L’organisation financière d’une société

Dans une société, quelque soit sa taille, il faut qu’au moins une ou plusieurs personnes aient en charge tout l’aspect financier de l’entreprise. Ces missions sont souvent assurées par le chef d’entreprise, avec l’éventuel soutien d’un expert-comptable, dans le cas d’une société unipersonnelle. Dans des sociétés de taille plus importante, elles sont assurées par plusieurs personnes. L’organisation financière d’une société se compose ainsi généralement de la comptabilité, la trésorerie et le contrôle de gestion.

La comptabilité

Une personne dans la société doit être en charge de la comptabilité. Elle doit s’occuper de la comptabilité client et de la comptabilité fournisseur.

Dans le premier cas, il s’agira d’émettre des factures, ou des tickets de caisse dans le cas de la vente en magasin directement aux clients (BtoC). Il faudra également saisir le paiement relatif à ces factures (encaissement de la monnaie, lettrage des comptes pour faire correspondre un règlement (virement bancaire, remise de chèque…) à une facture). Les factures non réglées devront ensuite être relancées.

La comptabilité fournisseur consiste quant à elle à enregistrer les factures d’achats reçues des fournisseurs.

La personne en charge de la comptabilité doit, de plus, s’occuper de toutes les tâches afférentes à la clôture des comptes et aux déclarations fiscales :

  • Bilan : il s’agit d’un document permettant de connaitre la patrimoine de l’entreprise à un instant T ;
  • Compte de résultat : il fera le déroulé de l’activité de l’entreprise sur l’année en présentant d’un côté les charges et de l’autre les produits ;
  • Liasse fiscale : il permettra de préciser certains aspects des comptes annuels (immobilisations, plus-values….) ;
  • Déclarations de TVA : la forme de ces déclarations dépendra du régime de TVA :
    • Deux acomptes et une déclaration annuelle (CA12) pour le régime réel simplifié ;
    • Une déclaration mensuelle (ou trimestrielle si la TVA annuelle est inférieure à 4 000€) pour les entreprises au régime réel normal.
  • Déclarations d’impôt sur les sociétés ou d’impôt sur le revenu.

En cas de manque de moyens en interne, ces tâches peuvent être aisément être sous-traitées à un cabinet d’expertise comptable.

La trésorerie

Une personne dans la société doit s’occuper de la trésorerie. Elle doit s’assurer du paiement des clients et des fournisseurs. Si le client ne paye pas dans les temps, elle doit le relancer afin de se faire payer le plus rapidement possible. Ces relances peuvent prendre différentes formes en fonction de la gravité de la situation (montant, délai de retard…). Ils peuvent aller du simple appel téléphonique à la mise en place d’une injonction de payer via huissier.

Un autre point essentiel de l’activité réside dans la réalisation des prévisions de trésorerie. Il est essentiel de connaitre les montants qui seront prochainement encaissés ainsi que les décaissements. En cas de situation potentiellement problématique, il faudra trouver des solutions comme décaler un gros investissement ou demander aux fournisseurs un délai de paiement plus long.

Le trésorier doit, de plus, être en relation avec les banques pour négocier les frais bancaires et les éventuels découverts.

Là aussi, en cas de manque de moyens en interne, les relances des clients peuvent être sous-traitées à une société d’affacturage qui, moyennant une commission, versera à l’entreprise le montant de sa créance et s’occupera des démarches pour se faire payer.

Le contrôle de gestion

Une personne dans la société doit être en charge du contrôle de gestion. Sa mission sera d’analyser la rentabilité de la société, ou d’un service, d’une activité, d’un produit en particulier. En cas de non atteinte des objectifs, des solutions correctives devront être apportées :

  • Assurer un soutien aux décisions stratégiques de l’entreprise ;
  • Apporter des informations fiables aux dirigeants ;
  • S’occuper de la réalisation du budget et des prévisions ;
  • Analyser les écarts entre ces deux référentiels et le budget ;
  • Réaliser des reportings aux opérationnels et aux membres de la direction.

Contrairement aux deux missions précédentes, c’est un des aspects de l’organisation financière d’une société qui peut difficilement être sous-traité. Il est possible de se faire aider pour la construction des tableaux de bord et la mise en place d’un système d’information efficace mais l’analyse reviendra in fine aux membres de l’entreprise.

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