Se doter d’un logiciel de gestion d’entreprise

Avoir un logiciel de gestion d’entreprise, ou plutôt des logiciels, est aujourd’hui essentiel. Comptabilité, vente, stock et approvisionnement, ressources humaines, production, voici autant de sujets à maitriser quand on gère une entreprise. C’est pourquoi, le logiciel de gestion d’entreprise devra comprendre tous ces aspects. Il est possible d’opter pour un ERP (entreprise resource planning), en français PGI (progiciel de gestion intégrée), ou pour plusieurs logiciels tous compatibles les uns avec les autres.

ERP ou logiciels connectables ?

Logiciel de gestion d'entrepriseUn ERP (entreprise resource planning) est un logiciel ou plutôt un progiciel (logiciel professionnel) qui gère l’ensemble des processus d’une entreprise. On dit qu’il est intégré. Il existe une seule et même base de données utilisée par tous. Les informations sont mises à jour quasiment en temps réel. Elles se déversent d’un module à un autre, permettant ainsi un traçage rapide et facile.

Il est sinon possible de choisir des logiciels ouverts, c’est-à-dire provenant d’éditeurs différents mais connectables les uns aux autres. Des passerelles existent permettant une transmission d’informations entre chaque.

Le choix entre ERP et logiciels connectables dépend en grande partie de la taille de l’entreprise. Les plus petites, avec un budget moindre à consacrer à leur système d’information, optent plus souvent pour des logiciels connectables. Les plus grosses se tournent plus souvent vers les ERP. A noter également que la plupart des ERP sont modulables, c’est-à-dire qu’il est possible de ne choisir que ce dont les entreprises ont besoins.

Enfin, si vous optez pour des logiciels fermés, c’est-à-dire qui ne permettent pas de se connecter à d’autres, vous risquez de vite vous retrouver limité en termes de capacité d’utilisation.

Quelles fonctionnalités avoir pour son logiciel de gestion d’entreprise ?

Afin de gérer correctement son entreprise, il est essentiel de choisir un ou des logiciels avec les fonctionnalités adaptées à son activité. Une entreprise de services n’aura pas les mêmes besoins qu’une entreprise industrielle. La première devra surtout gérer du personnel et optimiser au maximum le planning. La seconde devra porter une attention toute particulière sur son stock, sa production et ses approvisionnements.

Logiciels spécifiques

Il est nécessaire, avant de se lancer dans l’acquisition des logiciels, de réaliser un audit des besoins.

Voici une liste des principaux logiciels de gestion d’entreprise :

  • Logiciel de gestion commerciale ou a minima logiciel de facturation permettant de suivre les ventes, aussi bien en BtoC (business to consumers) qu’en BtoB (business to business) : réalisation des factures, des devis, analyse des statistiques, relances en cas d’impayés ;
  • Logiciel de gestion des stocks et des approvisionnements : calcul du stock théorique (stock initial + approvisionnements – ventes), mise en place d’indicateurs (stock d’alerte, stock de sécurité), déclenchement de réassorts automatiques… ;
  • Logiciel de gestion comptable : enregistrement des charges et des produits, réalisation des documents annuels (compte de résultat, bilan, annexes), déclarations fiscales (TVA, déclaration d’impôt)… ;
  • CMS (content management system), permettant de créer un site Internet et de gérer les contenus. Il peut s’agir d’un simple site vitrine ou d’un logiciel e-commerce ;
  • Logiciel de gestion de production pour les entreprises industrielles permettant de déterminer les quantités à produire en fonction des commandes.

Logiciels et outils « administratifs »

Des outils « administratifs », en complétement des logiciels de gestion, sont souvent aussi nécessaires :

  • Tableur (comme Excel) pour réaliser des calculs, éditer des factures (en cas d’absence de logiciel de facturation), suivre les charges et les produits pour les contrôleurs de gestion ;
  • Logiciel de traitement de texte (comme Word) pour toute la correspondance ;
  • Logiciel pour réaliser des présentations (comme Powerpoint) ;
  • Boite mail et agenda électronique ;
  • Logiciel de gestion de projets (comme Trello)

Comment choisir son logiciel de gestion d’entreprise ?

Une fois l’entreprise fixée sur le type d’ERP à choisir (ERP ou logiciels connectables les uns aux autres), puis sur les fonctionnalités nécessaires, reste ensuite à choisir le logiciel de gestion d’entreprise.

Le choix de l’éditeur

Il faudra tout d’abord s’intéresser à l’éditeur : est-il connu ? est-il français ou étranger ? quels sont les différents avis et les commentaires à son sujet ? Si vous n’en avez jamais entendu parler, il pourra être intéressant de demander des avis autour de vous, aux autres professionnels du secteur ou chefs d’entreprise. Le mieux est encore de vous le faire recommander afin d’éviter les mauvaises surprises.

Les mises à jour

Il faudra aussi s’intéresser aux mises à jour régulièrement effectuées. L’éditeur doit suivre les évolutions technologiques mais aussi législatives. Pour cela, il est important de choisir un logiciel en mode SaaS (sofware as a service), ce qui est le cas de la majorité des éditeurs aujourd’hui. Les logiciels sont ainsi disponibles directement sur Internet, via une simple connexion. Il n’est donc pas installé en dur sur le poste de travail. Cette fonctionnalité permet de se connecter de n’importe où et n’importe quel appareil.

L’adaptabilité

Il est important de choisir un logiciel adaptable, c’est-à-dire qui convienne à l’entreprise peu importe sa taille. En cas de croissance importante, d’une entreprise qui passe d’un ou deux salariés à plusieurs dizaines et qui voit son chiffre d’affaires exploser, le logiciel doit s’adapter. De même en cas d’expansion à l’international. Le logiciel doit prendre en compte les spécificités régionales, les différentes langues, et devises.

Si ce n’est pas le cas, l’entreprise devra passer un temps parfois considérable à migrer toutes les données sur un nouveau système, sans compter le temps passé à former les utilisateurs et à prendre en main les différents outils.

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