Quand comptabiliser une charge et un produit ?

Dans les faits, les factures d’achat sont généralement enregistrées en comptabilité lors de leur réception. Les factures de vente sont enregistrées lors de leur émission. Toutefois, des règles doivent être respectées en comptabilité au nom du principe de séparation des exercices. Ainsi, la charge doit être enregistrée au moment de sa consommation et le produit au moment de la livraison de la marchandise ou de la réalisation de la prestation en cas de services.

Quelles sont les règles à respecter ?

Les charges et les produits sont souvent enregistrés en comptabilité au moment de la réception et de l’émission de la facture. En effet, afin de gagner du temps, les factures d’achat sont généralement saisies régulièrement dans le logiciel comptable, quotidiennement ou de façon hebdomadaire. Les factures de vente sont également généralement émises de façon périodique.

Or, des règles comptables indiquent de façon précise que la charge doit être comptabilisée au moment de sa consommation et que le produit doit être comptabilisé au moment la livraison de la marchandise ou de la réalisation de la prestation. Cette règle nécessite souvent des régularisations à passer au moment de la clôture des comptes.

Quand comptabiliser une charge ?

La charge doit être comptabilisée au moment de sa consommation ce qui implique qu’elle doit être saisie en comptabilité à ce moment. Pour des raisons de simplification, les factures sont saisies quand elles arrivent en comptabilité et des retraitements sont ensuite effectués :

  • Charges constatées d’avance : ce sont les charges déjà enregistrées en comptabilité alors que la livraison des biens ou que la réalisation de la prestation n’a pas encore été effectuée. Il faut dans ce cas « supprimer » ces charges de la comptabilité ;
  • Charges à payer ou factures non parvenues : ce sont à l’inverse les livraisons déjà reçues ou les prestations déjà effectuées alors que la facture n’a pas encore été reçue. Il faut constater ces charges en comptabilité ;
  • Variation de stock : même si les factures d’achat de matière première ou de produits finis sont enregistrées au moment de la livraison, elles doivent être comptabilisées au moment où ces charges sont consommées. Il faut pour cela passer une écriture de variation de stock qui permettra de se conformer aux bonnes pratiques.

Quand comptabiliser un produit ?

Le produit doit être comptabilisé au moment de la livraison du bien ou de la réalisation de la prestation de service. Il peut toutefois arriver, pour des raisons de simplification, que la facture soit établie à d’autres moments et que par conséquent, le produit soit également en comptabilité à d’autres moments. Il faut alors effectuer des retraitements en comptabilité au moment de la clôture des comptes :

  • Produits constatés d’avance : ce sont des produits déjà passés en comptabilité alors qu’ils n’auraient pas dû l’être parce que la livraison ou la prestation n’a pas encore été réalisée, ils doivent alors être annulés ;
  • Produits à recevoir : ce sont des produits qui ne sont pas en comptabilité alors que la livraison de la marchandise a déjà eu lieu ou que la prestation a déjà été réalisée. Il faut alors constater ce produit en comptabilité.

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