La procédure achats est une procédure qui explique comment se déroulent les achats dans une entreprise notamment les rôles de chacun. Elle permet de s’assurer que le contrôle interne au sein de l’entreprise est efficace et que les charges sont réalisées dans l’intérêt de l’entreprise.

Pourquoi mettre en place une procédure achats ?

Mettre en place une procédure achats est indispensable afin de s’assurer que le contrôle interne est efficace :

  • Les achats doivent être justifiés et dans l’intérêt de l’entreprise ;
  • Les factures doivent être correctement comptabilisées ;
  • Elles doivent correspondre à des dépenses réelles.

La mise en place et le respect de la procédure achats visent à améliorer la qualité tout en diminuant ou maintenant les coûts et en respectant les délais requis.

Quelles informations doivent figurer dans une procédure achats ?

Dans une procédure achats doivent figurer des éléments essentiels de contrôle interne et de respects des normes ISO :

  • La manifestation et la définition du besoin ainsi que la recherche de fournisseurs, de prestataires ou de sous-traitants : règles en matière de sélection du fournisseur, de négociation, de contractualisation ;
  • L’évaluation des fournisseurs : la norme ISO 9001 prévoit que l’évaluation des fournisseurs porte sur leurs « aptitudes à fournir un produit conforme aux exigences » ;
  • L’émission de la commande : conditions de règlement des fournisseurs, types de commandes… ;
  • La réception de la commande : personnes habilitées à réceptionner, gestion des écarts entre la commande et la livraison… ;
  • La gestion des factures : saisie des factures, rapprochement des factures et des bons de réception, gestion des écarts entre les deux, gestion comptable des avances fournisseurs, tâches de fin de mois (justification des factures non parvenues et des factures n’ayant pas fait l’objet d’une livraison ou d’une prestation) ;
  • La séparation des tâches et des fonctions : la personne qui saisie la facture doit être différente de la personne qui passe les commandes ;
  • Les règles de validation des factures par la hiérarchie avec des délégations de signature différentes en fonction des montants et le contrôle des signatures avant l’enregistrement en comptabilité et le règlement ;
  • Les types de règlement et la façon de procéder pour chaque (traites, virements et chèques). A noter que la loi de modernisation de l’économie prévoit que les fournisseurs ne peuvent pas être réglés au delà de 45 jours fin de mois ou 60 jours date d’émission de la facture ;
  • La gestion en cas de litige avec un fournisseur.

Comment mettre en place une procédure achats ?

La première étape pour mettre en place une procédure achats est de connaître l’existant. Il faut interroger les différentes personnes intervenant dans la chaîne achats comme le contrôleur de gestion, le comptable ou le trésorier. Dans une organisation avec plusieurs départements, il faudra interroger les personnes clés de tous les départements. Le but est ensuite de procéder à une harmonisation et de connaître les bonnes pratiques ainsi que les dysfonctionnements.

Mettre en place une procédure achats
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