La gestion de la caisse

Dernière mise à jour le 4 novembre 2022

La gestion de la caisse est essentielle dans tous les commerces. Elle passe par la mise en place d’un logiciel qui doit notamment permettre de saisir les ventes et de recenser toutes les entrées et les sorties d’argent. Attention, depuis 2018, tous les logiciels de caisse doivent être certifiés. Pour les plus perfectionnés, le logiciel permettra d’aller au-delà et de simplifier la gestion comptable ainsi que de fidéliser les clients. Outre les règles dictées par cet outil, certains principes de contrôle interne doivent également être suivis.

Le logiciel de gestion de la caisse

Caisse enregistreuse ou logiciel de caisse

On trouve toutes sortes de logiciels de caisse, de la version la plus basique à la plus sophistiquée…et du moins cher au plus cher. En entrée de gamme, la caisse enregistreuse est une simple caisse avec un clavier, un afficheur, une imprimante et un tiroir-caisse. Elle ne sert qu’à calculer le montant à payer, à imprimer le ticket de caisse, à encaisser et rendre la monnaie. C’est suffisant pour certains petits commerçants, mais bien souvent, si l’on veut gagner en efficacité, il est nécessaire de choisir un modèle plus élaboré.

Ainsi, afin de bénéficier de fonctions plus avancées, il faut se tourner du côté des logiciels de caisse. Il s’agit alors de logiciels installés sur le poste de travail (ordinateur, smartphone, tablette…) ou utilisables en mode SaaS (Software as a Service). Dans ce cas, le logiciel n’est pas installé en dur et il suffit d’une connexion Internet pour utiliser l’outil.

Fonctionnalités de la caisse

Voici les différentes fonctionnalités possibles :

• Saisie des ventes via un lecteur de code barre, un clavier, un écran tactile… ;
• Calcul de la monnaie à rendre ;
• Impression du ticket de caisse dans différents formats et possibilité d’établir une facture ;
• Annulation d’une vente et impression d’un avoir ;
• Gestion des échanges et des retours ;
• Gestion des remises, des points fidélités et des bons d’achats ;
• Traitement des prix promotionnels ;
• Récapitulatif des ventes par produit, catégorie de produit, taux de TVA… ;
• Calcul des statistiques de ventes ;
• Décrémentation du stock à chaque vente ;
• Clôture de fin de période synthétisant les ventes ;
• Edition du ticket Z périodique récapitulant le chiffre d’affaires, les montants de TVA collectée par taux, les données de paiement (carte bancaire, espèce, chèque) ;
• Digitalisation du ticket de caisse.

Certains logiciels sont même des combinés logiciels de gestion de caisse et de gestion commerciale. A ce titre, ils permettent un véritable suivi de la relation avec les clients, et constitue un atout pour les fidéliser.

Logiciel de caisse certifié et respect RGPD

Depuis 2018, les commerçants qui utilisent une caisse sont dans l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié. Plus précisément, cette obligation concerne les entreprises soumises à TVA, vendant leurs produits à des particulier et réalisant des encaissements en espèces.

Le logiciel doit alors respecter 4 critères pour être conforme à la règlement anti-fraude :

• Sécurité : tous les documents doivent être protégés et datés ;
• Archivage : il doit être régulier, tracé et facilement accessible ;
• Inaltérabilité : il est impossible de supprimer des écritures saisies dans le logiciel ;
• Possibilité de réaliser des clôtures périodiques pour disposer des données récapitulatives.

De plus, pour les logiciels qui disposent d’une base de données clients, des règles en matière de protection des données doivent être suivies. Il s’agit de la norme RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) qui prévoit :

• L’accord de l’utilisateur quant à la collecte des données le concernant ;
• La collecte d’information uniquement dans un but précis et de façon limitée dans le temps ;
• La possibilité pour l’utilisateur d’accéder aux informations le concernant, et d’en demander la rectification ou la suppression ;
• La désignation d’un responsable du fichier ;
• La conservation des données de façon sécurisée ;
• La tenue d’un registre des traitements indiquant les acteurs, les objectifs, les flux s’ils quittent l’Union européenne et les catégories de données personnelles.

Les règles de contrôle interne à respecter dans la gestion de la caisse

Quelques règles de contrôle interne sont à respecter pour bien gérer la caisse :

• La réalisation d’un arrêté de caisse quotidien : à la fin de la journée, le montant physiquement en caisse doit être compté et doit être égal au montant indiqué dans le logiciel de caisse. Lors de ce recomptage, il faut compter tout ce qui se trouve en caisse c’est-à-dire les chèques, les billets de banque, les espèces et les relevés de carte bancaire. Les différents éléments doivent être classés afin de faciliter la remise en banque ;
• Le dépôt en banque doit être réalisé selon une fréquence régulière ou dès le dépassement d’un certain montant ;
• Le fonds de caisse doit être reconstitué chaque jour pour le même montant ;
• Tous les décaissements doivent faire l’objet de justificatifs ;
• La caisse doit être contrôlée de façon inopinée par des personnes indépendantes ;
• Le montant encaissé figurant sur le relevé périodique de la banque doit être comparé à celui figurant sur le bordereau de la banque et celui noté lors du recomptage avant la remise en banque.