Dernière mise à jour le 7 octobre 2020
La balance comptable est un document qui reprend tous les comptes du grand livre. En d’autres termes, c’est un état récapitulatif des comptes qui reprend les totaux au débit et au crédit et qui montre ainsi l’état de chaque compte pour la période. Il existe donc plusieurs types de balance : la balance générale qui montre l’intégralité des comptes, la balance auxiliaire qui montre uniquement les comptes clients ou les comptes fournisseurs et la balance âgée. On parle aussi de balance avant inventaire, de balance après inventaire et de balance de clôture.
Quelles sont les informations présentes dans la balance comptable ?
Les informations indiquées dans la balance comptable sont :
- Intitulé du compte ;
- N° de compte ;
- Total débit ;
- Total crédit ;
- Solde créditeur du compte ;
- Solde débiteur du compte.
A quoi sert la balance comptable ?
La balance comptable sert à contrôler les comptes (bilan et compte de résultat). C’est pourquoi, elle est utile aux commissaires aux comptes quand ils viennent auditer l’entreprise. Elle est donc souvent éditée au moment de la clôture dans le cadre de la révision des comptes. Des comparaisons vont être établies par rapport à l’année précédente pour identifier et analyser l’évolution. A noter toutefois que sa tenue n’est pas obligatoire.
Elle est aussi utilisée pour établir des déclarations de TVA.
En outre, elle permet de connaitre une situation comme le montant disponible en banque ou en caisse, le montant dû en compte client ou le montant à régler en compte fournisseur….
Elle doit être équilibrée, c’est-à-dire que le total au débit doit être égal au total au crédit.
Quels sont les types de balance comptable existants ?
Il existe différents types de balance :
- La balance avant inventaire qui présente l’ensemble des écritures avant les régularisations de fin de période ;
- La balance après inventaire qui présente l’ensemble des écritures après les régularisations de fin d’année :
- Amortissements : ils permettent de constater la perte de valeur d’une immobilisation dans le temps, en raison notamment de son utilisation ;
- Stocks : c’est le coût d’achat des marchandises vendues qui doit être retenu en comptabilité, et non le coût d’achat des marchandises achetées. Il faut donc constater en comptabilité, à chaque clôture des comptes, le stock final et la variation de stock ;
- Provisions : répondant au principe comptable de prudence, les provisions vont permettre de comptabiliser un passif dont le montant et/ou l’échéance ne sont pas connus de façon précise à l’avance ;
- Dépréciations : ils permettent de constater la perte de valeur d’un actif, par exemple des créances douteuses dont on sait que la probabilité de recouvrement sera faible ;
- Charges constatées d’avance ;
- Produits constatés d’avance ;
- Factures non parvenues ;
- Produits à recevoir.
- La balance de clôture qui présente uniquement les éléments du bilan.
A noter que l’on parle aussi de :
- Balance générale qui fait apparaître l’intégralité des comptes ;
- Balance auxiliaire et de balance de tiers qui indiquent le détail des comptes fournisseurs et clients ;
- Balance âgée qui montre les échéances des clients par date d’encours.
La balance générale
La balance générale montre l’intégralité des comptes comptables. Ils sont classés dans l’ordre du plan comptable. La balance générale indique le solde final et fait apparaître tous les éléments mentionnés ci-dessus (intitulé et n° du compte, total débit et total crédit, solde créditeur et solde débiteur).
La balance auxiliaire
La balance auxiliaire montre uniquement les comptes fournisseurs (compte 401) et les comptes clients (compte 411). Elle présente le numéro du compte client (dans l’idéal, un compte comptable par client), le nom du client, le solde à l’ouverture et le solde à la clôture ainsi que le total des débits et le total des crédits.
La balance âgée
La balance âgée fait apparaître les créances des clients par date d’encours. Elle indique ainsi pour chaque client les montants dus, les montants non échus et les échéances en retard (de 0 à 30 jours, de 30 à 60 jours, de 60 à 90 jours…)