Organiser un événement interne à l’entreprise

Qu’elles soient grandes ou petites, les entreprises ont intérêt à organiser régulièrement des événements internes. Fête de fin d’année, lancement d’un nouveau produit, départ d’un collaborateur clé, anniversaire de la création de la société… les occasions de manquent pas : au-delà de la simple occasion de se retrouver ensemble hors hiérarchie, les événements internes sont aussi l’occasion de resserrer les liens entre collaborateurs et de faire passer des messages. Encore faut-il qu’ils soient organisés correctement…

Comment organiser un événement interne ?

Afin qu’il soit un succès, l’événement doit être réfléchi et correctement exécuté. Il faut ainsi fixer des objectifs, définir le budget, choisir un format ainsi que des prestataires et gérer l’après-événement. La première chose à faire quand on veut réaliser un événement est de réfléchir aux objectifs. Avez-vous l’impression d’un manque de cohésion entre les services ? Voulez-vous faire passer un message particulier ? Est-ce un événement récurrent (par exemple des vœux qui ont lieu à chaque début d’année) ?

Définition du budget

Une fois le but défini, il faut organiser l’événement en ayant en tête un budget bien défini. Si vous travaillez dans une grosse entreprise qui dispose d’un service dédié, l’acheteur en charge de toute la partie événementielle sera l’interlocuteur privilégié pour négocier avec les fournisseurs et le traiteur. Il pourra conseiller dans le choix des prestataires et aura même parfois une liste d’acheteurs préférentiels prédéfinie avec lesquels il aura des tarifs négociés. Si vous travaillez dans une plus petite entreprise, n’hésitez pas à mettre en concurrence différents prestataires.

Choix du format et des prestataires

Troisième étape : choisir le bon format en adéquation avec le budget et prévoir le nombre de participants (événement pour tous les salariés ou uniquement pour un nombre restreint). Quelques exemples de format :

  • Petit-déjeuner au bureau ;
  • Cocktail dans les locaux ;
  • Soirée dans une salle louée pour l’occasion ;
  • Repas dans un restaurant privatisé pour l’événement ;
  • Séminaire dans un hôtel…

En fonction du format, il faudra trouver les prestataires adéquats : un traiteur de qualité sur mesure, un animateur, des musiciens, des animations (photo booth, vidéo à projeter, discours à tenir, ateliers de team building, etc.). Difficile de se passer de repas ou de mise en bouche lors de ce type d’événement : il est bien plus convivial et chaleureux de prévoir au minimum des rafraîchissements et des verrines, voire tout un dîner assis ou un buffet libre-service. Le choix d’un traiteur sur mesure est primordial : il vous permettra de faire correspondre les réjouissances des papilles au thème de l’événement, mais également aux potentielles restrictions alimentaires qui peuvent se présenter chez vos collaborateurs. Un repas réussi détend tout le monde et offre l’occasion d’échanger dans un cadre moins formel qu’au sein de l’entreprise.

L’après-événement

En fonction du format choisi, il pourra être utile de prévoir un après-événement. Bien entendu, cela aura peu de sens pour un petit-déjeuner galette des rois, mais il pourra par exemple être intéressant de faire un débriefing sur ce qui s’est passé lors d’un séminaire où tous les salariés n’étaient conviés, seulement certains cadres dirigeants.

Quels sont les avantages à organiser un événement interne ?

Les événements internes contribuent à renforcer le sentiment d’appartenance à l’entreprise, par exemple à l’occasion d’un séminaire. Il s’agit d’un événement qui se déroule généralement sur plusieurs jours et qui rassemble des membres-clés de l’entreprise, par exemple les managers. Il faudra alors trouver un établissement qui propose ce genre de prestations, mais aussi un programme qui mêle à la fois activités de team-building et des moments plus formels, comme des réunions et des présentations. Les séminaires sont généralement l’occasion de se projeter sur l’avenir de l’entreprise dans une bonne ambiance et de stimuler la créativité. On peut ainsi y discuter de questions sur la stratégie à long terme de l’entreprise.

Le repas d’entreprise permet aussi aux salariés de mieux travailler ensemble en se connaissant davantage, en créant des passerelles entre les services. Dans les entreprises de taille relativement importante, mais également dans certaines PME, les départements sont parfois cloisonnés et les salariés peuvent avoir du mal à comprendre ce que font leurs collègues et pourquoi ils le font. Il est ainsi possible de remercier des collaborateurs et de leur apporter une reconnaissance pour l’exécution de leur travail.

Faire passer des messages, qu’ils soient positifs ou en demi-teintes, permet de communiquer sur les résultats et les objectifs à venir, mais aussi de faire sortir les salariés de leur quotidien. À force d’avoir la tête dans le guidon, les salariés peuvent en oublier les véritables enjeux et facteurs-clés du succès. L’événement d’entreprise sera alors là pour le leur rappeler. Enfin, améliorer le bien-être des salariés autour d’un bon repas entre collègues permet aussi de réduire le taux d’absentéisme et le turn-over.

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