Les documents comptables obligatoires

Dernière mise à jour le 3 juillet 2022

Les documents comptables de l’entreprise sont les documents dans lesquels figurent toutes les opérations comptables. Certains de ces documents doivent obligatoirement être présents dans l’entreprise.

Quelles entreprises sont concernées par la tenue des documents comptables obligatoires ?

Les commerçants, artisans, professions libérales soumis au régime réel d’imposition doivent tenir les documents comptables mentionnés ci dessous.

Ainsi les auto-entrepreneurs et les entreprises placés sous le régime de la micro-entreprise ne sont pas soumis à cette obligation. Ils sont soumis à une autre obligation : tenir un livre des recettes. C’est un document qui répertorie de façon chronologique toutes les ventes en y précisant :

• La date d’encaissement ;
• Le mode d’encaissement ;
• Le numéro de facture ;
• Le nom du client ;
• La nature de la vente ;
• Le montant.

Il est possible, en cas d’encaissement inférieur à 76€, de comptabiliser la vente dans le livre de manière globale en fin de journée.

Quels sont les documents comptables à tenir obligatoirement ?

 Les documents comptables à tenir obligatoirement sont :

• Le livre journal : le livre journal recense les mouvements financiers de l’entreprise. Il est tenu quotidiennement et de façon chronologique. Chaque mouvement (charge ou produit) doit être détaillé en mentionnant la date, l’objet, le mode de règlement et le numéro de facture (la pièce justificative doit être conservée) ;
• Le grand livre : le grand livre reprend les mêmes informations que le livre journal mais les opérations sont recensées par numéro de compte comptable ;
• Le livre d’inventaire : le livre comprend les documents qui sont réalisés lors de la clôture annuelle des comptes :
  • Le bilan présentant le patrimoine de l’entreprise à un instant T, avec d’un côté ce qu’elle possède (l’actif) et de l’autre ce qu’elle doit (le passif) ;
  • Le compte de résultat : il indique les produits et les charges sur l’année. La différence permet d’obtenir le résultat ;
  • Les annexes qui vont préciser certains éléments comme le calcul des plus-values ou des amortissements.

Certains documents peuvent être tenus si nécessaire :

• Le livre journal et le grand livre peuvent être déclinés en journaux auxiliaires ;
• Un document décrivant l’organisation comptable et les procédures peut être établi pour comprendre la réalisation des comptes ;
• Une balance, un livre des comptes clients et un livre des comptes fournisseurs peuvent également être tenus.

A noter également que certaines professions (brocanteurs et antiquaires, agents immobiliers…) doivent tenir des livres spéciaux.

Que risque t-on en cas de non-respect de la loi ?

En cas de non respect de ces obligations, le contrevenant risque jusqu’à 9000€ d’amende.

Quel est le délai de conservation de ces documents ?

Ils doivent être conservés pendant 10 ans.