Recruter un salarié ou externaliser ? Avantages et inconvénients de la sous-traitance

Lorsqu’une entreprise a des besoins qu’elle n’arrive pas à satisfaire en interne, par manque de temps des salariés ou par manque de compétences, une question se pose inévitablement. Faut-il mieux recruter un salarié ou passer par un prestataire? Dans le premier cas, les ressources et le savoir seront maîtrisés en interne. Dans le second, ils seront délocalisés en dehors. Mais ce n’est pas le seul critère à prendre en compte. Nous vous présentons ici les avantages et les inconvénients de la sous-traitance.

Les avantages à la sous-traitance…

Avant de passer aux avantages et aux inconvénients de la sous-traitance, il convient de définir brièvement ce qu’est elle. Il s’agit d’une opération par laquelle une entreprise délègue à une autre entreprise certaines missions, comme une partie de la production ou des tâches plus accessoires.

…Et les inconvénients à l’embauche d’un salarié

Recruter un salarié est assez complexe au niveau des démarches administratives. Il faut en effet :

C’est sans compter toutes les règles à respecter une fois qu’il est dans l’entreprise : respect des affichages obligatoires, tenue d’un registre unique du personnel, tenue d’un document unique  d’évaluation des risques professionnels (DUERP)…Ainsi que des formalités courantes : remise d’une fiche de paie, réalisation des déclarations sociales…

Le processus de recrutement est long. Il faut formaliser le besoin, poster l’appel à candidature, trier les CV, rencontrer les postulants en entretien d’embauche

De plus, beaucoup d’entreprises sont réticentes à embaucher en CDI (contrat à durée indéterminée) car les procédures de licenciement sont complexes et peuvent coûter cher à l’entreprise. L’embauche en CDD est quant à elle régie par des règles strictes. Elle ne peut se faire qu’en cas de raisons définies par la loi comme l’accroissement temporaire d’activité ou le remplacement d’un salarié absent.

La simplicité du recours à la sous-traitance

A l’inverse, avoir recours à un prestataire est beaucoup plus simple au niveau des formalités. Cela ne demande bien souvent que la recherche d’un nouveau fournisseur (appel d’offre, comparaison des réponses…) et la réalisation d’un contrat liant les deux parties.

Le contrat peut ensuite souvent être rompu sans frais à la date d’anniversaire, sous respect du délai de résiliation. Ainsi, la rupture d’un contrat avec un prestataire est de plus, plus simple que la rupture d’un contrat avec un salarié.

La flexibilité

Avoir recours à un sous-traitant offre une flexibilité plus importante. Il est possible de n’y avoir recours que pour une durée prédéfinie. Ainsi, si par exemple une entreprise a une commande qui va lui demander pendant un certain un renfort en personnel ou en machine, ainsi que l’accès à des ressources spécifiques, elle pourra faire appel à un sous-traitant.

L’entreprise peut de son côté en profiter pour se recentrer sur son cœur de métier et réfléchir à des tâches plus stratégiques. Elle pourra consacrer plus de ressources dans des missions qui ne permettent pas de création de valeur immédiate comme la recherche et le développement.

La compétence des sous-traitants

Une des raisons fréquemment invoquées pour le recours à la sous-traitance est le manque de compétences en interne, en comparaison des sous-traitants. C’est le cas par exemple pour la comptabilité. L’expert-comptable a derrière lui 8 années d’études et d’expérience. Il est entouré d’une équipe d’experts, constitués notamment de juristes en droit du travail, en fiscalité, en droit des sociétés. Sous-traiter sa comptabilité à un expert-comptable apparaît donc souvent comme un choix judicieux, permettant de limiter les risques d’erreurs dans la comptabilité et la fiscalité, et ainsi de subir un redressement fiscal.

Les inconvénients à la sous-traitance

La sous-traitance peut entraîner une perte du savoir-faire de l’entreprise. Plutôt que d’investir en interne, que ce soit en moyens matériels mais aussi en moyens humains, c’est le sous-traitant qui disposera des compétences. C’est souvent le cas quand on consultant vient travailler régulièrement dans l’entreprise. Elle peut devenir dépendant du sous-traitant. Dans ce cas, la note peut être élevée, quand on sait qu’un consultant peut être facturé de 500€ à 800€ la journée.

