Dernière mise à jour le 9 septembre 2020
Plusieurs outils peuvent être réalisées pour faire une facture. Ceux qui sont le plus souvent utilisés sont Excel, Word, PDF ou un logiciel de facturation. Excel et Word permettent de personnaliser la facture comme on le souhaite et s’adapte ainsi à n’importe quel type d’activité. Excel permet en plus de réaliser des calculs (par exemple d’additionner les sous-totaux ou de multiplier la base HT par le taux de TVA pour obtenir un montant TTC). Word ne peut pas être utilisé pour faire ça. Les factures Word et Excel peuvent ensuite être transformées en PDF ce qui permet de les figer. Ces deux outils ne sont toutefois pas l’idéal pour gérer un grand nombre de facture et pour réaliser un suivi efficace. Quand l’entreprise est dans cette situation, il est préférable d’utiliser un logiciel de facturation.
Faire une facture avec Word
Faire une facture avec Word est pratique quand on ne maitrise pas Excel. Il suffit de créer son modèle avec les informations propres à la société ou à l’entreprise (nom, adresse, SIRET…) ainsi que ses coordonnées bancaires. Il faudra ensuite adapter le modèle à chaque client en renseignant ses informations d’identification.
Enfin, il faudra renseigner les informations relatives à la vente (description des biens vendus ou de la prestation réalisée, quantité vendue…) à chaque nouvelle facture si la vente n’est jamais semblable à la précédente.
Faire une facture avec Excel
De la même façon que pour Word, il faudra réaliser son propre modèle de facture avec Excel puis l’adapter. L’avantage d’Excel, par rapport à Word, est de pouvoir automatiser les calculs et ainsi d’éviter les erreurs.
Il sera par exemple possible d’additionner les lignes ou de multiplier la base HT par le taux de TVA pour obtenir le montant TTC. Excel peut aussi permettre de réaliser des tableaux récapitulatifs à partir des factures afin de connaitre le montant de chiffre d’affaires par période, par client, par type de vente…
Faire une facture avec un logiciel de facturation
Faire une facture avec un logiciel de facturation est la solution idéale quand l’entreprise doit réaliser de nombreuses factures chaque mois.
Les factures spécifiques grâce à un logiciel de facturation
En fonction de la formule choisie et du logiciel, il sera possible de prendre des cas de facturation spécifique :
- Automatiser des factures récurrentes : c’est-à-dire envoyer toutes les semaines ou tous les mois une facture au client quant tout est identique (la prestation, la vente, le montant…). C’est le cas par exemple pour un abonnement ;
- Réaliser des devis ;
- Réaliser des bons de livraison ;
- Etablir des avoirs ;
- Changer la langue de la facture ;
- Facturer dans une devise étrangère ;
- Relancer automatiquement les clients en retard de règlement.
Les autres fonctionnalités d’un logiciel de facturation
Encore une fois, en fonction de la formule choisie et du logiciel, il sera possible de :
- Interfacer les montants avec la comptabilité (montant de chiffre d’affaires, montant de TVA collectée…) ;
- Suivre les encaissements et effectuer des rapprochements bancaires ;
- Connecter le logiciel de facturation à un logiciel de suivi des stocks ou à un logiciel commercial ;
- Visualiser les factures et les ventes depuis un smartphone…