L’externalisation de la fonction RH

Dernière mise à jour le 1 octobre 2020

Quand on parle de l’externalisation de la fonction RH, on pense tout de suite au recrutement. En effet, afin de gagner en temps et en réactivité, certaines entreprises passent par une agence pour trouver des candidats qu’ils rencontreront ensuite. On pense ensuite à la paie et tout l’aspect comptable et règlementaire qui s’en suit. Mais on pense beaucoup moins souvent à l’établissement de reportings sociaux, à la tenue des élections professionnelles, à la réalisation des documents obligatoires…Et pourtant, toutes ces activités – et bien d’autres – peuvent être sous-traitées.

Qu’est-ce que l’externalisation de la fonction RH ?

L’externalisation de la fonction RH consiste à sous-traiter certaines activités :

• Le recrutement est sous-traité à des agences de recrutement qui vont s’occuper de :
  • Rédiger l’annonce ;
  • La diffuser ;
  • Réceptionner les candidatures et les trier ;
  • Rencontrer les candidats ;
  • Faire une sélection qui sera proposée à l’entreprise ;
• La paie est externalisée à des gestionnaires de paie qui vont s’occuper de réaliser les fiches de paie, de payer les salariés et de réaliser les déclarations sociales obligatoires auprès des différentes caisses ;
• Une grande partie des activités de ressources humaines peut également être sous-traitée à un cabinet d’externalisation de la fonction RH.

Qu’est ce qui ne peut pas être externalisé dans les ressources humaines ? 

Il faut partir du principe que tout ce qui est stratégique ne peut pas être externalisé. Tout l’aspect motivation des salariés ne peut ainsi pas être sous-traité. L’entreprise pourra par exemple se faire conseiller mais c’est elle qui devra in fine les motiver.

Tout le relationnel entre les managers et ses équipes ne peut bien entendu pas être sous-traité. Il s’agit par exemple de la réalisation des entretiens annuels. La motivation passe également par une politique de rémunération et par le développement des compétences qui doit être décidé par l’entreprise.

Qu’est ce qui peut être externalisé dans les ressources humaines ? 

Voici une liste des principales activités qui peuvent être sous-traitées :

• Recrutement (cf ci-dessus) ;
• Paie (cf ci-dessus) ;
• Réalisation des déclarations obligatoires :
  • DPAE (déclaration préalable à l’embauche),
  • DSN (déclaration sociale nominative…) …
• Audit et reporting social pour s’assurer de la conformité de l’entreprise avec les règles en vigueur ;
• Mesure du climat social et réalisation d’un bilan social pour les entreprises concernées (c’est-à-dire celle qui ont plus de 300 salariés) ;
• Mise en place et tenue des élections professionnelles :
  • Délégués du personnel dès que l’entreprise a plus de 11 salariés ;
  • Comité d’entreprise (CE) et comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) dès que l’entreprise a plus de 50 salariés ;
• La formation peut être externalisée mais pas la réalisation du plan de formation ;
• Réalisation des différentes obligations légales :
  • Affiches obligatoires ;
  • Tenue du registre unique du personnel ;
  • Rédaction d’un document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP)

Quels sont les avantages de l’externalisation de la fonction RH ?

Les avantages de l’externalisation de la fonction RH sont multiples. Cela permet ainsi d’obtenir les conseils et l’expertise d’une personne, ou d’un groupe de personnes, spécialisée dans le domaine. Que ce soit dans une petite ou dans une grande entreprise, un regard externe est toujours une bonne chose. S’en suivra alors la mise en place des bonnes pratiques, comme dans le cas d’un benchmarking.

Au niveau financier, les petites entreprises peuvent y trouver leur compte puisqu’il leur coûtera moins cher d’avoir recours à un sous-traitant que de recruter quelqu’un. Pour les plus grosses entreprises qui ont un salarié qui s’occupe des ressources humaines dans l’entreprise, la sous-traitance peut être une bonne solution en cas d’absence de cette personne.

Enfin, externaliser une partie de la fonction RH est la garantie de limiter les risques : risques légaux (respect des procédures de licenciement, respect des obligations d’affichage …) mais aussi des risques en cas de mauvais recrutement.