Dernière mise à jour le 29 septembre 2020
Rédiger un e-mail professionnel peut s’avérer beaucoup plus difficile qu’on ne le pense. Il peut en effet finir trop vite à la poubelle, être source de conflit, être mal interprété, source d’erreur, faire perdre trop de temps à celui qui le rédige ou à celui qui le lit. Voici quels astuces et conseils pour bien le rédiger…
L’objet et les destinataires, à choisir avec attention quand on rédige un e-mail professionnel
Le champ objet doit être correctement rempli afin de permettre à votre interlocuteur de savoir en un coup d’œil de quoi il s’agit et d’éviter que les mails ne finissent directement à la corbeille. L’objet doit être un message court et explicite qui contient les mots clés du sujet.
Il est également indispensable d’utiliser à bon escient les champs destinataires, copies et copies cachées. La plupart du temps on évitera de mettre quelqu’un en copie cachée sauf lors de l’envoi d’un mail collectif. De plus, un trop grand nombre de personnes en copie peut être mal interprété. Mieux vaut se limiter aux principales personnes intéressées, qui transféreront ensuite l’e-mail à bon escient.
Le corps du mail
Le mail doit débuter par un « Bonjour Monsieur X » ou « Cher Monsieur X » qui est toujours préférable à un simple « Bonjour ». Il est préférable également d’éviter les abréviations (Madame au lieu de Mme).
Le message doit être concis et factuel. Les phrases doivent être simples et courtes. Les mots de liaison sont indispensables pour articuler l’ensemble. Le mail doit être aéré par des paragraphes.
Un mail ne doit traiter que d’un seul sujet à la fois. Si vous avez plusieurs sujets à traiter avec votre interlocuteur, il est préférable de lui envoyer plusieurs messages.
Le mail doit se finir par une formule de politesse comme « Cordialement » que l’on remplacera à loisir par « Bien à vous » ou « Sincèrement ».
La signature dans l’e-mail professionnel
Il faut signer le message, d’autant plus si vous l’envoyez à une personne avec qui vous n’avez jamais eu de relations auparavant. Votre signature doit comporter :
- Votre nom et prénom ;
- Le nom de votre société ;
- Votre numéro de téléphone ;
- Votre poste.
Vous pouvez éventuellement rajouter un lien vers le site Internet de l’entreprise, ou, pour les commerciaux, votre présence à un prochain salon professionnel.
Il peut être opportun toutefois de la supprimer quand vos interlocuteurs vous connaissent déjà.
Ne pas abuser des e-mails professionnels…
Enfin, denier conseil mais pas le moindre : trop de mail tue le mail. Un appel téléphonique est parfois préférable à l’email : l’échange de vive voix plutôt qu’un échange interminable d’emails permet un gain de temps considérable.
De plus, l’email peut générer de l’incompréhension ou des quiproquos, notamment lorsque l’on utilise des points d’exclamation qui peuvent être mal interprétés. Enfin, afin d’éviter qu’un mail ne soit transféré à la mauvaise personne, une information sensible mérite parfois de se déplacer.