Optimiser son stock

Dernière mise à jour le 27 novembre 2020

Chaque entreprise qui fabrique ou vend des produits est confrontée à plus ou moins grande échelle à des problématiques de stockage. Elle doit en effet, afin d’honorer ses commandes, fournir des produits en temps et en heures à ses clients. Pour cela, elle doit avoir un stock tampon lui permettant de ne pas être en rupture de stock. Elle doit toutefois s’assurer qu’ils ne soient pas trop abondants, afin d’éviter d’avoir des stocks dormants. Pour avoir un juste milieu entre les deux et optimiser son stock, des solutions existent.

L’intérêt d’optimiser son stock

Le coût de stockage

Avoir un stock coûte cher : location de l’entrepôt, paiement des charges afférentes, charges de personnel ayant pour mission de gérer les stocks et l’entrepôt…Le stock représente ainsi une immobilisation inutile de ressources financières.

Il faut en effet savoir qu’il est une des trois composantes du BFR (besoin en fonds de roulement), avec le crédit client et le crédit fournisseur. Plus les stocks vont être élevés, plus l’entreprise devra trouver des ressources sur le court terme pour financer les autres besoins.

La rupture de stock

C’est une situation qui arrive lorsque l’entreprise ne peut pas honorer une commande passée par un client. Si elle a un système d’information élaboré, elle pourra l’informer tout de suite qu’elle n’a pas le produit en stock. Le fournisseur pourra alors proposer des produits de substitution.

Sinon, le client pourra être informé après la commande que le produit n’est plus en stock et ne pourra donc soit pas être livré à temps, soit pas du tout.

Dans un cas comme dans l’autre, le fournisseur risquera alors tout bonnement de passer à côté d’une vente potentielle. Toutefois, dans le premier cas, l’entreprise pourra être davantage proactive en trouvant des solutions immédiatement.

Sur le long terme, de telles situations ont également des conséquences néfastes et peuvent nuire à l’image de l’entreprise.

Les différentes façons d’optimiser son stock

Faire un audit de la situation, un préalable pour optimiser son stock

Première étape : comprendre quel est le problème. L’entreprise est-elle en situation de surstockage ou en rupture de stock ? Est-ce qu’elle l’est sur toutes les références ou seulement sur certaines ? Quelles catégories de produits sont les plus concernées ? S’agit il de tailles en particulier, de matières, de coloris…Quelle est l’ampleur du problème ? Il pourra être intéressant, à cette étape, de calculer des ratios et des indicateurs comme :

• Le taux de disponibilité : nombre de références disponibles / nombre de références cataloguées ;
• Le taux de service : quantités commandées / quantités livrées ;
• Le délai moyen de livraison ;
• Le délai de rotation des stocks.

Comprendre les causes

Deuxième étape : comprendre d’où vient le problème. S’agit t-il d’une mauvaise anticipation des ventes, d’un événement exceptionnel (crise sanitaire par exemple) ? Y a t’il eu un changement majeur de technologie rendant les anciens produits obsolètes ? Y a t-il eu des modifications législatives rendant les anciens produits invendables ?

Se focaliser sur certaines références

Si l’entreprise a un trop grand nombre de références à gérer, elle devra se focaliser sur certains produits, par exemple ceux à plus forte valeur ajoutée, ou ceux qui se vendent le mieux. Pour cela, l’entreprise pourra classer les produits selon la méthode ABC, qui repose sur la loi de Pareto :

• Les produits A seront par exemple ceux qui se vendent le mieux et qu’il faut compter tous les mois ;
• Les produits B ceux qui se vendent normalement et qu’il faut compter tous les trimestres ;
• Les produits C ceux qui se vendent moins et qu’il faut compter tous les semestres.

Anticiper les ventes afin d’optimiser son stock

Bien plus facile à dire qu’à faire : il est nécessaire d’anticiper les ventes. Il faudra sans cesse être en veille : veille concurrentielle, veille technologique, veille législative…Si les ventes ont lieu à une période de l’année en particulier (par exemple au moment de noël pour les jouets), il faudra être sur le qui-vive. Il sera nécessaire de réaliser des statistiques pour comprendre l’historique et connaître parfaitement le marché sur lequel l’entreprise évolue.

Maitriser l’approvisionnement

Il existe plusieurs méthodes d’approvisionnement. Il faudra choisir la plus adaptée à l’entreprise :

• La méthode de réapprovisionnement est à exclure car elle ne permet pas de faire varier ni les quantités ni le délai entre chaque commande ;
• La méthode à point de commande consiste à avoir des quantités identiques mais avec des délais variables ;
• La méthode de recomplétement périodique consiste à commander à date fixe mais avec des quantités variables ;
• La méthode de réapprovisomment à la commande consiste à faire varier le délai et les quantités.

