Comptabiliser les notes de frais

Dernière mise à jour le 28 août 2020

Si vos salariés sont amenés à réaliser des dépenses avec leur propre argent pour le compte de la société, il est nécessaire de mettre en place une procédure de remboursement de notes de frais. Une fois les documents complétés par les salariés et validés par leurs supérieurs, ils seront remis à la comptabilité. Il faudra alors comptabiliser les notes de frais correctement et garder les justificatifs.

Quels sont les documents à recevoir pour comptabiliser les notes de frais ?

Pour comptabiliser les notes de frais, il est essentiel de recevoir tous les documents justificatifs dûment complétés. Il s’agit de :

• La fiche de note de frais prévue par l’entreprise. Elle comprend généralement les éléments suivants :
  • Le nom du demandeur ;
  • Son service ;
  • La nature des dépenses ;
  • Le montant HT, TTC et de TVA ;
  • Le total ;
  • La signature du demandeur ;
  • La signature du responsable hiérarchique ;
  • La date de demande
• Les justificatifs :
  • Billets d’avion ou de train ;
  • Notes de taxi ou de service de chauffeur comme Uber ;
  • Tickets de péage ou de stationnement ;
  • Factures d’hôtel ;
  • Tickets de caisse ;
  • Addition au restaurant avec le nom des clients/fournisseurs et autres partenaires de l’entreprise invités.

En cas d’erreur ou d’oubli, le comptable ne doit pas comptabiliser la note de frais et doit la retourner à son émetteur.

Quelles sont les règles à respecter pour qu’une dépense puisse passer en notes de frais ?

Certaines dépenses, même si elles ont été engagées pour l’entreprise, ne peuvent pas passer en notes de frais si les conditions de fond et/ou de forme ne sont pas respectées :

• En cas d’invitation au restaurant, le nom des invités et le motif de l’invitation doivent être indiqués ;
• Le remboursement d’une nuit à l’hôtel n’est possible que si l’éloignement par rapport à la société est de plus de 50 kilomètres ou qu’il est impossible au salarié de rentrer chez lui en moins d’une heure et demi ;
• Les cadeaux doivent être faits dans l’intérêt de l’entreprise et leur valeur doit être raisonnable. Dans ce cas, la TVA n’est déductible que pour les cadeaux d’une valeur inférieure à 65€. Si le montant des cadeaux faits dans l’année est supérieur à 3 000€, l’entreprise devra compléter la déclaration 2067 « relevé des frais généraux » ;
• Le remboursement des indemnités kilométriques doit suivre une procédure spécifique : transmission d’un document indiquant le véhicule utilisé, sa puissance fiscale, trajet effectué…ainsi que remise de la carte grise. Pour en savoir plus, consultez notre article sur le remboursement des indemnités kilométriques.

Enfin, l’employeur peut lui aussi édicter ses propres règles afin de limiter les abus. Il peut par exemple imposer :

• Un délai maximum pour recevoir les notes de frais ;
• Un montant maximum à ne pas dépasser par catégorie (invitation au restaurant, nuit à l’hôtel, billet d’avion…)

Comment comptabiliser les notes de frais ?

La comptabilisation des notes de frais se fait de la même façon que pour une facture fournisseur. Le compte 421 (personnel rémunérations dues) remplace toutefois le compte 401 (fournisseurs). Au niveau des comptes de charge, il existe une multitude de comptes différents en fonction de la charge en question. Les comptes de charge les plus souvent utilisés sont :

• 6234 Cadeaux (offerts à des tiers) ;
• 6251 Frais de déplacement pour les billets d’avion, de train… ;
• 6256 Frais de mission pour les notes de taxi par exemple ;
• 6257 Frais de réception pour les repas au restaurant ;
• 6064 Fournitures administratives pour les petits achats ;
• 6181 Documentation générale pour les journaux spécialisés par exemple.

Si la note de frais est réalisée par un associé et non un salarié, le remboursement transitera par le compte 455 (compte courant d’associé) et non par le compte 421. Pour en savoir plus, consultez notre article sur les frais engagés par les associés, notamment au moment de la création de la société.

Si une partie de l’indemnisation est soumise à charges sociales, il faudra utiliser pour cette fraction le compte 6414 : indemnités et avantages divers.

De plus, il convient de noter que la TVA sur les dépenses de transport collectif et d’hébergement n’est pas déductible, même si elle est indiquée sur la facture.

Quels sont les types de remboursement possibles ?

Il existe deux types de remboursement : selon les frais engagés et de manière forfaitaire. Le remboursement de manière forfaitaire permet de ne pas s’encombrer de toute la procédure de remboursement de notes de frais. Toutefois, elle doit être prévue dans le contrat de travail. Cette clause ne peut toutefois pas aboutir à un salaire inférieur au SMIC. De plus, elle peut résulter en deux situations opposées :

• Soit le montant dépensé par le salarié est supérieur au remboursement et dans ce cas il est perdant ;
• Soit le montant dépensé par le salarié est inférieur au remboursement et c’est dans ce cas l’entreprise qui est perdante.

Quelles sont les notes de frais soumises à charges sociales ?

Les notes de frais qui sont soumises à charges sociales sont les remboursements qui dépassent le barème de l’URSSAF. Tous les ans, l’URSSAF fixe en effet un barème d’exonération de charges sociales. Par exemple, pour les repas en 2017, ce barème était le suivant :

• 18,40€ pour un repas.au restaurant ;
• 9€ si le salarié peut ne pas prendre ce repas au restaurant ;

Pour en savoir plus, consultez le site de l’URSSAF.

Que risque une entreprise en cas de mauvaise comptabilisation des notes de frais ?

En cas de contrôle fiscal ou URSSAF, les notes de frais sont assez fréquemment examinées. L’administration s’assure que :

• Toutes les dépenses sont faites dans l’intérêt de l’entreprise et qu’à ce titre les charges sont bien déductibles du résultat fiscal ;
• La TVA déductible repose sur un document justificatif ;
• Les notes de frais ne constituent pas un avantage en nature qui devrait être soumis à charges sociales.

Où apparaît le remboursement sur la fiche de paie ?

Sur la fiche de paie, le remboursement des notes de frais apparaît bien distinctement de la rémunération. S’ils ne sont pas soumis à charges sociales, les montants sont en bas de la fiche de paie en « net ». S’ils sont assujettis, ils sont en haut de la fiche de paie en « brut ».