La balance âgée est un document comptable qui permet de suivre les créances des clients (et les dettes des fournisseurs). On en parle plus souvent dans le cas de clients que dans le cas de fournisseurs, car une entreprise mettra toujours plus de pression pour se faire payer que pour payer, mais les deux existent. Elle permet de faire apparaître les retards de règlements par échéance. Il est ainsi possible de voir en un coup d’œil quels clients sont en retard et pour quel montant.

Qu’est ce qu’une balance âgée ?

La balance âgée est un tableau faisant apparaître les échéances des clients par date d’encours :

  • Échéance non échue ;
  • En retard de 0 à 30 jours ;
  • De 31 à 60 jours de retard ;
  • De 61 à 90 jours de retard ;
  • En retard de 91 à 120 jours ;
  • Au-delà de 121 jours de retard.

Pourquoi réaliser une balance âgée ?

Réaliser une balance âgée régulièrement permet de savoir avec précision quel est l’encours total dû et quel est l’encours en retard de règlement. En faisant apparaître les différents retards de règlement par client, elle permet de mettre en place des relances sur le court terme. Il faut toutefois aussi pour les réaliser disposer du relevé de compte afin d’indiquer précisément sur les relances les factures concernées.

Sur le long terme, elle constitue un outil permettant d’identifier les mauvais payeurs et de mettre en place des sanctions à son égard. Elle est à ce titre un outil de communication entre les commerciaux et le service recouvrement.

Elle permet également de réaliser des prévisions de trésorerie. Dans ce cas, les montants non échus devront être classés par date d’échéance. La balance âgée client peut donc au cours de cet exercice être rapprochée de la balance âgée fournisseur. De cette façon, les prévisions de trésorerie transmises inclurons les encaissements et les décaissements prévisionnels.

D’un point de vue purement comptable, elle va permettre à chaque clôture de passer des écritures de dépréciation des comptes clients. Ces écritures vont traduire le fait qu’un client en retard de règlement risque tout simplement un défaut de paiement. Il faut donc constater la perte dans les comptes.

Elle permet également en outre de lettrer les règlements avec les factures.

Comment réaliser une balance âgée ? 

De nombreux systèmes d’informations permettent d’obtenir directement une balance âgée grâce à des états qui sont déjà paramétrés. Ces systèmes viennent chercher l’information du logiciel de facturation et des lettrages (rapprochement entre le paiement et les factures).

Exemple de balance âgée

Voici un exemple qui présente les sommes dues par échéances successives

Client Total dû Non échu Retard de 0 à 30 jours Retard de 31 à 60 jours Retard de 61 à 90 jours Retard de plus de 121 jours
A 2000 1000 1000
B 500 500
C 1000 500 500
La balance âgée
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