Mettre en place une procédure achats

Dernière mise à jour le 11 avril 2023

La procédure achats explique comment se déroulent les achats dans une entreprise, c’est-à-dire l’ensemble des actions permettant de disposer des produits et des services nécessaires à son activité. Elle précise ainsi les règles en matière d’émission de la demande, de sélection et d’évaluation des fournisseurs, de négociation et de conclusion du contrat. Toutefois, elle ne s’arrête pas là mais va jusqu’à la prise de commandes ainsi que le contrôle, l’enregistrement et le paiement des factures, en identifiant à chaque étape les rôles de chacun. Son but est de s’assurer que le contrôle interne au sein de l’entreprise est efficace et que les charges sont réalisées dans l’intérêt de l’entreprise.

Pourquoi mettre en place une procédure achats ?

Mettre en place une procédure achats est indispensable afin de s’assurer que le contrôle interne est efficace :

• Les achats doivent être justifiés et dans l’intérêt de l’entreprise ;
• Les factures doivent être correctement comptabilisées ;
• Elles doivent correspondre à des dépenses réelles.

La mise en place et le respect de la procédure visent à améliorer la qualité tout en diminuant ou maintenant les coûts et en respectant les délais requis. Toutefois, elle ne doit pas être chronophage et rigide, au risque de faire perdre à l’entreprise toute flexibilité et rapidité.

Quelles informations doivent figurer dans une procédure achats ?

Dans une procédure achats doivent figurer des éléments essentiels de contrôle interne et de respects des normes ISO.

Identifier et manifester le besoin

Qu’il s’agisse d’un besoin en matière première, en prestations de services ou en main d’œuvre, la première étape est de bien identifier ce dont on a besoin. De nombreux paramètres entrent en ligne de compte : la qualité, la quantité, la composition, les normes à respecter, la rapidité d’exécution ou de la livraison, mais aussi le prix. Afin de tous les lister, et des pondérer, il peut être intéressant de rédiger un cahier des charges, notamment pour les produits les plus complexes. Pour les demandes plus simples, un simple description suffira. Toutefois, dans un cas comme dans l’autre, la détermination d’un budget sera essentiel.

Rechercher les fournisseurs et les sous-traitants

C’est en ayant bien réfléchi au besoin que l’on pourra ensuite le décrire aux fournisseurs potentiels. Mais quels sont-ils? Plusieurs solutions existent pour les rechercher :

• Internet : les annuaires, les moteurs de recherche, les forums spécialisés, les pages jaunes, les sites de comparateurs, les marketplaces…
• Revues et magazines spécialisés ;
• Salons et foires professionnels ;
• L’analyse de la concurrence : regarder où les concurrents s’approvisionnent.

Une fois ce travail de sourcing réalisé, il faut collecter des informations sur les différents fournisseurs afin de réaliser un premier tri et de savoir à qui l’appel d’offre sera envoyé.

Emettre un appel d’offre

Grâce à la première étape, le lancement de l’appel d’offre ne sera qu’un jeu d’enfants et les différents éléments réunis pour identifier le besoin seront directement envoyés aux fournisseurs présélectionnés. Tous se verront attribuer la même demande afin de pouvoir les comparer selon des critères identiques. Concrètement, cet appel d’offre prend la forme d’un dossier exposant la demande et tous les paramètres qui la composent (contraintes techniques, composition, qualité, quantité, délai…).

Là encore, en fonction de la complexité du besoin, et de sa récurrence, l’appel d’offre sera plus ou moins nécessaire. S’il s’agit du recrutement d’une seule personne, ou de divers consommables, inutile de rentrer dans ce processus complexe.

Choisir un fournisseur

L’analyse des réponses à l’appel d’offre, ou des devis, permettra de sélectionner le ou les fournisseurs avec qui l’entreprise souhaite travailler. Au delà des simples critères de qualité et de prix, d’autres éléments entrent en ligne de compte :

• La bonne santé financière ;
• Les homologations et certifications ;
• Les conditions de paiement ;
• Les éventuelles remises et ristournes accordées ;
• Le service après-vente et la garantie SAV ;
• La gamme de référence ;
• La responsabilité sociale et environnementale ;
• La situation géographique ;
• Les frais de port et les incoterms…

Négocier et finaliser le contrat

Dernière étape du processus achat afin d’entamer le lancement de la relation commerciale : la négociation avec les fournisseurs. Elle porte sur des éléments divers comme le montant, les modalités de paiement, les conditions de livraison…Mieux vaut, avant d’entamer cette phase, réfléchir aux tenants et aux aboutissants : quels sont les points sur lesquels vous êtes prêts à faire des compromis et quels sont les autres sur lesquels vous ne voulez rien céder?

