Saisir une écriture d’achat avec TVA en comptabilité

Saisir une écriture d’achat avec TVA est une des opérations les plus souvent réalisées en comptabilité. En effet, quand un client reçoit une facture de son fournisseur car il lui a acheté des biens ou des services, elle doit être saisie en comptabilité.

Quelle est l’écriture à passer en comptabilité ?

Les comptes utilisés

3 catégories de comptes sont utilisées : compte de tiers, de charges et de TVA déductible.

Le compte de tiers est le 401xxx. Il est possible, et même recommandé, de subdiviser le compte en autant de sous-comptes que l’entreprise a de fournisseurs.

Le compte de charges utilisé est un compte de classe 6. Le numéro de compte utilisé va dépendre de la nature de la charge. Elles sont classées en trois groupes :

Il existe deux comptes de TVA déductible :

  • Compte 44562 : TVA déductible sur immobilisations ;
  • Compte 44566 : TVA déductible sur biens et services.

L’écriture comptable

L’enregistrement en comptabilité d’une facture d’achat avec TVA est la suivante :

 DébitCrédit
401xxx (compte fournisseur) Montant TTC
6xxxxx (achat)Montant HT 
445660 (TVA déductible)Montant TVA 

Par exemple, une entreprise achète pour 1 000€ HT de stylo à une autre entreprise (taux de TVA de 20%). L’écriture d’achat est la suivante :

 DébitCrédit
401xxx (compte fournisseur) 1 200€
6xxxxx (achat)1 000€ 
445660 (TVA déductible)200€ 

Quand la facture est réglée, l’écriture suivante est passée :

 DébitCrédit
512 (banque) 1 200€
401xxx (compte fournisseur)1 200€ 

Comment saisir une écriture d’achat avec TVA en comptabilité ?

La facture d’achat est saisie dans le logiciel de comptabilité.

Afin de gagner du temps, comme certaines charges périodiques sont identiques (loyer, abonnement, téléphone…), il peut être possible de reprendre les écritures précédentes. Il suffira alors, lors de l’arrivée de la nouvelle facture, de recopier l’ancienne écriture sans en créer une nouvelle de A à Z. Quand le volume de facture devient très important, certaines saisies peuvent être automatisées. C’est notamment le cas si la facture est reçue sous format dématérialisé, en EDI (échange de données informatisées) par exemple.

Une fois les factures saisies en comptabilité, la mention « comptabilisée » ainsi qu’éventuellement la date de comptabilisation doivent être apposées à la facture. Cette inscription permet d’éviter les doublons en plus du logiciel de comptabilité qui repère et prévient en cas numéro de facture identique.

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Quand saisir une écriture d’achat avec TVA en comptabilité ?

La facture est établie par le fournisseur lors de la livraison du bien ou lors de l’achèvement de l’exécution de la prestation. Elle est ensuite envoyée au client qui la reçoit quelques jours plus tard si elle est envoyée par courrier. Elle sera reçue quasiment en temps réel si elle est envoyée en format dématérialisé.

La facture est ensuite enregistrée en comptabilité à la date d’émission. Il est possible d’enregistrer les factures d’achat régulièrement (en l’enregistrant à la date d’émission et non à la date du jour). Le mieux est de les saisir quotidiennement pour les entreprises qui ont un gros volume de factures à traiter. Au plus tard, elles devront être saisies de façon hebdomadaire afin que les fournisseurs soient réglés dans les temps.

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