Faire une facture proforma

Comme son nom l’indique, faire une facture proforma sert pour la forme ! Autrement dit, elle n’a pas de valeur fiscale et comptable comme une facture classique. Elle est utilisée pour décrire la vente quand les deux parties se sont mis d’accord sur la commande. Elle permet d’avoir une idée précise des conditions commerciales. La facture proforma s’apparente un peu au devis, même si elle est plus aboutie que celui-ci et est souvent réalisée quand le client et le vendeur ont finalisé l’accord commercial.

A quoi sert une facture proforma ?

Une facture proforma sert à décrire la vente et les conditions commerciales. Elle est souvent réalisée dans des cas très précis :

  • Pour que la marchandise puisse passer la douane, soit dans le cas d’une importation soit dans le cas d’une exportation ;
  • Pour obtenir un crédit : le banquier demandera alors la facture pro-forma comme preuve que le prêt servira à financer un investissement en particulier ;
  • Dans le cadre d’un crédit-bail, afin de la transmettre à l’organisme de financement ;
  • Pour demander à un client d’être payé à l’avance, notamment pour les clients douteux ou en cas de première relation commerciale avec un nouveau client ;
  • Dans le cas d’un envoi d’échantillons ;
  • Pour justifier d’une exonération de TVA. Elle sera alors demandée par l’administration fiscale

Et à quoi ne sert-elle pas?

La facture proforma n’est pas un document comptable et fiscal. Elle ne peut pas être enregistrée en comptabilité et être utilisée pour déduire des charges ou de la TVA. C’est un document provisoire, qui servira de modèle pour l’établissement des factures réelles qui seront ensuite envoyées.

Même s’il s’apparente à un devis, il est toutefois différent de celui-ci. En effet, un devis signé engage le client et le fournisseur. De plus, même s’il n’est pas signé, il engage le fournisseur sur tous les éléments qui sont indiqués dessus (notamment le prix, le délai, la nature de la prestation…). La facture proforma est quant à elle informative et n’engage pas les deux parties.

Quelles sont les informations figurant sur une facture proforma ?

Les informations figurant sur une facture proforma sont les suivantes :

  • Mention « facture proforma » ;
  • Numéro de la facture proforma (avec un propre système de facturation différent des vraies factures) ;
  • Date d’émission de la facture ;
  • Identité du vendeur (nom, adresse, forme juridique, numéro SIRET, numéro de TVA intracommunautaire) ;
  • Identité du client (nom, adresse, forme juridique, numéro SIRET, numéro de TVA intracommunautaire) ;
  • Description de la vente : détail des biens vendus ou des prestations réalisées, quantité, prix unitaire, taux horaire, nombre d’heures passées… ;
  • Taux de TVA, total HT et total TTC ;
  • Réductions ou majorations éventuelles (transport, emballage) ;
  • Délai et mode de livraison en précisant dans le cas d’une vente intracommunautaire ou d’une vente internationale l’incoterm.
  • Date ou délai de paiement, modalités de règlement ;
  • Validité de l’offre.
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