Les factures sont des éléments clés de la comptabilité et de la gestion de l’entreprise. Toutes sociétés et entreprises, y compris les auto-entrepreneurs, doivent en effet réaliser une facture lorsqu’elles vendent un bien ou un service à un client.

Qu’est ce qu’une facture ?

Une facture est un document que rédige un fournisseur à l’attention de son client. Elle certifie l’achat d’un bien ou la réalisation d’un service. Elle engendre :

En cas de retour d’un produit, s’il est défectueux par exemple, le fournisseur réalisera un avoir. C’est aussi valable en cas d’erreur sur la facture initiale. Il n’est pas possible de refaire la facture en modifiant les erreurs. Il faudra réaliser un avoir annulant la première facture puis en réaliser une nouvelle.

La facture un document légal dont la durée de conservation est de 10 ans.

Comment réaliser une facture ?

Elles peuvent être réalisées sous word, excel ou via un logiciel dédié. L’avantage de les réaliser sous un logiciel est de gagner du temps (automatisation et lien avec la comptabilité notamment). Le chiffre d’affaires est alors automatiquement enregistré en comptabilité ainsi que la TVA collectée. Quand la facture est payée, il suffit de lettrer le règlement et la facture. Certains logiciels permettent également de faire un suivi des encaissements en indiquant quand la facture est réglée. On peut alors avoir une sorte de balance âgée précisant les factures dues et les factures en retard.

Elles peuvent être envoyées par courrier ou sous format dématérialisé uniquement si certaines conditions sont respectées et si le client l’accepte.

Quelles informations doivent figurer sur une facture?

Elles doivent comporter de nombreuses mentions obligatoires :

  • Numéro de facture : les factures doivent être émises en respectant un numéro chronologique. Il ne peut pas y avoir de saut de numéro ni deux numéros pour une même facture ;
  • Date d’émission : la facture doit être émise au moment de la vente, généralement à l’expédition, ou de la réalisation de la prestation (une tolérance de 15 jours est admise) ;
  • Identité du vendeur : nom, adresse et numéro SIREN ;
  • Identité du client : nom et adresse en cas de facturation à un particulier. En cas de facturation à un professionnel, il faudra aussi indiquer son numéro SIREN et son numéro de TVA intracommunautaire pour une vente dans l’Union européenne ;
  • Objet de la vente ou de la prestation de service. Il faudra indiquer : la ou les dénominations des biens vendus ou des prestations réalisées s’il y en a plusieurs, les majorations ou réductions de prix, les acomptes ou les arrhes déjà versés, la date de livraison ou de prestation. Dans le cas spécifique d’une vente de bien, il faudra préciser le prix de vente unitaire et les quantités. Dans le cas spécifique d’une prestation de service, il faudra détailler les travaux : taux horaire, nombre d’heures, vente de produits ou de matériaux annexes…
  • Montant total HT et TTC avec le ou les taux de TVA applicable ;
  • Coordonnées bancaires.

En cas de facturation à un professionnel, il faudra aussi obligatoirement rajouter les mentions suivantes :

  • Date ou délai de règlement : le délai de règlement maximum est de 45 jours fin de mois ou 60 jours date de facture ;
  • Modalités de paiement ;
  • Conditions d’escompte : il s’agit du montant de réduction que l’entreprise consent à accorder en cas de paiement anticipé. Il est possible d’indiquer « aucun escompte consenti pour paiement anticipé » ;
  • Taux des pénalités de retard : le taux minimum légal est le taux de refinancement de la BCE majoré de 10 points ;
  • Montant de l’indemnité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement.
[Pour en savoir plus, consultez notre article sur les mentions obligatoires d’une facture].

Pourquoi demander et réaliser une facture ?

Réaliser et transmettre une facture à son client est une obligation légale.

En demander une à son fournisseur permet de pouvoir justifier les charges en comptabilité. En effet, elle est l’élément indispensable permettant de pouvoir déduire la charge du résultat fiscal et de pouvoir déduire la TVA.

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Comment comptabiliser une facture ?

Comptabilisation chez le client :

Débit Crédit
401 Fournisseurs X
44566 TVA déductible X
6XX Charge X

Comptabilisation chez le fournisseur :

Débit Crédit
411 Clients X
44571 TVA collectée X
7XX Produit X

Pour en savoir plus sur le sujet, nous vous conseillons ces articles :

Modèle de facture

Les conditions générales de vente (CGV) entre professionnels

Facture : comment et pourquoi ?
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