Optimiser ses achats en entreprise

Dernière mise à jour le 7 septembre 2020

Chaque entreprise cherche à réduire le montant de ses charges et à accroître ses ventes pour maximiser sa marge. Mais réduire le montant de ses charges n’est pas si facile que ça ! Pourtant, il existe des techniques pour y arriver. Elles sont souvent utilisées par le service achats des grandes entreprises. Elles peuvent néanmoins être aussi appliquées par des entreprises de moindre taille, et en particulier par des PME. Nous avons identifié dans cet article 7 leviers pour optimiser ses achats en entreprise.

L’appel d’offres, le levier pour optimiser ses achats en entreprise le plus souvent utilisé

La solution la plus souvent utilisée pour optimiser ses achats en entreprise est de réaliser un appel d’offres. Il s’agit de réaliser un dossier en expliquant la demande : la quantité, la qualité, le délai de fabrication et de livraison, les contraintes techniques… et de l’envoyer à plusieurs fournisseurs préalablement identifiés.

Ils réaliseront ensuite un retour en proposant un tarif. L’appel d’offres peut aussi s’appeler dans certaines entreprises demande de prix, consultation…

La création d’une liste de fournisseurs préférentiels

Dans les entreprises qui ont tendance à multiplier les fournisseurs, les prix ont vite fait de s’envoler. Au contraire, se restreindre à quelques fournisseurs peut faire baisser les coûts. En effet, le pouvoir de négociation sera plus important s’il est proposé au fournisseur de le référencer « officiellement » et ainsi d’augmenter le volume de ventes réalisé avec lui. Les prix peuvent alors être négociés et des contrats signés pour des services particuliers. En interne, il ne sera possible d’acheter que dans cette liste de fournisseurs.

La création d’un catalogue de produits

Dans le même ordre d’idées que la création d’une liste de fournisseurs préférentiels, il pourra être crée un catalogue de produits, ou de services.

Au lieu de démultiplier les achats en toutes sortes, seule une référence de produits ou de services pourra être achetée par catégorie. Cette technique est souvent utilisée pour les frais généraux. Plutôt que de pouvoir commander toutes sortes de stylo, il ne sera possible que de commander un seul type de stylo par couleur.

Les ristournes de fin d’année, un système pour optimiser ses achats en entreprise gagnant-gagnant

Les ristournes de fin d’année consistent pour un fournisseur à reverser à son client un certain pourcentage des ventes effectuées dans l’année. Pour cela, le fournisseur va se baser sur un volume d’achat/vente annuel. Il y appliquera alors le pourcentage de rétrocession négocié dans le contrat. Ce pourcentage est souvent par pallier : en dessous d’un certain montant, il est de 0%. Il grimpe ensuite en fonction des seuils.

Le but de ce système de pallier, et dans une plus large mesure de ce système de ristourne, est d’inciter le client à acheter davantage chez les fournisseurs. Du côté du client, celui-ci reçoit directement du cash sur son compte bancaire en fin d’année.

Le bonus à la signature

Le bonus à la signature est assez rare. Il s’agit d’une sorte de droit d’entrée. Le fournisseur verse une somme prédéfinie à l’avance à son client, payée à la signature du contrat.

Make or buy

Il s’agit d’une technique qui consiste à réfléchir à l’opportunité de réaliser en interne la ou les tâches confiées auparavant à un sous-traitant.

La première question à se poser est plutôt d’ordre stratégique : la mission a-t-elle du sens d’être réalisée en interne, c’est-à-dire d’être effectuée par un salarié de l’entreprise avec les moyens de l’entreprise. Par exemple, recruter un salarié pour qu’il s’occupe du ménage n’a pas trop de sens. En revanche, la question peut se poser pour réaliser en interne des études faites par des sous-traitants (étude de marché, référencement…). Non seulement l’entreprise peut y gagner de l’argent (puisqu’elle en dépensera moins) mais elle peut aussi se réapproprier certaines données stratégiques.

L’analyse de la valeur, une analyse stratégique pour optimiser ses achats en entreprise

Le but de la réflexion consiste à revoir la façon dont le produit est réalisé. Il faudra analyser le produit, ses composants et sa méthode de conception. Dans le langage technique, on parle de nomenclature et de gamme.

L’objectif est de garder un produit plus ou moins similaire, possédant toutes les fonctions nécessaires mais en le dégradant de façon subtile et presque imperceptible. Il sera alors possible de substituer l’existant par du matériel à moindre coût ou de trouver des alternatives à la fabrication moins chères.