La balance âgée est un document comptable qui permet de suivre les créances des clients (et les dettes des fournisseurs). On en parle plus souvent dans le cas de clients que dans le cas de fournisseurs, car une entreprise mettra toujours plus de pression pour se faire payer que pour payer, mais les deux existent. Elle permet de faire apparaître les retards de règlements par échéance. Il est ainsi possible de voir en un coup d’œil quels clients sont en retard et pour quel montant.

Qu’est ce qu’une balance âgée ?

La balance âgée est un tableau faisant apparaître les échéances des clients par date d’encours :

  • Échéance non échue ;
  • En retard de 0 à 30 jours ;
  • De 31 à 60 jours de retard ;
  • De 61 à 90 jours de retard ;
  • En retard de 91 à 120 jours ;
  • Au-delà de 121 jours de retard.

Ce suivi est réalisé par client puis par facture afin de savoir précisément pour chaque quelle facture est concerné.

Pourquoi réaliser une balance âgée ?

Mise en place des relances

Réaliser une balance âgée régulièrement permet de savoir avec précision quel est l’encours total dû et quel est l’encours en retard de règlement. En faisant apparaître les différents retards de règlement par client, elle permet de mettre en place des relances sur le court terme. Il faut toutefois aussi pour les réaliser disposer du relevé de compte afin d’indiquer précisément sur les relances les factures concernées.

Les relances sont généralement graduelles. Voici un exemple de procédure de recouvrement des factures impayées :

  • Simple mail de relance quelques jours après la date de paiement dépassée ;
  • Appel téléphonique dans la semaine qui suit le retard ;
  • Envoi d’une deuxième relance quelques jours plus tard ;
  • Envoi d’une lettre en recommandé avec accusé de réception au bout de deux semaines ;
  • Lettre de mise en demeure au bout d’un mois sans réponse ;
  • Procédure d’injonction de payer ;
  • Saisie du tribunal d’instance ou de commerce.

Outil de communication et de pilotage

Sur le long terme, elle constitue un outil permettant d’identifier les mauvais payeurs et de mettre en place des sanctions à leurs égards. Elle est à ce titre un outil de communication entre les commerciaux et le service recouvrement.

Il pourra alors être possible d’anticiper les débordements en :

  • prévoyant des conditions de paiement plus strictes (indiquées dans les conditions générales de vente ou dans le devis) ;
  • faisant payer des indemnités de retard. A noter qu’il est obligatoire d’indiquer ces intérêts de retard sur la facture ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement. Le taux généralement appliqué est le taux de refinancement de la BCE majoré de 10 points.
  • demandant le paiement d’un acompte.

Réalisation de prévisions de trésorerie

Elle permet également de réaliser des prévisions de trésorerie. Dans ce cas, les montants non échus devront être classés par date d’échéance. La balance âgée client peut donc, au cours de cet exercice, être rapprochée de la balance âgée fournisseur. De cette façon, les prévisions de trésorerie transmises inclurons les encaissements et les décaissements prévisionnels.

Dépréciation des comptes clients

D’un point de vue purement comptable, elle va permettre à chaque clôture de passer des écritures de dépréciation des comptes clients. En effet, plus un client est en retard de paiement, plus les probabilités de se faire payer s’amenuisent. Les retards de paiement peuvent alors être symptomatiques de la mauvaise santé financière de l’entreprise. Ces écritures de dépréciation vont traduire le fait qu’un client en retard de règlement risque tout simplement un défaut de paiement. Il faut donc constater la perte dans les comptes.

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Comment réaliser une balance âgée ? 

De nombreux systèmes d’informations permettent d’obtenir directement une balance âgée grâce à des états qui sont déjà paramétrés. Ces systèmes viennent chercher l’information du logiciel de facturation et des lettrages (rapprochement entre le paiement et les factures). La réalisation d’une balance âgée implique donc que les écritures en comptabilité soient correctement saisies

Exemple de balance âgée clients

Voici un exemple qui présente les sommes dues par échéances successives

ClientTotal dûNon échuRetard de 0 à 30 joursRetard de 31 à 60 joursRetard de 61 à 90 joursRetard de plus de 121 jours
A200010001000
B500500
C1000500500

Exemple de balance âgée fournisseurs

Voici un exemple qui présente les sommes à payer par échéances successives

FournisseursTotal à payerNon échuDettes échues de 0 à 30 joursDettes échues de 31 à 60 joursDettes échues de 61 à 90 joursDettes échues  à plus de 121 jours
A200010001000
B500500
C1000500500

Il est bien sûr possible, aussi bien pour la balance clients que pour la balance fournisseurs, de prévoir des colonnes différentes. Il sera par exemple envisageable de détailler davantage les dettes et les créances non échues.

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