Au delà de cette dimension financière, cette dépendance aura de fortes conséquences en cas de défaillance du sous-traitant. Elle pourra entraîner la défaillance en chaîne du client.

Enfin, dans certains cas, la qualité peut ne pas être au rendez-vous. Le sous-traitant pourra en effet être peu scrupuleux dans la réalisation de ses produits et services, s’il n’adopte pas le même cahier des charges que l’entreprise cliente. Un contrôle qualité renforcé devra être mis en place.

A noter que le coût n’est pas forcement un critère. Certaines externalisations ont un coût indéniable (c’est par exemple plus coûteux de faire appel à un cabinet d’expertise comptable que de faire sa comptabilité soi-même). Dans d’autres cas, le sous-traitant peut proposer des tarifs intéressants puisqu’il bénéficie d’économies d’échelle. Enfin, il faut rappeler que certaines sous-traitances s’accompagnent de délocalisation dans des pays où la main d’oeuvre est moins chère.

Les critères de choix

Voici certaines questions à se poser avant de choisir de recruter un salarié ou d’avoir recours à un prestataire :

  • Le besoin est il fréquent? si oui, l’entreprise pourra davantage opter pour un CDI ;
  • Le besoin est il structurel ou conjoncturel? s’il est conjoncturel, un CDD (contrat à durée déterminée) suffira si l’embauche respecte certaines conditions ;
  • Le travail demandé est il complexe? Si c’est le cas, il peut être difficile de trouver un candidat sur le marché du travail qui aura les compétences et le recours à un prestataire pourra être plus facile ;
  • Le travail demandé fait il parti du corps de métier de l’entreprise? Si non, il pourra être préférable de passer par un prestataire ;
  • La politique de l’entreprise est elle d’externaliser au maximum le travail ? si oui, le recours à un prestataire est la meilleure option.

Les activités à externaliser

Voici une liste d’activités fréquemment externalisées, ou tout du moins qui peuvent l’être sans risque majeur :

  • Le ménage et l’entretien ;
  • Le secrétariat ;
  • La comptabilité ;
  • La gestion juridique (rédaction des contrats, gestion des litiges…) ;
  • Le recrutement et l’administration de la paie ;
  • La logistique ;
  • La fabrication d’une partie de la production (par exemple du flacon de parfum pour une entreprise de cosmétiques).

Les conditions pour bénéficier d’une sous-traitance réussie

Afin de mettre en place une sous-traitance réussie, plusieurs conditions doivent être respectées :

  • Le recours à la sous-traitance ne doit pas être un contrat de travail dissimulé. C’est parfois le cas pour les auto-entrepreneurs. Certains employeurs peu scrupuleux choisissent de faire travailler un auto-entrepreneur plutôt qu’un salarié, alors que celui-ci effectue les mêmes missions pour le même temps de travail. L’indépendant peut alors demander la requalification du contrat de prestation de services en contrat de travail. Afin de ne pas en arriver là, il faut prouver que :
    • Il n’y a pas de lien de subordination ;
    • L’auto-entrepreneur a d’autres clients et ne réalise pas l’intégralité de son chiffre d’affaires avec l’entreprise.
  • Il est nécessaire, pour tous les contrats de plus de 3000€, de vérifier que le sous-traitant est à jour de ses cotisations sociales. S’il ne l’est pas, l’entreprise peut devoir être condamnée à en régler une partie en cas de travail au noir du sous-traitant.
  • Il peut être intéressant d’instaurer une collaboration horizontale, sur un même pied d’égalité, plutôt qu’une relation verticale avec d’un côté l’exécutant et de l’autre le donneur d’ordre.

A noter la possibilité pour les grosses entreprises de créer un CSP (centre de services partagés). Il s’agit d’une sorte de prestataires de services interne.

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