Réaliser un avoir

Un avoir, ou note de crédit, est une facture dont le montant est négatif. C’est l’annulation partielle ou complète d’une facture. Il peut être réalisé pour plusieurs raisons : la facture initiale comporte une erreur, le produit reçu n’est pas conforme ou le client a droit a une ristourne. Tout comme sur la facture initiale, un certain nombre de mentions obligatoires doit figurer sur l’avoir.

Pourquoi réaliser un avoir ?

Afin d’éviter toutes fraudes, la facturation doit suivre des règles très précises. Parmi celles-ci, l’interdiction d’annuler une facture déjà réalisée. Il faudra donc passer par un avoir.

Réaliser un avoir peut-être dû à plusieurs raisons :

  • La facture initiale comporte une erreur : facturation en double, erreur sur le prix, sur la quantité…;
  • Le bien vendu est retourné, simplement parce qu’il ne convient pas au client ;
  • Le prix est réduit en raison de l’atteinte d’un certain seuil de chiffre d’affaires : on parle alors de ristourne * ;
  • La quantité reçue comporte des défauts : on parle alors de rabais * (le prix doit être réduit en raison de la mauvaise qualité du produit ou du service) ;
  • La remise initiale prévue sur la facture a été oubliée ;
  • Geste commerciale : afin de garder de bonnes relations commerciales avec un client, et si vous estimez être en tord (par exemple si la livraison a pris du retard ou si la prestation a été insuffisante).

Remise, rabais et ristourne, quelles différentes? consultez notre article.

Quelles sont les mentions qui doivent y figurer ?

Les mentions suivantes doivent obligatoirement figurer sur un avoir :

  • Coordonnées du fournisseur :
  • Coordonnées du client :
    • Nom ;
    • Adresse ;
    • Numéro de TVA intracommunautaire (en cas d’opération intracommunautaire d’un montant supérieur à 150€) ;
  • Mention « avoir » ou « note de crédit » ;
  • Numéro de l’avoir : il est possible de continuer la numérotation des factures ou d’en choisir une spécifique pour les avoirs. Dans un cas comme dans l’autre, il est essentiel de respecter deux règles : les factures doivent être numérotées de façon chronologique et il n’y doit pas y avoir de trous dans la numérotation ;
  • Références de la facture initiale ;
  • Date de l’avoir ;
  • Dénomination précise de l’avoir (ex : remise de fin d’année, retour de X produits défectueux à X€ l’unité) ;
  • Montant total HT ;
  • Montant total TTC ;
  • Taux de TVA applicable ;
  • Montant total de TVA par taux.

Il est possible d’indiquer les modalités de remboursement : compensation à valoir sur une prochaine facture, remboursement par virement bancaire, par chèque…

Comment établir un avoir ?

De la même façon qu’il existe plusieurs façons de réaliser une facture, il existe plusieurs façons de réaliser l’avoir. Pour plus de cohérence, mieux vaut utiliser la même méthode pour la facture initiale et pour l’avoir :

  • Passer par un logiciel de facturation ;
  • Réaliser la facture sur Excel ;
  • Réaliser la facture sous word.

Comment comptabiliser un avoir ?

L’avoir est une écriture inverse de la facture.

La facture d’avoir s’enregistre chez l’acheteur (hors cas de ristourne et de rabais) de cette façon :

401 – fournisseursX
60 – achatX
44566 – TVA déductibleX

L’écriture de rabais, ristourne ou de remise initiale oubliée s’enregistre chez l’acheteur de cette façon :

401 – fournisseursX
609 – rabais, ristourneX
44566 – TVA déductibleX

A noter que pour la déclaration de TVA, il faudra procéder à une régularisation si la TVA collectée liée à la vente a déjà été déclarée.

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