Utiliser un logiciel de facturation

Dernière mise à jour le 15 août 2022

Quand on doit réaliser des factures pour son entreprise, on se demande bien souvent quel outil utiliser. Passer par un logiciel de traitement de texte, par un tableur ou bien par un logiciel de facturation. Aujourd’hui, on peut en trouver de toutes sortes sur Internet. Certains logiciels qui offrent des fonctionnalités de base sont même gratuits. D’autres coûtent quelques euros par mois et sont un peu plus sophistiqués. Enfin, certains coûtent plusieurs dizaines d’euros par mois et sont assez élaborés.

Quand utiliser un logiciel de facturation ? 

Quand on est auto-entrepreneur, qu’on n’est pas soumis à TVA, qu’on réalise une ou deux factures par mois et qu’on n’a quasiment pas de charges, passer par un logiciel de facturation n’a pas grand intérêt.

Il est en effet possible de se contenter de faire des factures sur Excel, les tableurs permettent par exemple de calculer automatiquement des montants, comme pour la TVA à appliquer et le total TTC. Toutefois, des risques de “copier coller” existent. Il faut donc être attentif.

La facturation à la main est à éviter. En effet, elle est source d’erreurs et ne permet pas d’automatiser les factures en cas de clients récurrents. Elle ne permet pas non plus d’automatiser les mentions obligatoires.

Quand on commence à avoir une petite dizaine de factures par mois, qu’on a besoin de suivre les encaissements, qu’on a des frais relativement importants, utiliser un logiciel de facturation peut être intéressant. Et quand on a une comptabilité à tenir et qu’on est soumis à TVA, c’est même indispensable.

Comment le paramétrer?

Afin d’éviter les erreurs, de réduire les risques, notamment fiscaux en cas de facture non conforme, et de gagner en temps, il est nécessaire de paramétrer correctement son logiciel de facturation :

• Première étape : renseigner les informations de l’entreprise (dénomination sociale, siège social, coordonnées bancaires, RIB, numéro de TVA intracommunautaire et SIRET) ;
• Il faut ensuite, le cas échéant, créer des comptes utilisateurs si plusieurs personnes sont amenées à réaliser des factures. Les profils doivent être en adéquation avec les droits de chacun, avec un ou plusieurs administrateurs qui disposeront de droits élargis par rapport aux utilisateurs lambdas ;
• Créer des comptes clients en indiquant les coordonnées de ces derniers. Il suffira alors pour chaque nouvelle vente de sélectionner le bon compte, ce qui peut être très pratique si les clients sont réguliers. Les informations à saisir sont généralement identiques à celles renseignées pour l’entreprise émettrice de la facture :
  • Dénomination sociale ;
  • Numéro de TVA intracommunautaire ;
  • SIRET ;
  • Coordonnées ;
  • Identification du responsable ;
  • Conditions tarifaires négociées (par exemple d’éventuelles remises ) ;
  • Conditions de paiement octroyées ;
• Créer une base article, permettant d’identifier rapidement la prestation réalisée ou le produit vendu sur la facture émise et comprennant donc les éléments suivants :
  • Code article ;
  • Désignation ;
  • Nature ;
  • Prix de vente HT ;
  • Taux de TVA applicable.

• Configurer des sauvegardes automatiques et régulières de la base de données.

Comment faire une facture avec un logiciel de facturation ?

Une fois le paramétrage effectué, réaliser une facture est généralement assez intuitif. Il existe des modèles qu’il convient d’adapter en y insérant le logo de l’entreprise et tous les éléments constitutifs de la charte graphique. D’ailleurs, plutôt qu’un seul et unique modèle, l’entreprise peut en créer plusieurs en fonction notamment de la typologie de clients ou de l’activité exercée.

Il faudra ensuite renseigner les informations propres à la vente. Les calculs se feront tout seuls (TVA collectée, montant total HT, montant total TTC…).

Quels sont les avantages à utiliser un logiciel de facturation?

Les avantages à utiliser un logiciel de facturation sont nombreux :

• Gain de temps : il est en effet possible de paramétrer les comptes clients, les articles, les prix de vente…afin de ne pas avoir à tout saisir à chaque nouvelle facture. De plus, les calculs se font automatiquement. Les informations peuvent ensuite se déverser dans la comptabilité, ce qui évite les saisies manuelles ;
• Réduction du risque d’erreurs : dans les formules de calcul, d’oublier des mentions obligatoires ou même d’oublier de réaliser des factures ;
• Centralisation des informations sur une même base de données.

Quelles sont les autres fonctionnalités ?

De nombreux logiciels de facturation ont élargi leur gamme et offrent des fonctionnalités multiples :

• Automatisation des factures récurrentes ;
• Création des comptes clients afin de réaliser rapidement les factures ;
• Gestion de la TVA et des différents taux ;
• Réalisation des devis et des bons de livraison ;
• Réalisation des avoirs ;
• Changement de la langue de la facture et de la devise ;
• Gestion des acomptes ;
• Suivi des ventes depuis un smartphone ;
• Gestion des factures d’avancement ou de situation ;
• Stockage de documents ;
• Possibilité de faire des factures pro-forma ;
• Relance automatique des clients en retard de règlement ;
• Suivi des encaissements et possibilité d’effectuer des rapprochements bancaires ;
• Déversement des chiffres en comptabilité ;
• Interface avec un logiciel de suivi des stocks, un logiciel commercial et un logiciel comptable. Il sera alors possible de réaliser des tableaux de bord automatiquement avec le logiciel commercial, permettant par exemple d’analyser les ventes par comptes clients. L’interface avec le logiciel de suivi des stocks permettra de décrémenter le stock à chaque vente. Enfin, l’interface avec le logiciel comptable permettra d’indiquer le chiffre d’affaires HT et la TVA collectée à chaque facture réalisée ;
• Aperçu des frais…

Quel est sont coût ? 

Il est possible de trouver des logiciels de facturation gratuits. Dans ce cas, on bénéficie du modèle de base. Le prix minimum commence à environ 5€/ mois. Il est souvent possible de tester le logiciel gratuitement avant de l’utiliser. En général, il y a plusieurs types d’abonnement, avec des tarifs qui peuvent aller jusqu’à environ 30€/mois. Les fonctionnalités ne sont pas les mêmes, ni le nombre de factures traitées.

Est-il obligatoire d’avoir un logiciel de facturation?

Non, avoir un logiciel de facturation n’est pas obligatoire. Un projet de loi récent a semé le trouble quant à l’obligation de disposer d’un tel logiciel, y compris pour les auto-entrepreneurs. Il n’en n’ai rien. En revanche, ce qui est obligatoire c’est d’avoir un logiciel de caisse “anti-fraude”.