L’obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié

Depuis le 1er janvier 2018, les entreprises ont l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié. Cette obligation vise notamment à lutter contre les fraudes à la TVA et a pour but d’éviter la dissimulation d’espèces. Toutes les entreprises ne sont toutefois pas concernées par cette obligation.

Quelles sont les entreprises concernées par l’obligation ?

Les entreprises concernées sont toutes celles assujetties à la TVA qui enregistrent les règlements des clients, non assujettis à la TVA, dans un système de caisse. Les systèmes de caisse sont les systèmes d’information dotés d’un logiciel permettant d’enregistrer des opérations d’encaissement. Ils peuvent ou non être connectés à un logiciel comptable.

Cette obligation ne concerne donc pas les entreprises non soumises à TVA ainsi que les opérations entre deux professionnels faisant l’objet d’une facture. 

Que risque une entreprise qui ne respecte pas cette obligation ?

Une entreprise qui ne respecte pas cette obligation encourt une amende de 7500€, sans compter qu’elle peut avoir plus de chances de se faire contrôler fiscalement.

Elle a alors l’obligation de se mettre en conformité en 60 jours.

Comment respecter l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié ?

Afin de respecter l’obligation, il faut tout simplement choisir un logiciel de caisse conforme. La certification s’obtient de deux façons différentes :

  • Par auto-certification de l’éditeur. C’est donc lui réaliser les tests afin de s’assurer que les critères soient bien respectés. Il fournira alors une attestation à chaque client sur demande. Cette attestation doit être en français et conforme au modèle déterminé par l’administration.
  • Par un organisme certifié : deux organismes sont habilités à fournir cette certification :
    • Le LNE (laboratoire national de métrologie et d’essais ) et le référentiel de certification des systèmes de caisse ;
    • L’Afnor avec le référentiel NF525.

L’administration fiscale ne délivre pas de certificat de conformité.

Quels sont les critères que doit respecter le logiciel de caisse pour être certifié ?

Le logiciel de caisse doit respecter certains critères :

  • Inaltérabilité : toutes les opérations doivent être enregistrées et consignées
  • Sécurité : les documents doivent être datés et protégés
  • Des clôtures régulières (journalières, mensuelles) doivent être réalisées (au moins une annuelle) pour disposer des données cumulées et récapitulatives
  • Un archivage régulier, tracé et facilement accessible doit être possible.

Quelles sont les fraudes évitées grâce au logiciel de caisse certifié ?

Il va permettre d’éviter deux types de fraudes :

  • La fraude à la TVA : en occultant des ventes réalisées, l’entreprise va minimiser sa TVA collectée et donc sa TVA à réserver à l’Etat ;
  • La fraude à l’impôt sur les bénéfices : toujours en occultant des ventes, l’entreprise va réduire son bénéfice imposable.

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