Bien entendu, l’entreprise doit être en position de pouvoir négocier, ce qui est souvent le cas pour des volumes et des montants conséquents. C’est pourquoi il peut être intéressant de créer des groupements d’achats avec d’autres acteurs du secteur.

Toutes les parties doivent sortir de cette négociations satisfaites, afin de mettre en place un accord gagnant-gagnant et de ne laisser personne insatisfait. C’est seulement alors que la conclusion et la signature du contrat pourront avoir lieu.

Emettre et réceptionner la commande

Après toute cette phase de recherche de fournisseurs et de conclusion du contrat, vient la mise en oeuvre des achats, avec l’émission de la commande. Normalement, si tout a été prévu avec le fournisseur lors des étapes précédentes, cette étape ne devrait pas poser soucis. C’est surtout en interne, au sein même de l’entreprise qui passe la commande, que la démarche doit être réfléchie, à commencer par la désignation des personnes en capacité de passer des commandes, et celles qui doivent les valider.

Quand la marchandise est livrée, ou que la prestation est réalisée, il faut réceptionner la commande. Le bon de livraison doit alors être rapproché du bon de commande. Indépendant de la comptabilisation de la facture, et même de sa reçue, c’est cette action qui permettra d’enclencher une charge en comptabilité et donnera naissance à une dette vis-à-vis du fournisseur.

Enregistrer et payer la facture

La gestion des factures ne se limite pas à la simple saisie en comptabilité mais va plus loin :

• Rapprochement des factures et des bons de réception ;
• Gestion des écarts entre les deux ;
• Gestion comptable des avances fournisseurs ;
• Tâches de fin de mois (justification des factures non parvenues et des factures n’ayant pas fait l’objet d’une livraison ou d’une prestation)

Il faut ensuite payer les fournisseurs, en appliquant les types de règlement convenus (traites, virements et chèques) et en respectant les modalités de paiement convenues. A noter que la loi de modernisation de l’économie prévoit que les fournisseurs ne peuvent pas être réglés au delà de 45 jours fin de mois ou 60 jours date d’émission de la facture.

Evaluer les fournisseurs

Dernière étape de tout ce processus achat à formaliser dans la procédure : l’évaluation des fournisseurs. La norme ISO 9001, relative au management de la qualité, prévoit que l’évaluation des fournisseurs porte sur leurs « aptitudes à fournir un produit conforme aux exigences ». Se reposant sur une approche qualitative et quantitative, elle permet de mesurer la satisfaction et le respect des demandes formulées auprès des fournisseurs.

Quelques règles de contrôle interne à ne pas oublier

Afin de s’assurer de l’efficacité du processus achat, quelques règles de contrôle interne doivent être rappelées :

• La séparation des tâches et des fonctions : la personne qui saisie la facture doit être différente de la personne qui passe les commandes ;
• Les règles de validation des factures par la hiérarchie avec :
  • Des délégations de signature différentes en fonction des montants ;
  • Le contrôle des signatures avant l’enregistrement en comptabilité et le règlement ;
• Le process achat doit régulièrement être audité afin de déterminer les pistes d’amélioration et les dépenses qui mériteraient de faire l’objet d’optimisation.

Comment mettre en place la procédure achat ?

Votre entreprise souhaite se doter d’une procédure achat ? ou la mettre à jour compte tenu des différents événements qui ont eu un impact sur son activité au cours des dernières années? La première étape est de connaître l’existant et de faire un état des lieux de la situation à date. Il faut interroger les différentes personnes intervenant dans la chaîne achats comme les acheteurs, les contrôleurs de gestion, les comptables et les trésoriers. Bien entendu, il est nécessaire de faire intervenir le service juridique, notamment afin qu’il précise les règles à respecter en matière de recours en cas de litige et les conditions de rupture du contrat.

A noter que dans une organisation avec plusieurs départements, il faudra interroger les personnes clés de chaque business units. Le but est ensuite de procéder à une harmonisation et de connaître les bonnes pratiques ainsi que les dysfonctionnements.