La dématérialisation des factures

De plus en plus d’entreprises cherchent à dématérialiser les factures, c’est-à-dire à les envoyer et à les recevoir sous format électronique. Deux méthodes existent : la dématérialisation fiscale, aussi appelée structurée et la dématérialisation simple, aussi appelée non structurée.

Qu’est ce qu’une facture dématérialisée ?

Une facture dématérialisée est une facture qui n’est pas en version papier. Toutefois, il existe deux cas de figures :

  • La dématérialisation fiscale ou structurée : les factures sont faites de façon structurée, de leur création à leur envoi et leur réception. On parle alors de facture électronique. Des solutions techniques, respectant des normes reconnues par l’administration fiscale doivent être utilisées :
    • L’échange et la réception se font en EDI (échange de données informatisées). Cela signifie que les factures sont envoyées sans intervention humaine et que tout se passe entre deux logiciels ;
    • Les factures sont reconnues à l’aide d’une signature ou d’un certificat électronique.
  • La dématérialisation simple ou non structurée. Il s’agit bien souvent dans ce cas de l’envoi et de la réception des factures en version PDF ou JPEG. Les factures papiers sont tout simplement numérisées. La facture est ainsi envoyée en pièce jointe d’un e-mail.

Comment dématérialiser une facture?

Les factures doivent conserver leur valeur fiscale tout en étant dématérialisées.

La dématérialisation structurée requiert généralement de passer par un prestataire externe et est donc assez coûteuse. Elle est adaptée aux grosses entreprises alors que la dématérialisation non structurée est plus adaptée aux petites entreprises.

Afin d’être valide aux yeux de l’administration fiscale, la dématérialisation des factures nécessite l’accord formel des deux entreprises.

Elle nécessite aussi la signature électronique des factures qui permet d’authentifier l’origine des données transmises.

Concernant les délais légaux de conservation, la facture électronique doit être conservée 10 ans. L’entreprise doit pouvoir garantir l’authenticité, l’intégrité et la pérennité de ces factures pendant ce délai. Pour cela, elle doit souvent faire appel à un prestataire extérieur qui garantie ce stockage.

Enfin, les factures dématérialisées doivent respecter les mentions obligatoires comme n’importe quelle facture.

Pourquoi procéder à la dématérialisation des factures  ?

La dématérialisation des factures a de nombreux avantages :

  • Réduction des coûts externes (papier, encre, imprimante) et des coûts internes (réduction des temps de saisie, des temps d’envoi comme la mise sous pli, des temps d’archivage…) ;
  • Paiements plus rapides et réduction du délai entre l’émission de la facture et le paiement ;
  • Diminution du nombre de litiges et d’erreurs ;
  • Accès facilité aux factures, notamment en externe grâce aux coffres-forts électroniques ;
  • Intégration possible avec des logiciels de facturation ;
  • De plus, en permettant une réduction de la consommation de papier et une baisse du transport, la dématérialisation des factures s’inscrit dans une démarche RSE (responsabilité sociale des entreprises).

La dématérialisation des factures est-elle obligatoire ?

Non, elle n’est pas obligatoire sauf dans des cas bien précis en ce qui concerne la facture électronique :

  • En cas de transaction commerciale avec des organismes publics, il est obligatoire de l’utiliser ;
  • Il est obligatoire de l’accepter pour les entreprises privées entre elles.
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