La clôture des comptes

La clôture des comptes n’est jamais un moment facile pour un entrepreneur : cette période de l’année correspond à un surcroît d’activité. Que faut-il faire pendant la clôture des comptes ? Comment bien la choisir ? Comment bien s’y préparer

Qu’est ce que la clôture des comptes?

La clôture des comptes est aussi appelée arrêté des comptes. C’est le moment de l’année où les comptes se figent. Ainsi, plus aucune écriture courante ne doit être passée mais des écritures “exceptionnelles” le sont.

Cette date va permettre de définir à un instant T :

  • Ce que l’entreprise possède et ce qu’elle doit : c’est le bilan ;
  • Le résultat de l’entreprise durant l’année écoulée : c’est le compte de résultat.

C’est le résultat (avec plus ou moins de retraitement) qui va également être la base de calcul de l’impôt qui devra être versé à l’Etat.

Quels documents doivent être réalisés ?

De nombreux documents doivent être réalisés lors de la clôture des comptes

Le bilan

Le bilan est la photographie du patrimoine de l’entreprise à un instant T. Il est composé de deux parties :

  • L’actif : c’est ce que l’entreprise possède. On y trouve ainsi : les immobilisations (financières, corporelles et incorporelles), l’actif circulant (le stock, les créances et les valeurs mobilières de placement), les disponibilités et les charges constatées d’avance ;
  • Le passif : c’est ce que l’entreprise doit. On y trouve : les capitaux propres (capital, réserves, résultat, report-à-nouveau et provisions réglementées), les provisions pour risques et charges, les emprunts bancaires et dettes fournisseurs ainsi que les produits constatées d’avance.

Le compte de résultat

Le compte de résultat permet de déterminer le résultat de la société. Il se décompose en deux parties :

  • Les produits : d’exploitation, financiers et exceptionnels ;
  • Les charges : d’exploitation, financiers et exceptionnels.

La liasse fiscale

La liasse fiscale va permettre à l’administration fiscale de connaitre le montant d’impôt à payer. La déclaration à produire dépend de la catégorie et du régime d’imposition :

  • Sociétés à l’impôt sur le revenu :
    • Régime spécial BNC et régime micro BIC : pas de liasse fiscale ;
    • Régime de la déclaration contrôlée pour les BNC : déclaration 2035 ;
    • Régime réel : déclaration 2031 (annexes 2031 bis et ter ainsi que 2033 de A à G pour le régime réel simplifié et 2050 à 2059G pour le régime réel normal)
  • Sociétés à l’impôt sur les sociétés :
    • Régime réel simplifié : déclaration 2065 ainsi que ses annexes 2065 bis et ter et les annexes 2033 d’A à G ;
    • Régime réel normal : déclaration 2065 et ses annexes (déclarations 2050 à 2059G).

Les déclarations fiscales

Certaines déclarations fiscales doivent être réalisées lors de la clôture des comptes :

  • Déclaration de TVA récapitulative CA12 pour les sociétés au régime réel simplifié ;
  • Déclaration d’impôt sur les sociétés.

Le rapport de gestion

Toutes les sociétés doivent établir un rapport de gestion sauf les “très petites”  c’est-à-dire celles qui ne dépassent pas deux des seuils suivants :

  • 4 millions d’euros de total bilan ;
  • 8 millions d’euros de chiffre d’affaires ;
  • 50 salariés.

Assemblée générale

Il faut tenir dans les 6 mois qui suivent la clôture une assemblée générale ordinaire pour décider de l’affectation du résultat.

De quel délai dispose l’entreprise pour établir ces documents?

L’entreprise doit transmettre la liasse fiscale au SIE (service des impôts des entreprises) :

  • Dans les 3 mois qui suivent la clôture pour les entreprises qui ne clôturent pas au 31 décembre ;
  • Le 2ème jour ouvré qui suit le 1er mai pour les entreprises clôturant au 31 décembre.

Elle doit également déposer ses comptes au greffe du tribunal de commerce dans les 6 mois qui suivent la clôture.

Comment choisir la date de clôture des comptes ?

Pour les sociétés, la date de clôture peut être n’importe quand dans l’année mais il est préférable de la choisir à une fin de mois ou de trimestre. A noter que choisir une date au 31 décembre entraînera un surcroît de travail à votre comptable si vous en avez un car la majorité des sociétés clôture à cette date.

Pour les entreprises individuelles, elle doit être au 31 décembre.

Il est également préférable de choisir une date qui coïncide avec le cycle d’activité de l’entreprise. La date de clôture peut en effet avoir un impact sur la présentation des comptes. Par exemple, si vous écoulez une grosse partie de votre à noël, vous n’aurez aucun intérêt à clôturer au 30 septembre. Votre stock risquera d’être assez élevé et votre trésorerie relativement faible.

Comment bien préparer la clôture des comptes ?

L’entrepreneur doit anticiper la clôture annuelle des comptes et doit pour cela avoir :

  • Trié les factures et les avoir comptabilisées ou les avoir transmises à son comptable ;
  • Déterminé les factures qu’il faudra retraiter :
    • Les charges constatées d’avance : il s’agit des factures déjà reçues mais pour lesquelles la prestation ou la livraison n’a pas encore réalisée ;
    • Les factures non parvenues : à l’inverse la prestation ou la livraison a été faite mais la facture n’a pas été reçue ;
    • Les produits constatés d’avance : la facture a été émise mais la livraison ou la prestation n’a pas encore été réalisée ;
    • Les factures à établir : la prestation ou la livraison a été réalisée mais la facture n’a pas encore été émise.
  • Réalisé un rapprochement bancaire entre le compte 512 et le relevé de banque ;
  • Déterminé les provisions pour dépréciation du stock et des créances ainsi que les provisions pour risques et charges ;
  • Réalisé un inventaire des stocks, comptabiliser le stock final et calculer la variation de stock ;
  • Calculé les amortissements des immobilisations ;
  • Passé les autres OD (opérations diverses) : TVA, salaires et charges sociales, corrections d’erreurs diverses…

Une fois la clôture bien avancée et la majorité des écritures comptables passée en comptabilité, voire l’intégralité, l’entreprise devra procéder à une révision des comptes. Cette opération consiste à s’assurer que les écritures sont correctement passées en comptabilité.

Changer la date de clôture des comptes

La date de clôture choisie à la création de l’entreprise n’est pas immuable. Elle peut pour différentes raisons être changée au cours de la vie de l’entreprise.

C’est souvent le cas lors de restructurations ou de regroupements de sociétés. Il faudra alors modifier les statuts et réaliser toutes les formalités qui s’ensuivent (enregistrer les nouveaux statuts au CFE, compléter un formulaire M2…).

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