Plusieurs stratégies de stockage existent :

• Stratégie de niveau en mettant en place un stock d’anticipation ;
• Stratégie de poursuite en diminuant le stock mais en permettant une plus grande flexibilité notamment grâce à main d’œuvre variable (intérim ou CDD) ou en ayant recours à la sous-traitance. C’est ce que les entreprises travaillant en flux tendu, aussi appelé juste-à-temps, réussissent à mettre en place ;
• Stratégie de management de la demande qui consiste à faire varier le prix.

Négocier avec les fournisseurs

Les fournisseurs ont un rôle important dans la gestion du stock. Plusieurs éléments feront l’objet d’une négociation avec eux afin d’accélérer les approvisionnements et de réduire les délais d’obtention :

• Accélérer les délais de livraison ;
• Maitriser le prix : le prix unitaire va ainsi être dégressif avec l’augmentation des quantités. Une grosse commande d’implantation va permettre de réduire le coût de production ;
• En faisant varier la quantité minimum de commandes, imposée par certains fournisseurs.

Mettre en place un stock unifié

Il est essentiel, pour une entreprise ayant plusieurs lieux de stockage et/ou plusieurs points de ventes, d’avoir un stock unifié. Cela signifie qu’elle disposera sur un même système d’information de l’ensemble des données. Le gestionnaire pourra savoir en temps réel où se situe le stock. Il pourra procéder à des échanges afin de transférer les références en surstock vers des endroits qui en manquent.

Se doter d’un logiciel de gestion des stocks pour optimiser son stock

Le logiciel de gestion des stocks va avoir une importance capitale. Il va être un allié pour suivre les stocks, gérer les approvisionnements et mettre en place des indicateurs :

• Automatisation des entrées et des sorties de stock ;
• Calcul du stock disponible en temps réel ;
• Gestion des commandes clients et des retours éventuels ;
• Gestion des commandes fournisseurs, parfois en EDI (échange de données informatisées). Cela évite d’avoir à passer par tout le processus bon de commande, bon de livraison, vérification avec les factures, enregistrement comptable… ;
• Statistiques et historique des mouvements ;
• Mise en place d’indicateurs comme le stock d’alerte qui permettra de déclencher une commande automatique ;
• Impression des code-barres…

Réaliser des inventaires

Certains problèmes peuvent provenir d’un stock théorique faux. Il s’agit du stock calculé par le logiciel, additionnant au stock initial les approvisionnements et déduisant les ventes. C’est à partir de ces informations que les décisions seront prises, notamment en ce qui concerne les commandes de réassorts.

Toutefois, les données peuvent être fausses pour de multiples raisons :

• Si des produits sont volés, cassés, endommagés ;
• Si les données entrées dans le système sont fausses (par exemple les calculs réalisés à partir de la gamme et de la nomenclature, qui indiquent qu’il faut x quantités pour fabriquer un produit alors qu’il en faut y).

Afin de corriger ces écarts d’inventaire (différences entre le stock théorique et le stock physique), il faut mettre à jour le système avec le stock réel trouvé lors d’inventaires physiques (inventaire annuel ou inventaire tournant).

Ecouler les surstocks 

Il existe de nombreuses façons d’écouler son stock. Toutefois, toutes ne sont pas bonnes à adopter. En effet, certains magasins, dans le luxe ou tout du moins avec un niveau de qualité minimum, n’ont pas intérêt à brader leurs produits, au risque de dégrader l’image de marque.

Les autres pourront opter à loisirs pour :

• La réalisation de promotions commerciales : soldes, liquidations, braderies ;
• La vente à un destockeur : magasins de destockage, sites de ventes privées en ligne, magasins d’usine ;
• Les dons à des associations, permettant d’améliorer l’image de marque de l’entreprise mais aussi de bénéficier d’avantages fiscaux sous forme d’un crédit d’impôt.

Mettre en place une procédure achats

La politique achat a également un rôle important à jouer dans la maitrise du stockage. Ainsi, il faudra procéder à une rationalisation du nombre de fournisseurs afin de gagner en flexibilité et en rapidité.

Le nombre de références devra également être diminué, là encore afin de simplifier le système d’approvisionnement et de fabrication. Enfin, il pourra aussi être envisagé de simplifier la conception d’un produit. Un article plus simple à fabriquer est un article qui sera livré plus rapidement au client.

Ranger correctement le stock

Un rangement correct du stock permettra de retrouver plus facilement les produits et de diminuer le temps de manutention. Il existe plusieurs méthodes de rangement des stocks :

• Le tout venant (CUMP) : les produits sont rangés sans ordre particulier ;
• Le LIFO (last in first out) : les produits qui sont rangés en dernier sont ceux qui sortent en premier. Dans les faits assez peu d’entreprises utilisent cette méthode car il est rare pour un produit de prendre de la valeur avec le temps ;
• Le FIFO (first in first out) : les produits qui sont rangés en premier sont ceux qui sortent en premier. Il est essentiel d’adopter cette méthode pour les stocks périssables.