Les charges à payer ou factures non parvenues

Les charges à payer (CAP) ou factures non parvenues sont des factures qui, au moment de la clôture des comptes, ne sont pas encore arrivées à l’entreprise alors que la livraison a déjà été reçue ou que la prestation a déjà été réalisée. Le terme facture non parvenue souvent abrégé en FNP (ou facture à recevoir) concerne les comptes fournisseurs. Le terme charge à payer concerne les autres charges. On parle également dans les charges à payer d’avoirs à établir pour les comptes clients.

Pourquoi passer des charges à payer ou des factures non parvenues ?

Passer des charges à payer ou des factures non parvenues répond au principe comptable d’indépendance des exercices : la livraison ou la prestation ayant été réalisée en N, la charge doit être enregistrée en N même si la facture est reçue en N+1. Ce principe engendre d’autres régularisations de fin d’année :

  • Les charges constatées d’avance : c’est l’inverse des FNP. Dans ce cas, la facture a déjà été reçue et enregistrée en comptabilité alors que la prestation n’a pas été réalisée ou que le produit n’a pas été reçue. Il faut donc annuler cette écriture ;
  • Les produits à recevoir (factures à établir) : il s’agit de la même situation que les charges à payer mais côté ventes. La vente a été faite mais la facture pas encore éditée ;
  • Les produits constatées d’avance : les factures ont été éditées mais la vente n’a pas encore été réalisée (ou n’est pas achevée).

Leur enregistrement permet donc de présenter une image fidèle des comptes de l’entreprise. A l’inverse des provisions, le montant de la CAP est connu à l’avance. L’échéance n’est pas définitivement fixée mais elle peut être prévue de façon plus ou moins certaine.

Comment comptabiliser une CAP ou une FNP ?

Les charges à payer sont enregistrées au passif du bilan (en dettes) et une charge est constatée dans le compte de résultat ce qui vient faire baisser le bénéfice.

La facture non parvenue (c’est-à-dire la charge à payer concernant un achat auprès d’un fournisseur) est enregistrée de la façon suivante :

DébitCrédit
Charge (compte de classe 6)
TVA sur facture non parvenue (44586)
Fournisseurs, factures non parvenues (4081)

ou Fournisseurs, intérêts courus (4088)

ou Fournisseurs d’immobilisations, factures non parvenus (4084)

La CAP (par exemple les impôts à payer) est enregistrée de la façon suivante :

DébitCrédit
Impôts, taxes et versements assimilés (63…)
Etat, charges à payer (4458)

Ou Etat, charges fiscales sur congés payés (4482)

Ou Organismes sociaux, charges sociales sur congés payés (4382)

Ces écritures devront être extournées à la période suivante.

 

Comment connaitre les charges à payer ou les factures non parvenues ?

Enregistrer les charges à payer ou les factures non parvenues est souvent le travail des comptables. Ils doivent donc demander aux opérationnels de leur indiquer les factures qu’ils doivent bientôt recevoir pour les livraisons déjà reçues et les prestations déjà réalisées. Cette mission peut être réalisée par les contrôleurs de gestion qui se chargent de faire le relais entre comptabilité et opérationnels.

Le plus simple est alors de tenir un fichier de suivi qui sera actualisé à chaque clôture comptable mais aussi à chaque clôture interne (mensuelle, trimestrielle, semestrielle). Ce fichier pour indiquer :

  • La description de l’achat ;
  • Le nom du fournisseur ;
  • Le montant HT ;
  • Le taux de TVA et le montant TTC ;
  • Éventuellement un commentaire qui explique pourquoi la facture n’a pas encore été reçue (par exemple un litige : la facture peut être reçue mais en attente de comptabilisation car il y a un problème avec la livraison de la marchandise) ;

Afin de mener à bien cette mission, les contrôleurs de gestion peuvent utiliser :

  • Les devis déjà reçus ;
  • Les bons de commandes ou les bons de livraison ;
  • Le budget.

Les CAP peuvent être de plusieurs natures :

  • Achats fournisseur ;
  • Charges sociales (provisions pour congés payés) ;
  • Charges fiscales (impôt sur les bénéfices, TVA, CET, taxe d’apprentissage…) ;
  • Frais financiers (intérêts courus) ;
  • Dettes vis-à-vis des banques (intérêts courus) …

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