile lors d’une cession d’entreprise, d’une levée de fonds ou d’une transmission.

🤫 Outil de transparence entre associés : tout associé a le droit de consulter le registre des AG. C’est un droit légal qui garantit l’accès à l’information sur la vie de la société, indépendamment de la participation au capital.

Combien de temps conserver le registre ?

La loi impose une conservation minimale de 5 ans à compter du dernier PV qui y figure (et non 6 ans comme parfois indiqué). Cependant, en pratique, il est fortement recommandé de conserver le registre sans limite de temps, pour plusieurs raisons :

• Un contrôle fiscal peut porter sur des exercices anciens si une fraude est suspectée (délai de reprise pouvant aller jusqu’à 10 ans en cas de manœuvres frauduleuses)
• En cas de litige entre associés, des décisions prises il y a plus de 5 ans peuvent être contestées
• Lors d’une cession d’entreprise ou d’une transmission familiale, l’acquéreur ou les héritiers voudront accéder à l’historique complet des décisions

Le registre doit être conservé au siège social de la société et mis à disposition des associés qui en font la demande.

Checklist : bien tenir son registre des AG

✅ À la création de la société

☐ Acheter un registre coté et paraphé (greffe, mairie ou version numérique certifiée)

☐ Vérifier que le formalisme de cotation et de paraphe est bien respecté

✅ Après chaque assemblée générale

☐ Rédiger le PV dans les jours suivant l’assemblée

☐ Vérifier que toutes les mentions obligatoires figurent (date, lieu, présents, résolutions, votes)

☐ Faire signer le PV par les personnes habilitées selon la forme juridique

☐ Consigner le PV dans le registre sans laisser de blanc

☐ Pour les AGE : vérifier si une publication d’annonce légale et un dépôt au greffe sont nécessaires

✅ Conservation

☐ Conserver le registre au siège social

☐ Ne pas détruire les registres anciens même après 5 ans

☐ En cas de version numérique : vérifier la conformité de la solution et l’archivage sécurisé

FAQ

Qui doit tenir un registre des AG?

Toutes les sociétés, qu’elles soient civiles ou commerciales, ont l’obligation d’avoir un registre des AG.

Faut-il un registre séparé pour l’AGO et l’AGE ?

Non. Un seul registre suffit pour consigner tous les types d’assemblées générales — ordinaires, extraordinaires et mixtes. Les PV sont classés par ordre chronologique. Il est cependant possible d’avoir plusieurs registres si le premier est rempli : on en ouvre alors un nouveau en continuant la numérotation chronologique.

Peut-on corriger une erreur dans un PV déjà consigné ?

Une erreur matérielle (faute d’orthographe, date incorrecte) peut être corrigée par un PV rectificatif signé par les mêmes personnes que le PV original. Ce PV rectificatif est ensuite consigné à la suite dans le registre. Il est en revanche interdit de modifier physiquement un PV déjà signé et enregistré — cela constituerait un faux en écriture.

Que se passe-t-il si le registre est perdu ou détruit ?

En cas de perte ou de destruction accidentelle (incendie, dégât des eaux), il faut reconstituer le registre sur la base des copies disponibles (archives comptables, greffe pour les dépôts effectués). Il est conseillé de numériser les PV au fur et à mesure et de les conserver sur un support externe sécurisé pour se prémunir contre ce risque, même si le registre physique reste le document de référence.

Qui a le droit de consulter le registre des AG ?

Tout associé, quel que soit le nombre de parts qu’il détient, a le droit de consulter le registre des AG. Ce droit est d’ordre public et ne peut pas être supprimé par les statuts. L’administration fiscale, l’URSSAF et les commissaires aux comptes peuvent également le consulter dans le cadre de leurs missions. En revanche, les tiers (clients, fournisseurs, salariés) n’y ont pas accès.

Faut-il incorporer le texte du bilan dans le registre des AG ?

Non. Les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) ne sont pas reproduits dans le registre des AG. Le PV de l’AGO mentionne simplement que les comptes ont été présentés et approuvés par les associés. Les documents comptables sont conservés séparément dans les archives de la société et déposés au greffe du tribunal de commerce.