Négocier avec ses fournisseurs

Que l’on soit en train de créer sa société et qu’on en cherche ou que l’on soit déjà bien installé et que l’on ait des relations de longue durée avec, il est toujours intéressant de négocier avec ses fournisseurs. Cette négociation se fait souvent avant de signer un contrat ou de le renouveler. C’est le moment de faire le point sur la relation, les points positifs et les points à améliorer.

L’importance de négocier avec ses fournisseurs

La gestion des achats est une préoccupation de plus en plus importante pour les entreprises. Dans un système économique tendu, gagner quelques centimes sur ses charges unitaires ou réduire certaines charges fixes est parfois crucial pour augmenter sa marge. Avant toutes choses, les entreprises doivent avoir une connaissance parfaite de leurs charges. Celles-ci doivent être décortiquées au peigne fin et il convient notamment d’identifier :

  • Les charges fixes et les charges variables. Les premières sont celles qui ne varient pas, peu importe le volume de production. Si elles doivent augmenter, ce sera par pallier. Les secondes sont celles qui vont augmenter ou baisser en fonction du volume de fabrication (par exemple les charges de matières premières) ;
  • Les charges directes et indirectes. Les premières sont celles qui sont directement imputables à un produit en particulier. Les secondes sont communes à plusieurs produits ;
  • La nature des charges :
    • Charges d’exploitation : elles sont directement liées à la fabrication du produit ou à la réalisation du service ;
    • Charges financières : elles sont liées aux choix de l’entreprise en matière de politique de financement (intérêts bancaires, taux de change…)
    • Charges exceptionnelles : comme le nom l’indique, elles sont liées à un événement survenant de façon exceptionnelle.

En tout état de cause, l’entreprise devra rédiger une procédure achats. Elle permettra de définir les règles à respecter en matière d’achats, les acteurs (acheteurs, comptables, trésoriers…), la validation des bons de commandes, l’enregistrement des factures…

Comment se préparer à négocier avec ses fournisseurs ?

Il est essentiel d’anticiper la négociation avec ses fournisseurs en se préparant au préalable. Il faut pour cela chercher des informations sur le fournisseur (quels sont ses moyens de production ? quelle est sa taille ?  sa situation économique ? sa solvabilité ? Aura-t-il les moyens de répondre au besoin ?)

Si l’entreprise est déjà fournisseur, il faut connaitre la part de vos achats avec ce fournisseur sur le total des achats. Il faut aussi savoir quelle est la part du chiffre que vous réalisez avec lui dans son chiffre d’affaires total. Si cette part est forte, cela signifiera que le taux de dépendance est fort et que la possibilité de négocier est importante.

Il est nécessaire, de plus, de faire le point sur les objectifs de la rencontre (de quels produits/services avez-vous besoin ? à quel prix ? quel volume ? quelle qualité ? quel délai ?), de déterminer les points sur lesquels il ne faudra pas transiger lors de la négociation et les points sur lesquels vous êtes prêts à faire des compromis.

Quels sont les points à négocier avec ses fournisseurs ?

Les points à négocier avec ses fournisseurs peuvent êtres multiples et dépendent de chaque situation :

  • Conditions de paiement ;
  • Taux de remise et commissions accordées ;
  • Frais de port :
  • Qualité des produits ou services ;
  • Délais de livraison et d’approvisionnement ;
  • Garantie ;
  • Modalités de paiement…

Attention à ne pas se focaliser que sur le prix. Il est essentiel de garder systématiquement en tête le rapport qualité/prix. Ainsi, si le prix vous semble trop élevé mais que les prestations vous intéressent, vous pouvez chercher à vous faire offrir des services annexes (par exemple une formation, une garantie…).

Comment négocier avec ses fournisseurs ?

La rencontre doit avoir lieu dans un endroit neutre pour que personne ne se sente plus à l’aise ou ait les moyens d’accéder directement à des informations pour rejeter les arguments de l’autre.

Lors de l’entretien, chacune des deux parties aura sa propre stratégie pour défendre ses intérêts mais il est possible d’offrir des contreparties et de faire des concessions. Il est aussi souvent recommandé de jouer la carte de la concurrence.

Enfin, il ne faut pas hésiter à repousser le moment de la signature pour se laisser plus de temps pour réfléchir. En effet, la négociation avec son fournisseur doit déboucher sur une relation gagnant-gagnant, ni vous ni votre fournisseur ne doit se sentir lésé.

Quels sont les autres leviers d’achat?

Afin d’optimiser ses achats, il existe d’autres leviers d’achat :

  • Créer une liste de fournisseurs préférentiels ;
  • Créer un catalogue de produits afin de rationnaliser les références disponibles :
  • Réaliser une analyse make or buy (réaliser en interne ou sous-traiter) ;
  • Analyser la conception d’un produit afin d’en simplifier sa fabrication pour acheter des matériaux à moindre coût.

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