Dernière mise à jour le 6 mai 2020
Les sociétés qui emploient un ou des salariés doivent respecter un certain nombre d’obligations, envers les salariés mais également envers l’Etat. Tout d’abord à l’embauche, il doit être remis au salarié un contrat de travail (même si pour les CDI, rien ne l’oblige). L’entreprise doit réaliser une DPAE permettant d’informer l’Etat de l’embauche d’un nouveau salarié. Elle doit ensuite chaque mois verser un salaire en contrepartie de l’exécution d’un travail. L’employeur doit également respecter les obligations en matière de sécurité et de santé au travail, ainsi que de formation et d’affichage. Nous vous présentons ici la liste des obligations des employeurs.
Verser un salaire, en contrepartie de l’exécution de la mission
Première obligation de l’employeur, sans doute la plus importante : verser un salaire. Cette rémunération est indiquée dans le contrat de travail. Elle peut prendre plusieurs formes :
- Une rémunération fixe ;
- Une rémunération variable, qui sera généralement fonction de l’atteinte des objectifs. C’est souvent le cas pour les commerciaux ;
- Des avantages en nature : voiture ou logement de fonction, mise à disposition d’un ordinateur et d’un téléphone, tickets restaurant, mutuelle d’entreprise, chèques cadeaux…
Des règles doivent être respectées quant à leur attribution : égalité hommes-femmes, non discrimination des salariés, verser au minimum un SMIC. A ce propos, la rémunération fixe peut être inférieure au SMIC à condition que le cumul rémunération fixe + variable atteigne un SMIC.
Cette rémunération donnera obligatoirement lieu à l’établissement d’une fiche de paie qui doit être conservée sans limite de temps par le salarié. L’employeur doit également garder un double des fiches de paie ou, à défaut, tenir un livre de paie.
Cette rémunération est versée en échange d’un travail effectué par le salarié. Il s’agit là-aussi d’une obligation : l’entreprise doit fournir un travail au salarié. Elle doit également lui donner les moyens de réaliser ce travail.
Respecter les clauses du contrat de travail
La rédaction d’un contrat de travail, tout du moins pour les CDI, n’est pas obligatoire, mais il va sans dire qu’elle est fortement conseillée. Elle est en revanche obligatoire pour les CDD. En l’absence de contrat de travail, l’entreprise devra remettre au salarié une copie de la DPAE.
Le contrat de travail définit les règles et les devoirs de chaque partie. En tout état de cause, les mentions y figurant ne doivent pas être en contradiction avec la loi et avec la convention collective.
Les obligations d’affichage
L’employeur a l’obligation d’afficher les informations suivantes dans l’entreprise :
- Les horaires de travail des salariés et la durée de repos ;
- Le numéro et l’adresse de l’inspection du travail ;
- Les numéros d’urgence ;
- Le nom de la convention collective applicable et le lieu où les salariés peuvent la trouver ;
- Le règlement intérieur ;
- Les consignes en cas d’incendie ;
- Les textes relatifs à l’égalité hommes – femmes ;
- Les textes relatifs à la lutte contre les discriminations ;
- L’interdiction de fumer dans l’enceinte du bâtiment.
Toutefois, les obligations en matière d’affichage ont récemment été allégées et il est maintenant possible de communiquer ces informations via d’autres moyens (mail, intranet…)
Pour en savoir plus, consultez l’article sur ces obligations et ce qui a récemment été allégé.
Le registre unique du personnel
Dès qu’il emploie un salarié, l’employeur a l’obligation de tenir un registre unique du personnel . Il permet de recenser les salariés de l’entreprise, peu importe la nature de leur contrat de travail (CDD, CDI, temps partiel, stagiaires, apprentis en contrat de professionnalisation…). Il indique pour chaque les informations suivantes :
- L’état civil des salariés : nom, prénom, sexe, nationalité, date de naissance ;
- La date d’entrée (et éventuellement de sortie) dans l’entreprise ;
- Les fonctions, l’emploi occupé et la qualification ;
- La nature du contrat de travail ;
- Pour les travailleurs étrangers, l’autorisation de travail ;
- Pour les stagiaires, le nom du tuteur.
Le registre est à disposition de l’inspection du travail et des représentants du personnel.
Les règles de représentation des salariés
Plus le nombre de salariés augmente, plus les obligations se multiplient. Ainsi, certains seuils sont fatidiques pour l’entreprise : élection des délégués du personnel dans les entreprises de plus de 11 salariés, respect des obligations d’emploi des personnes handicapées, mise en place d’un CE et d’un CHSCT dans les entreprises de plus de 50 salariés….
Les délégués du personnel
Les salariés doivent se faire représenter auprès des employeurs. Dès que l’entreprise passe le seuil de 11 salariés, elle doit organiser des élections des délégués du personnel. Leur mission est donc de représenter les salariés devant l’employeur mais aussi de saisir l’inspection du travail et d’assister les salariés en cas de licenciement lors de l’entretien préalable.
Le comité d’entreprise
Dès que l’entreprise atteint les 50 salariés, elle doit se doter d’un comité d’entreprise (CE). Il se réunit régulièrement pour :
- Gérer les activités sociales et culturelles ;
- Etre consulté par l’employeur lors de décisions concernant les changements d’organisation de travail.
Le CHSCT
Le CHSCT est le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail. Là aussi, il est obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés. Sa mission est de protéger la santé et la sécurité des salariés ainsi que d’améliorer leurs conditions de travail via différents biais :
- Analyser les risques encourus ;
- Réaliser des actions de prévention ;
- Analyser les circonstances en cas de maladie professionnelle ou d’accident du travail ;
- Etre consulté en cas de décisions ayant un impact sur l’organisation du travail.
Afin de respecter ces obligations, l’employeur peut regrouper ces différentes instances en :
- Une délégation unique du personnel pour les entreprises ayant moins 300 de salariés ;
- Une instance unique des représentants du personnel pour les entreprises ayant 300 salariés ou plus.
Pour en savoir plus, consultez notre article sur les seuils sociaux.
Les obligations des employeurs en matière de santé et de sécurité
En matière de santé et de sécurité, les obligations des employeurs sont nombreuses.
Les visites médicales
Le salarié doit être informé et formé à la sécurité dès son arrivée dans l’entreprise. Il doit impérativement passer une visite médicale lors de l’embauche, avant la reprise en cas d’arrêt de travail de longue durée et de façon régulière.
Le déroulement et la périodicité de ces visites vont dépendre de la situation du salarié (travailleur handicapé, femme enceinte, salarié en situation d’invalidité…). Ils vont également dépendre de son exposition ou non aux risques professionnels.
Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP)
L’employeur doit identifier et prévenir tous les risques au sein de l’entreprise qui auraient un impact sur la sécurité et la santé des salariés. Cela se traduit par la rédaction d’un document unique d’évaluation des risques professionnels. En plus de ce travail de recensement, le DUERP doit permettre d’évaluer les risque et de les classer en trois catégories : fort, modéré et faible.
Les règles d’aménagement des locaux
De nombreuses règles en matière d’aménagement des locaux doivent être respectées, non seulement pour les salariés travaillant dans le secteur du bâtiment ou dans les usines, mais également pour les employés de bureau. Quelques exemples :
- Fournir des protections : casques, masques, chaussures de sécurité ;
- Aménager le poste de travail correctement ;
- Fournir des sanitaires en nombre suffisant (1 pour 20 salaries femmes ou hommes – ils doivent être non mixtes) ;
- Chauffer et aérer convenablement les locaux.
Des organismes internes et externes à l’entreprise ont également un rôle à jouer en matière de prévention. Il s’agit du CHSCT, de l’inspection du travail et de la médecine du travail.
Pour en savoir plus, consultez notre article “les obligations de l’employeur en matière de santé et de sécurité au travail”.
La mutuelle
L’employeur a l’obligation de fournir une mutuelle à ses salariés. Ainsi, l’entreprise en payera une partie ainsi que le salarié. Son coût dépend des prestations prises en charge et commence à 7€ par mois. Elle comprend une couverture minimale en ce qui concerne les consultations, les actes techniques, les médicaments, les frais hospitaliers, les soins dentaires et l’optique.
Les obligations des employeurs en matière d’évaluation et de formation des salariés
L’entretien d’évaluation professionnelle
L’employeur a l’obligation d’organiser, au moins une fois tous les deux ans, un entretien d’évaluation professionnelle avec chaque salarié.
La formation
L’employeur doit veiller au respect de la capacité des salariés à occuper un emploi et assurer leur adaptation à leur poste de travail. Cela se traduit donc par la mise en place d’actions de formation, qui peuvent être intégrées au plan annuel de formation. Elles peuvent être prises en charge directement par l’employeur ou via le CPF (compte personnel de formation). Certaines formations peuvent également faire l’objet d’un congé spécifique : le CIF (congé individuel de formation).
Les obligations des employeurs à la fin du contrat de travail
L’employeur doit remettre au salarié qui quitte l’entreprise, qu’il s’agisse de la fin d’un CDD ou de la rupture d’un CDI pour différentes raisons : démission, licenciement, rupture conventionnelle, trois documents :
- Le solde de tout compte : il précise les sommes versées au salarié à l’issu de sa mission dans l’entreprise. Il intègre donc le salaire du dernier mois mais aussi la prime de congés payés si le salarié n’a pas pris tous ses jours des CP, ainsi que la prime de précarité pour les salariés en CDD ou en Intérim ;
- L’attestation Pôle Emploi : elle est dorénavant directement communiqué à Pôle Emploi. Il permet au salarié de faire valoir ses droits à l’assurance chômage s’il n’a pas trouvé un nouveau travail directement après celui qu’il vient d’occuper ;
- Le certificat de travail : il permettra d’attester, notamment auprès des futurs employeurs, que le salarié a effectivement réalisé sa mission dans l’entreprise.
Les obligations des employeurs envers l’Etat
Les obligations des employeurs ne sont pas qu’envers leurs salariés. Il a aussi des comptes à rendre à l’Etat.
Les obligations des employeurs à l’embauche
Ainsi, l’Etat doit être informé à chaque embauche d’un nouveau salarié dans l’entreprise via la DPAE (déclaration préalable à l’embauche). Elle permet d’ouvrir les droits sociaux de l’employé : de l’affilier à un régime d’assurance maladie, à une assurance chômage, d’adhérer à un service de santé au travail, de demander une visite médicale d’embauche. Elle doit être envoyée dans les 8 jours précédant l’embauche du salarié.
A noter que les entreprises, ainsi que les particuliers employeurs, qui rémunèrent leurs salariés via des CESU (chèques emploi service universel) n’ont pas besoin de remplir de DPAE.
De plus, si l’entreprise souhaite embaucher un salarié étranger, il doit s’assurer qu’il possède une autorisation de travail valide.
Les obligations régulières
L’entreprise doit réaliser et envoyer chaque mois une DSN (déclaration sociale nominative). Il s’agit d’une déclaration unique qui remplace l’ensemble des autres déclarations. C’est un fichier produit à partir de la paie. Elle recense également les événements survenus au cours du mois pour les salariés (fin de contrat de travail, arrêt maladie, arrêt maternité…)
Cet article pourrait vous intéresser :